Какой вид посадочного талона требуется прилагать к отчету о командировке: электронный или бумажный?

Какой посадочный талон прикреплять к авансовому отчёту: бумажный или электронный?

На основании предоставленной информации ситуация выглядит следующим образом: вы, как сотрудник, получили аванс на командировку, приобрели авиабилет и имеете на руках как бумажный, так и электронный посадочный талон. Бухгалтерия вашей организации даёт противоречивые указания, что создаёт неопределённость при оформлении отчёта.

Проанализируем ситуацию с точки зрения действующего законодательства.

Анализ нормативной базы

Основной порядок оформления и подтверждения командировочных расходов, включая проезд, установлен Постановлением Правительства РФ. Согласно ему, расходы, связанные со служебной командировкой, должны подтверждаться оправдательными документами.

"Расходы, связанные со служебной командировкой, подтверждаются оправдательными документами. К оправдательным документам относятся документы, подтверждающие расходы по проезду к месту командировки и обратно..." (Источник: Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, Статья 6).

При этом ключевым является следующее положение:

"Форма и порядок представления оправдательных документов определяются работодателем." (Источник: Постановление Правирования РФ от 13.10.2008 N 749, Статья 6).

Таким образом, законодательство прямо отсылает к внутренним правилам, установленным в самой организации.

Для целей налогового учёта также важно, чтобы расходы были документально подтверждены. Налоговый кодекс признаёт документально подтверждёнными затраты, оформленные в соответствии с законодательством, и в качестве примера таких документов прямо называет проездные.

"Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации... и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе... проездными документами...)." (Источник: Налоговый кодекс РФ, Статья 252, пункт 1).

С точки зрения бухгалтерского учёта, Федеральный закон "О бухгалтерском учёте" разрешает составление первичных документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

"Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью." (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Статья 9, пункт 5).

Федеральный стандарт бухгалтерского учёта (ФСБУ 27/2021) уточняет, что в качестве первичного учётного документа можно использовать документы, полученные в процессе деятельности, при условии, что они содержат все обязательные реквизиты.

"...использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные или полученные в процессе деятельности экономического субъекта... (в частности, ... проездными документами...) при условии, что указанные документы содержат все установленные... обязательные реквизиты..." (Источник: Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н, пункт 9г).

Стандарт также предусматривает, что если документ создан в электронной форме, должна быть обеспечена возможность изготовления его копии на бумаге.

"При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе." (Источник: Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н, пункт 14).

Выводы и рекомендации

1. Отсутствие единого законодательного предписания. Прямого требования в законах о предоставлении исключительно бумажного или исключительно электронного посадочного талона не существует. Обе формы могут иметь юридическую силу при условии их надлежащего оформления.
2. Приоритет локальных норм. Основное правило, которое вы должны соблюдать, содержится внутри вашей организации. Работодатель вправе и обязан определить локальный порядок документооборота, включая форму представления подтверждающих документов к авансовому отчёту.
   • Этот порядок должен быть закреплен в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках, Приказе об учётной политике или отдельном порядке о документальном оформлении расходов).
   • Требования бухгалтерии должны основываться на этом внутреннем документе.
3. Информация о "только сканах" не находит подтверждения. В предоставленном контексте нет норм, которые бы обязывали принимать только сканированные копии. Это может быть либо внутренним правилом вашей компании, либо ошибочным суждением.
4. Рекомендуемые действия для разрешения ситуации:
   • Запросите письменное разъяснение. Обратитесь в бухгалтерию или к руководителю с просьбой предоставить ссылку на внутренний приказ, положение или иной документ, регламентирующий форму представления посадочных талонов.
   • Ознакомьтесь с локальными актами. Если такой документ существует (Положение о командировках, учётная политика), изучите его. Согласно Постановлению Правительства, порядок возмещения расходов определяется именно такими актами.

     "Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации." (Источник: Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, Статья 5).

   • Согласуйте вариант. При отсутствии чётких внутренних правил предложите бухгалтерии согласовать приемлемый для обеих сторон вариант. Учитывая нормы закона, вы можете аргументировать, что:
     • Электронный посадочный талон (файл или его распечатка) является документом, полученным в процессе деятельности и подтверждающим факт перелёта.
     • Для надёжности и во избежание дальнейших спросов можно приложить и распечатку электронного талона, и бумажный оригинал (если он у вас есть), сопроводив это пояснительной запиской.

Итог: Чтобы избежать проблем с отчётностью, вам необходимо выяснить и соблюсти внутренние правила вашей компании. Если единого правила нет, его необходимо установить, обратившись к руководству. В случае продолжающихся разногласий, которые препятствуют утверждению вашего авансового отчёта, целесообразно обратиться за разъяснением к руководителю подразделения или в юридическую службу организации. В сложных случаях может потребоваться консультация адвоката, специализирующегося на трудовом и финансовом праве.