Кто по закону может делать копии паспорта гражданина РФ в различных ситуациях?

Законность изготовления копии паспорта при обращении в организации

Добрый день! Ваше беспокойство по поводу безопасности персональных данных абсолютно понятно. Давайте разберем, на каких основаниях различные организации могут копировать ваш паспорт и какие гарантии защиты ваших данных закон им предписывает.

Важно понимать: организации не имеют абстрактного "права копировать паспорт". Их правомочие на обработку ваших данных, включая изготовление копии документа, вытекает из конкретных, заранее определенных и законных целей, которые прямо связаны с характером их деятельности и ваших с ними отношений.

1. Анализ конкретных ситуаций

При устройстве на работу

При заключении трудового договора работодатель обязан запросить у вас документы, удостоверяющие личность. Это прямо предусмотрено законом.

"При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;" (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 65)

Цель обработки данных (включая изготовление копии паспорта) — исполнение трудового договора, обеспечение соблюдения трудового законодательства и личной безопасности работника.

"обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников..." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 86)

В данном случае получение отдельного согласия на обработку данных, как правило, не требуется, так как обработка необходима для заключения и исполнения договора, стороной которого вы являетесь.

"обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 6)

При обращении в банк

Банк обрабатывает ваши персональные данные для заключения и исполнения договора банковского счета, вклада, кредита (п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ "О персональных данных").

Кроме того, банк обязан проводить идентификацию клиента в рамках законодательства о противодействии легализации доходов.

"Организации, осуществляющие операции с денежными средствами или иным имуществом, обязаны: до приема на обслуживание идентифицировать клиента... в отношении физических лиц - фамилию, имя, а также отчество ... реквизиты документа, удостоверяющего личность..." (Источник: Федеральный закон "О противодействии легализации (отмыванию) доходов...", Статья 7)

Банк обязан хранить полученные документы и сведения.

"Документы, содержащие сведения, указанные в настоящей статье, и сведения, необходимые для идентификации личности, подлежат хранению не менее пяти лет." (Источник: Федеральный закон "О противодействии легализации (отмыванию) доходов...", Статья 7)

Кредитная организация гарантирует банковскую тайну.

"Кредитная организация, Банк России... гарантируют тайну об операциях, о счетах и вкладах своих клиентов и корреспондентов. Все служащие кредитной организации обязаны хранить тайну..." (Источник: Федеральный закон "О банках и банковской деятельности", Статья 26)

При совершении нотариальных действий

Нотариус обязан установить личность гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия.

"При совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившихся за совершением нотариального действия гражданина... Установление личности гражданина... должно производиться на основании паспорта..." (Источник: Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, Статья 42)

Обработка персональных данных в рамках законодательства о нотариате осуществляется без согласия субъекта данных.

"Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о нотариате." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 11)

Нотариус обязан хранить в тайне сведения, ставшие ему известными.

"Нотариус обязан хранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с осуществлением его профессиональной деятельности." (Источник: Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, Статья 16)

2. Общие обязанности организаций, получивших копию паспорта (операторов персональных данных)

Любая организация, получившая ваши персональные данные, обязана соблюдать строгие правила их обработки и защиты:

1. Конфиденциальность: Операторы обязаны не раскрывать и не распространять данные без вашего согласия.

   "Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 7)

2. Обеспечение безопасности: Оператор обязан принимать все необходимые меры для защиты данных.

   "Оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 19)

3. Ограничение целей обработки: Данные не могут использоваться для целей, не связанных с изначальной причиной их получения.

   "Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 5)

4. Уничтожение после достижения целей: После того как необходимость в данных отпадает, они должны быть уничтожены.

   "В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан... уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение... в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 21)

3. Ваши права как субъекта персональных данных

Вы имеете право:

• На доступ к своим данным, хранящимся у оператора.

  "Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 14)

• Требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполны, устарели или обрабатываются незаконно.

  "В случае выявления неправомерной обработки персональных данных... оператор обязан осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных..." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 21)

• Отозвать согласие на обработку данных (если оно требовалось).

  "Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 9)

• Обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган (Роскомнадзор) или в суд.

  "Если субъект персональных данных считает, что оператор осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований настоящего Федерального закона... субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 17)

4. Ответственность за незаконное использование данных

За нарушение требований законодательства о персональных данных предусмотрена различная ответственность:

• Административная (по КоАП РФ, например, ст. 13.14 за разглашение, ст. 5.27 за нарушение трудового законодательства в части данных).
• Уголовная (по УК РФ, например, ст. 137 за нарушение неприкосновенности частной жизни, ст. 183 за разглашение коммерческой или банковской тайны, ст. 159 за мошенничество с использованием данных).
• Гражданско-правовая – право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда.

  "Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав... подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 24)

Выводы и рекомендации

1. Законность: Действия работодателя, банка и нотариуса по копированию вашего паспорта в описанных ситуациях, как правило, правомерны, так как обусловлены прямыми требованиями закона или необходимостью исполнения договора с вами.
2. Главный принцип: Предоставление паспорта и его копии должно быть непосредственно связано с конкретной целью (оформление трудовых отношений, банковского договора, совершение нотариального действия). Требование копии "просто так", без внятной цели, незаконно.
3. Ваши действия для спокойствия:
   • Уточняйте цель. Вы вправе спросить, для каких именно целей запрашивается копия паспорта.
   • Требуйте защиты. При желании вы можете попросить представителя организации ознакомить вас с их политикой обработки персональных данных (это их обязанность).
   • Отслеживайте обоснованность. Если после окончания отношений (увольнения, закрытия счета) вам становится известно, что организация продолжает хранить ваши данные без цели, вы можете потребовать их уничтожения.
   • Жалуйтесь при нарушениях. Если у вас есть основания полагать, что ваши данные используются не по назначению, разглашаются или недостаточно защищены, обращайтесь с жалобой в Роскомнадзор (уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных) или в суд.

Таким образом, предоставление копии паспорта в указанных ситуациях — обычная практика, предусмотренная законом. Риски незаконного использования минимизируются целым комплексом обязанностей, возложенных на операторов, и вашими правами на контроль за обработкой ваших данных.