Организация процесса выдачи больничных листов с имеющейся лицензией на медицинскую деятельность

Организация работы с больничными листами: порядок действий после получения лицензии

Ваша организация, имея лицензию, становится участником системы социального страхования. Для корректной работы с больничными листами (листками нетрудоспособности) и минимизации рисков при проверках необходимо выполнить ряд обязательных шагов.

1. Регистрация в качестве страхователя

Да, регистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС) необходимо. Для большинства юридических лиц и индивидуальных предпринимателей этот процесс происходит автоматически.

"Регистрация страхователей - юридических лиц в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня представления страховщику федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, сведений, содержащихся в едином государственном реестре юридических лиц" (Источник: Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ, статья 2.3)

Вам следует проверить, присвоен ли вам регистрационный номер в ФСС. Как страхователь, вы обязаны:

"вести учет и отчетность по начисленным и уплаченным страховым взносам и расходам на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, а также обеспечивать сохранность и учет документов, являющихся основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения" (Источник: Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ, статья 4.1)

2. Подготовка внутренних документов (локальных нормативных актов)

Работодатели, за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты.

"Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями." (Источник: ТК РФ, статья 8)

Рекомендуется подготовить:

1. Положение об оплате труда и/или Коллективный договор. В них должен быть прописан порядок расчета и выплаты пособий по временной нетрудоспособности. Это важно, так как:

   "При временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральными законами." (Источник: ТК РФ, статья 183)

2. Приказ о назначении ответственных лиц. Назначьте сотрудников, отвечающих за прием, проверку, учет больничных и расчет пособий.

3. Журнал учета листков нетрудоспособности. Это первичный учетный документ. Согласно закону о бухгалтерском учете, такие документы подлежат хранению.

   "Первичные учетные документы... подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года." (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ, статья 29)

   Форма журнала не унифицирована, но он должен содержать все ключевые данные о каждом больничном листе.

3. Правила приема, заполнения и хранения больничных листов

Заполнение работодателем:

• Достоверность данных: Физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий.

  "Физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых ими застрахованному лицу и необходимых для назначения, исчисления и выплаты страхового обеспечения." (Источник: Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ, статья 15.1)

• Ошибки при заполнении (особенно в данных сотрудника: ФИО, СНИЛС, ИНН) являются самой частой причиной проблем с возмещением расходов из ФСС. Исправления в больничном листе не допускаются.

Хранение:
Больничные листы относятся к документам по личному составу.

"Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем" (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле", статья 3)

Срок их хранения составляет:

"Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет." (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле", статья 22.1)

Обеспечить их сохранность — обязанность работодателя:

"Государственные органы, органы местного самоуправления, организации... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения" (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле", статья 17)

4. Отчетность и взаимодействие с ФСС

Основной отчетный документ — Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам (форма 4-ФСС).

"Представляется не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом, в территориальный орган Фонда социального страхования Российской Федерации" (Источник: Приказ Минтруда России от 19.03.2013 N 107н, Приложение N 1)

Важно: С 2023 года действует система прямой выплаты пособий из ФСС. Работодатель выплачивает пособие сотруднику, а затем ФСС возмещает эти средства (за вычетом первых 3 дней болезни). Правильность отражения этих операций в форме 4-ФСС критически важна.

Ответственность за нарушения:

• Штраф за непредставление документов: "Отказ в представлении или непредставление в установленный срок страхователем в территориальный орган страховщика документов... влечет взыскание со страхователя штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ." (Источник: Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ, статья 15.2)
• Штраф за недостоверные сведения: "Представление страхователем недостоверных сведений и документов... повлекшие излишне понесенные расходы на выплату страхового обеспечения, влечет взыскание со страхователя штрафа в размере 20 процентов от суммы излишне понесенных расходов" (Источник: Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ, статья 15.2)

Выводы и рекомендации

1. Подтвердите регистрацию в ФСС. Запросите уведомление, если оно не поступало.
2. Разработайте и утвердите локальные акты: Положение об оплате труда (раздел о пособиях) и Приказ о назначении ответственных.
3. Заведите и начните вести Журнал учета больничных листов.
4. Обучите ответственных сотрудников (кадровика и бухгалтера) правилам приема и заполнения больничных листов. Внимательно сверяйте данные с паспортом и СНИЛС.
5. Настройте процесс: Четко разграничьте этапы передачи больничного листа от сотрудника в кадровую службу, затем в бухгалтерию для расчета и выплаты.
6. Обеспечьте надежное хранение оригиналов больничных листов на срок не менее 50 лет.
7. Своевременно и правильно сдавайте отчетность по форме 4-ФСС в ФСС (ежеквартально).

Для мониторинга изменений в законодательстве следите за официальными разъяснениями Минтруда России и Фонда социального страхования. Учитывая сложность и финансовые риски, для глубокой настройки процесса и обучения персонала рекомендуется обратиться к адвокату или специалисту по трудовому праву и социальному страхованию.