Трудовое право: обязателен ли запрос личных документов при приеме на работу?

Отказ от предоставления свидетельства о браке и о рождении ребенка при трудоустройстве

Анализ ситуации

Вы, как соискатель, вправе беспокоиться о сохранении конфиденциальности личной информации. Требование работодателя предоставить свидетельство о браке и свидетельство о рождении ребенка при заключении трудового договора выходит за рамки установленного законом перечня обязательных документов.

1. Обязательные документы при приеме на работу

Согласно трудовому законодательству, перечень документов, которые работодатель вправе требовать при заключении трудового договора, является исчерпывающим.

"Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности... документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета... документы воинского учета... документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний... справку о наличии (отсутствии) судимости... справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию..." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 65)

"Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 65)

Вывод: Свидетельство о браке и свидетельство о рождении ребенка НЕ входят в обязательный перечень документов для заключения трудового договора. Требование их предоставить является незаконным.

2. Обработка персональных данных

Ваши семейное положение и наличие детей относятся к персональным данным. Их обработка работодателем строго регламентирована.

"Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 5)

"Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки." (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 5)

"...при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться... настоящим Кодексом и иными федеральными законами;" (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 86)

Вывод: Работодатель не вправе запрашивать избыточные персональные данные, не обусловленные конкретными законными целями трудовых отношений на этапе заключения договора.

3. Цели работодателя: налоговые вычеты

Работодатель, выступая налоговым агентом, обязан предоставлять стандартные налоговые вычеты на детей.

"Налоговый вычет предоставляется... налоговым агентом, являющимся работодателем налогоплательщика, без подачи заявления о предоставлении налогового вычета при наличии у налогового агента сведений о детях, находящихся на обеспечении налогоплательщика." (Источник: Налоговый кодекс Российской Федерации, Статья 218)

"Налогоплательщик, впервые получающий налоговый вычет через соответствующего налогового агента... вправе представить налоговому агенту документы, подтверждающие... возраст, а также иные документы, подтверждающие право на данный налоговый вычет." (Источник: Налоговый кодекс Российской Федерации, Статья 218)

Вывод:

• Прием на работу и предоставление вычета — разные процедуры. Работодатель не вправе обуславливать заключение трудового договора предоставлением документов для налоговых вычетов.
• Предоставление документов для вычета — право, а не обязанность работника. Вы можете предоставить копию свидетельства о рождении ребенка после приема на работу, по своему желанию, для получения вычета. Вы также вправе не предоставлять эти документы и получать вычет через налоговую инспекцию по итогам года, подав декларацию 3-НДФЛ.

4. Защита от необоснованного отказа

Отказ в заключении трудового договора из-за непредоставления незаконно затребованных документов является дискриминацией.

"Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от... семейного... положения... не допускается, за исключением случаев... предусмотренных федеральными законами." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 64)

"Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с... наличием детей." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 64)

Выводы и конкретные рекомендации

1. Вы имеете полное право отказаться от предоставления свидетельства о браке и свидетельства о рождении ребенка на этапе заключения трудового договора, так как это требование противоречит статье 65 ТК РФ.

2. Как поступить:

   • Корректно и вежливо сообщить работодателю (кадровой службе), что согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, перечень документов при приеме на работу является исчерпывающим, и предоставление данных документов в нем не предусмотрено.
   • Отдельно можно пояснить, что в случае необходимости оформления стандартного налогового вычета на ребенка, вы рассмотрите возможность предоставления копии свидетельства о рождении после оформления трудовых отношений, написав соответствующее заявление.
   • Свидетельство о браке для целей трудовых отношений и налогового учета доходов, как правило, не требуется вовсе.

3. Если последует отказ в приеме на работу:

   • Потребуйте от работодателя предоставить отказ в письменной форме с указанием причины (ст. 64 ТК РФ).
   • Такой отказ, основанный на непредоставлении незаконно затребованных документов или связанный с вашим семейным положением/наличием детей, является необоснованным и дискриминационным.
   • Вы вправе обжаловать его в суде или обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (Роструд) для проведения проверки.
   • За нарушение законодательства о персональных данных и трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

4. Если ситуация вызывает серьезные опасения, перед трудоустройством в такую компанию имеет смысл задуматься о ее корпоративной культуре и дальнейшем соблюдении ваших прав. Для детального анализа документов или представительства в случае конфликта рекомендуется обратиться к адвокату, специализирующемуся на трудовом праве.