Передача сведений о новом сотруднике в ПФР и ФНС: обязанности, сроки и формы отчетности
Анализ ситуации
Вы, как работодатель, при приеме нового сотрудника обязаны сообщить о нем сведения в государственные внебюджетные фонды и налоговые органы. Однако передавать сам трудовой договор (его копию) не требуется. Законодательство обязывает вас представлять определенные сведения о работнике и его доходах через установленные отчетные формы. Основные данные, которые вы указываете в этих формах, берутся из трудового договора, но сам документ в фонды и инспекции не направляется.
Применимые нормы и порядок отчетности
1. Общая обязанность представления сведений
Работодатель одновременно является:
- Страхователем в системе обязательного пенсионного и социального страхования.
- Налоговым агентом по НДФЛ и страховым взносам.
Как страхователь, вы обязаны:
"в установленный срок представлять органам Фонда сведения о застрахованных лицах" (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", Статья 15).
Как налоговый агент, вы обязаны:
"правильно и своевременно исчислять, удерживать из денежных средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять налоги в бюджетную систему Российской Федерации" и "представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов" (Источник: НК РФ, Статья 24).
2. Какие данные из трудового договора передаются?
Трудовой договор содержит обязательные сведения (ст. 57 ТК РФ), такие как ФИО работника, место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты. Эти данные являются основой для формирования отчетности.
В отчетные формы включается следующая информация о работнике, которая также содержится в договоре или связана с ним:
- Персональные данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, данные документа, удостоверяющего личность.
- Сведения о трудовой деятельности: включают "информацию о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора" (Источник: ТК РФ, Статья 66.1).
- Дата приема на работу.
«Сведения, указанные в подпункте 4 пункта 2 настоящей статьи [сведения о трудовой деятельности], представляются... в случаях приема на работу... - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, принятия решения, которые подтверждают оформление... трудовых отношений.» (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", Статья 11).
3. Отчетные формы, сроки и ответственные органы
| Государственный орган |
Отчетная форма |
Что содержит? |
Срок представления |
| ФНС России (как орган контроля за страховыми взносами и НДФЛ) |
Расчет по страховым взносам (форма утверждена Приказом ФНС) |
Персонифицированные сведения о каждом работнике: ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, пол, код документа, удостоверяющего личность, суммы начисленных выплат и взносов. |
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом (кварталом). |
| ФНС России (как налоговый орган) |
Расчет сумм НДФЛ (форма 6-НДФЛ) |
Обобщенные данные по всем физлицам: суммы начисленных и выплаченных доходов, исчисленного и удержанного налога. |
За квартал, полугодие, 9 месяцев – не позднее 25-го числа месяца, следующего за периодом. За год – не позднее 25 февраля следующего года. |
| ФНС России (как налоговый орган) |
Справка о доходах (форма 2-НДФЛ) |
Данные о доходах и удержанном налоге по каждому физлицу за год. |
Не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. |
| ПФР (через ФНС) |
Сведения о трудовой деятельности (в рамках персонифицированного учета) |
Сведения о приеме, переводах, увольнении, необходимые для формирования электронной трудовой книжки. |
Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", Статья 11). |
Важно: Согласно законодательству, сведения для ПФР (кроме данных о суммах заработка и взносов) представляются напрямую в Пенсионный фонд или через ФНС в рамках электронного взаимодействия. Данные о суммах заработка и взносов представляются в ФНС, которая затем передает их в ПФР.
4. Дополнительные документы (справки о стаже, расчетные листы)
- При первичной отчетности о приеме сотрудника предоставление справок о стаже, расчетных листов или копий паспорта в фонды не требуется. Эти документы хранятся у работодателя.
- Работник при приеме на работу обязан предъявить вам "документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета" (например, свидетельство СНИЛС) (Источник: Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", Статья 9).
- Расчетный листок выдается работнику в соответствии с ТК РФ, но в отчетные формы не включается.
- Справки о стаже запрашиваются и выдаются работнику по его требованию для личных нужд, но не являются ежемесячной отчетной формой для государственных органов.
Выводы и конкретные рекомендации
- Трудовой договор не передается. Передавать в ПФР или ФНС копию трудового договора не нужно. Обязанность работодателя состоит в представлении установленных законом сведений, а не документов.
- Действуйте по следующему алгоритму после приема сотрудника:
- В день приема или на следующий рабочий день: подготовьте и направьте в ПФР (через специальные операторы или напрямую) сведения о трудовой деятельности (фактически это отчет по форме СЗВ-ТД), содержащие запись о приеме. Это ключевое действие для учета стажа.
- Ежемесячно, начиная с месяца, в котором работнику начислен доход, включайте его данные в персонифицированные сведения раздела 3 Расчета по страховым взносам. Расчет сдается ежеквартально.
- Ежеквартально включайте данные о выплаченных доходах и удержанном НДФЛ в Расчет 6-НДФЛ.
- Ежегодно, до 25 февраля, представьте на каждого работника Справку по форме 2-НДФЛ.
- Храните документы. Работодатель обязан хранить трудовые договоры, расчетные листки и другую кадровую документацию у себя. По запросу контролирующих органов или самого работника вы должны будете представить копии или сведения.
- Соблюдайте сроки. Нарушение сроков представления сведений влечет административную и налоговую ответственность (например, штраф за непредставление расчета НДФЛ — 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки — НК РФ ст. 126).
- В предоставленном контексте отсутствует информация о форме СЗВ-М. Эта форма представляет собой ежемесячную отчетность о работающих застрахованных лицах и также является обязательной. Рекомендуется уточнить порядок ее представления в текущих нормативных актах ПФР.
Итог: Ваша основная задача — не отправить договор, а своевременно и точно внести данные о новом работнике в установленные электронные отчетные формы для ПФР (сведения о приеме) и ФНС (данные для расчета взносов и НДФЛ).
