Обязательно ли вносить в трудовую книжку запись о награждении Благодарственным письмом губернатора субъекта Российской Федерации?

Внесение записи о благодарственном письме губернатора в трудовую книжку

На основании предоставленной информации разберём вашу ситуацию.

Анализ ситуации

Работник удостоен Благодарственного письма губернатора субъекта РФ за трудовые заслуги. Работодатель готов внести запись о награждении, но администрация губернатора не издаёт распорядительный документ (приказ), считая, что такая запись не вносится. Ключевой вопрос — можно и нужно ли вносить данную благодарность и как это правильно сделать.

Применимые нормы законодательства

1. Какие награждения подлежат внесению в трудовую книжку

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности, и в неё вносятся, среди прочего, "сведения о награждении за успехи в работе".

"В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 66)

Конкретный перечень сведений о награждении, которые вносятся, установлен специальными правилами. Согласно актуальному порядку, в трудовую книжку вносятся:

"б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами ... региональных органов власти..." (Источник: Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, пункт 25)

Благодарственное письмо губернатора субъекта РФ является формой поощрения (наградой), исходящей от высшего должностного лица региона, то есть регионального органа власти. Следовательно, сведения о таком награждении подлежат внесению в трудовую книжку. Утверждение администрации губернатора о том, что такие письма не вносятся, не соответствует действующему порядку.

2. Основание для внесения записи и роль приказа работодателя

Здесь возникает важное различие между самим фактом награждения и процедурой его отражения в трудовой книжке работника.

"Все записи ... о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя..." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 10)

Это означает, что для внесения любой записи о награждении (включая награды от внешних организаций) работодатель награждённого сотрудника обязан издать свой собственный приказ (распоряжение). Этот приказ является тем самым документом-основанием для кадровой службы.

Таким образом, распорядительный документ от администрации губернатора (приказ губернатора) для внесения записи не требуется. Его отсутствие не является препятствием. Работодатель издает приказ на основании имеющегося у работника документа — самого Благодарственного письма, в котором указано, кем, за что и чем награждён работник.

"в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер." (Источник: Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, пункт 26)

В графе 4 записи о награждении будет указан приказ работодателя, а в тексте записи в графе 3 необходимо отразить, что работник награждён Благодарственным письмом губернатора (указать субъект РФ).

3. Различие между видами поощрений

С точки зрения внесения записей разница заключается в источнике и форме награды, но не в принципиальной возможности её отразить в трудовой книжке.

• Государственные награды (ордена, медали) вносятся на основании указов Президента РФ.
• Награды региональных органов власти (к которым относится и благодарность губернатора) вносятся на основании приказа работодателя, изданного по факту получения работником такой награды.
• Иные виды поощрений от работодателя (благодарность, почётная грамота, ценный подарок) также вносятся на основании внутреннего приказа.

Все эти виды относятся к "награждению за успехи в работе" и подлежат внесению в трудовую книжку при соблюдении установленного порядка.

4. Правовые последствия некорректных записей

Неправомерный отказ от внесения предусмотренной законом записи или, наоборот, внесение записи без надлежащего основания может привести к спору.

"Индивидуальный трудовой спор - неурегулированные разногласия между работодателем и работником по вопросам применения трудового законодательства..." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 381)

Кроме того, за нарушение правил ведения трудовых книжек должностные лица работодателя несут ответственность.

"Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек... За нарушение установленного... порядка ведения... должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 45)

Выводы и рекомендации

1. Запись внести необходимо. Благодарственное письмо губернатора субъекта РФ за трудовые заслуги является наградой регионального органа власти, и сведения о нём подлежат внесению в трудовую книжку работника на основании пункта 25 Приказа Минтруда России №320н.

2. Работодатель действует самостоятельно. Администрация губернатора не должна и не обязана издавать какой-либо приказ для внесения записи в трудовую книжку. Это обязанность работодателя по основному месту работы сотрудника.

3. Порядок действий для работодателя:

   • Получить от работника оригинал или заверенную копию Благодарственного письма.
   • Издать приказ (распоряжение) по организации о внесении в трудовую книжку работника записи о награждении. В тексте приказа указать суть награды (Благодарственное письмо губернатора такого-то субъекта РФ), дату и номер письма.
   • На основании этого приказа, в установленный недельный срок, внести запись в раздел "Сведения о награждении" трудовой книжки, указав в графе 4 реквизиты изданного приказа.

4. Если работодатель отказывается: Работник вправе потребовать соблюдения установленного порядка. В случае отказа разногласие может быть рассмотрено как индивидуальный трудовой спор в комиссии по трудовым спорам или в суде. Работнику также следует помнить, что работодатель обязан по письменному заявлению выдать заверенную копию трудовой книжки, что позволит зафиксировать её состояние.

Рекомендуется работодателю действовать в соответствии с приведёнными нормами, что будет являться надлежащим исполнением его обязанностей по ведению трудовых книжек.