Можно ли отказаться от предоставления копии паспорта администрации торгового комплекса для пропуска на работу?

Требование администрации торгового комплекса предоставить копию паспорта и фотографию для пропуска

На основании предоставленной информации, вот развернутый юридический анализ вашей ситуации.

Анализ ситуации

Вы являетесь работником магазина-арендатора, расположенного в торговом комплексе. Администрация комплекса (не ваш работодатель) требует предоставить копию паспорта и фотографию для оформления пропуска. При этом фактический пропускной режим отсутствует, а в вашем трудовом договоре такое условие не предусмотрено. Ключевой вопрос — правомерность этого требования и ваши права на отказ.

Применимые правовые нормы и их анализ

1. Обработка персональных данных третьими лицами

Администрация торгового комплекса, запрашивая ваши персональные данные (копию паспорта и фотографию), становится оператором персональных данных.

"Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 3)

Общее правило заключается в том, что обработка персональных данных допускается только с согласия субъекта этих данных (вашего согласия), если иное не предусмотрено федеральным законом.

"Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 5)

"Обработка персональных данных допускается в следующих случаях: 1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;" (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 6)

"Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 9)

Таким образом, администрация комплекса обязана получить ваше добровольное, информированное и конкретное согласие на обработку ваших паспортных данных и фотографии.

2. Передача данных работодателем третьей стороне

Ваш непосредственный работодатель (магазин) также не вправе передавать ваши персональные данные администрации комплекса без вашего согласия, за исключением строго определенных законом случаев.

"При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования: не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;" (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 88. Передача персональных данных работника)

В вашем описании нет признаков ситуации, угрожающей жизни и здоровью, которая позволила бы передать данные без согласия.

3. Возможные законные основания требования (пропускной режим и безопасность)

Администрация может пытаться обосновать свое требование необходимостью обеспечения пропускного режима и безопасности на объекте. Законодательство действительно предусматривает возможность установления такого режима.

"пропускной режим - порядок, устанавливаемый клиентом или заказчиком, не противоречащий законодательству Российской Федерации, доведенный до сведения персонала и посетителей объектов охраны и обеспечиваемый совокупностью мероприятий и правил, исключающих возможность бесконтрольного входа (выхода) лиц, въезда (выезда) транспортных средств, вноса (выноса), ввоза (вывоза) имущества на объекты охраны (с объектов охраны);" (Источник: Закон РФ "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации", статья 1.1.)

Однако, важно следующее:

1. Фактическое отсутствие режима: Вы указываете, что пропускной режим фактически не осуществляется ("просто заходим и все"). Это ставит под сомнение реальную, а не формальную цель сбора данных.
2. Соразмерность и информирование: Даже если режим вводится, правила должны быть доведены до вашего сведения. Обработка данных должна быть соразмерной заявленной цели. Требование копии паспорта — это обработка значительного объема чувствительных данных. Администрация должна четко обосновать, почему для цели "допуска в здание" необходима именно копия паспорта, а не, например, список сотрудников от работодателя или временный пропуск на основании заявления.
3. Требования по противодействию терроризму: В контексте есть упоминание об обязанности обеспечивать "антитеррористическую защищенность объектов". Однако, из представленных норм не следует прямой обязанности предоставлять копию паспорта работниками арендаторов. Эти требования адресованы в первую очередь юридическим лицам — собственникам и арендаторам (вашему работодателю), а не их сотрудникам в индивидуальном порядке.

4. Ваши права и последствия отказа

Вы имеете полное право отказаться от предоставления своих персональных данных администрации комплекса, так как это действие не входит в ваши трудовые обязанности, оговоренные договором.

"Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 60. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором)

Предоставление документов третьему лицу не является вашей трудовой функцией продавца.

Что может произойти в случае отказа:

• Со стороны администрации комплекса: Они не имеют над вами прямой власти. Максимум, они могут обратиться к вашему работодателю (арендатору) с требованием обеспечить вашу "идентификацию". Однако, если пропускной режим не ведется, реальных оснований не допустить вас до рабочего места у них, скорее всего, нет.
• Со стороны работодателя: Ваш работодатель не вправе применить к вам дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) или уволить вас за отказ предоставить документы третьей стороне, если это прямо не прописано в вашем трудовом договоре или должностной инструкции, с которой вы были ознакомлены.
• Риск ограничения доступа: Теоретически администрация может попытаться не пускать вас в здание. В этом случае возникнет препятствие к исполнению вами трудовых обязанностей по вине третьего лица. Ваш работодатель (арендатор) обязан обеспечить вам доступ к рабочему месту. Этот конфликт будет уже между вашим работодателем и администрацией комплекса на основании договора аренды.

Выводы и рекомендации

1. Вы вправе отказаться. Требование администрации торгового комплекса о предоставлении копии паспорта и фотографии является обработкой ваших персональных данных. По общему правилу, это требует вашего письменного согласия, которое вы даете свободно. Вы не обязаны его давать.

2. Запросите обоснование. Прежде чем что-либо предпринимать, вы можете (в целях сбора информации) вежливо попросить у администрации комплекса предоставить вам в письменном виде:

   • Правовое основание их требования (ссылку на конкретный федеральный закон или пункт договора аренды с вашим работодателем, который обязывает вас это делать).
   • Цель обработки данных.
   • Политику обработки персональных данных администрации комплекса.

3. Обсудите с работодателем. Сообщите своему непосредственному руководителю или владельцу магазина о данном требовании. Уточните, есть ли в договоре аренды помещения условие о предоставлении данных сотрудников. Работодатель заинтересован в том, чтобы вы могли беспрепятственно попадать на работу.

4. Действуйте через работодателя. Наиболее корректный путь — чтобы ваш работодатель как сторона договора аренцы урегулировал этот вопрос с администрацией комплекса: либо подтвердил вашу личность иным способом (официальным письмом), либо добился того, чтобы требование о данных было оформлено юридически грамотно (с вашим добровольным согласием и ясными целями).

5. Если доступ ограничивают. В случае, если вам начнут фактически препятствовать во входе в здание, немедленно поставьте в известность работодателя письменно (например, сообщением в мессенджере с просьбой подтвердить получение). Это будет свидетельством того, что вы готовы приступить к работе, но не можете этого сделать не по своей вине. Работодатель обязан будет решать этот вопрос.

6. Обращение за защитой. Если давление продолжается и нарушаются ваши права, вы можете:

   • Обратиться с жалобой в Роскомнадзор (уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных) на неправомерное требование об обработке данных.
   • В случае угрозы увольнения или иных санкций со стороны работодателя — обратиться в Государственную инспекцию труда или к адвокату для защиты трудовых прав.

Итог: Ваша позиция с точки зрения закона сильна. Требование администрации в текущих условиях (без действующего пропускного режима и вашего согласия) является неправомерным. Рекомендуется действовать спокойно, последовательно и фиксировать все обращения.