Расчет отпускных при неполном рабочем году: как определить расчетный период

Расчет отпускных сотруднику, отработавшему 9 месяцев: порядок определения среднедневного заработка

Анализ ситуации

У вас возникла ситуация, когда сотрудник отработал в организации 9 месяцев и уходит в отпуск. В Положении об оплате труда установлен расчетный период 12 месяцев, но сотрудник отработал меньше. Также за этот период были выплачены премии и пособие по временной нетрудоспособности. Ваш вопрос сводится к тому, какой знаменатель использовать при расчете среднедневного заработка — делить ли сумму начисленной зарплаты на 1229,3 (29,3 × 42 месяца) или на 929,3 (иное значение).

Применимые нормы права

1. Расчетный период при отпуске

Согласно ст. 139 Трудового кодекса РФ:

"Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат."

"При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата."

(Источник: ТК РФ, ст. 139)

Аналогичное правило содержится в п. 4 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 N 540:

"Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата."

(Источник: Постановление Правительства РФ N 540, п. 4)

Важно: Расчетный период по общему правилу составляет 12 календарных месяцев. Если сотрудник отработал только 9 месяцев, это не означает, что расчетный период нужно сокращать. Берется последние 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Если сотрудник не работал в организации весь этот период, то учитываются только те месяцы, в которые он фактически работал.

2. Как рассчитать средний дневной заработок при не полностью отработанном периоде

Пункт 10 Положения (Постановление N 540) устанавливает общую формулу:

"Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3)."

(Источник: Постановление Правительства РФ N 540, п. 10)

Однако если один или несколько месяцев отработаны не полностью или из них исключалось время (например, больничный), применяется пункт 11:

"В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 настоящего Положения, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах."

"Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце."

(Источник: Постановление Правительства РФ N 540, п. 11)

3. Как учитывается больничный

Пункт 5 Положения (Постановление N 540) прямо указывает:

"Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если: ... б) работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам."

(Источник: Постановление Правительства РФ N 540, п. 5)

Таким образом, дни болезни и сумма пособия не участвуют в расчете.

4. Как учитываются премии

Пункт 14 Положения (Постановление N 540) устанавливает:

"В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 настоящего Положения, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.)."

(Источник: Постановление Правительства РФ N 540, п. 16)

Это означает:

• Если премия начислена за фактически отработанное время (например, ежемесячная премия за отработанный месяц), она учитывается полностью.
• Если премия начислена без учета фактически отработанного времени, она учитывается пропорционально отработанному времени.

5. О локальном нормативном акте

Статья 8 ТК РФ предусматривает:

"Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, ... не подлежат применению."

(Источник: ТК РФ, ст. 8)

Хотя в коллективном договоре или локальном акте может быть установлен иной расчетный период (ст. 139 ТК РФ), это допустимо только если не ухудшает положение работника. Установление 12-месячного периода, когда сотрудник отработал всего 9 месяцев, не ухудшает его положение, но это не означает, что нужно искусственно "добирать" месяцы, когда сотрудник не работал.

Правильный расчет

Ни одно из предложенных вами чисел (1229,3 или 929,3) не является корректным знаменателем.

Формула расчета:

1. Определите расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Если сотрудник работал только 9 месяцев, то расчетный период будет состоять из этих 9 месяцев (фактически отработанных) + 3 предшествующих месяцев, в которых он не работал (эти месяцы просто не учитываются, так как в них нет ни заработка, ни отработанного времени).

2. Проверьте каждый месяц на полноту отработки:

   • Если месяц отработан полностью и не было исключаемых периодов (больничный, командировка и т.д.), то количество дней в нем = 29,3.
   • Если месяц отработан не полностью (был больничный, отпуск и т.д.), рассчитайте количество дней по формуле:
     29,3 / Общее количество календарных дней в месяце × Количество отработанных календарных дней

3. Сложите количество дней по всем месяцам расчетного периода.

4. Формула среднедневного заработка:
   Сумма начисленной зарплаты за расчетный период (без учета пособия по временной нетрудоспособности)
   ÷
   Сумма дней (из п. 3)

5. Премии — если они начислены за фактически отработанное время, учитываются полностью. Если без учета отработанного времени — пересчитываются пропорционально.

Выводы и рекомендации

1. Не используйте ни 1229,3, ни 929,3 — эти числа искусственны. Правильный знаменатель рассчитывается индивидуально по формуле из п. 11 Положения.

2. Расчетный период — это последние 12 календарных месяцев. Тот факт, что сотрудник работал только 9, не требует сокращения периода: просто в месяцах, когда он еще не работал, заработка и отработанного времени нет.

3. Больничный полностью исключается из расчета — и дни, и сумма пособия.

4. Премии учитываются:

   • начисленные за фактически отработанное время — полностью;
   • начисленные без учета отработанного времени — пропорционально.

5. Локальный акт (Положение об оплате труда) не противоречит закону — 12-месячный период применяется, но если сотрудник работал меньше, расчет ведется по фактическим данным за этот период.

6. Рекомендую обратиться к адвокату или бухгалтеру-эксперту по расчету заработной платы для точного расчета с учетом всех нюансов вашей конкретной ситуации (конкретные даты начала работы, периоды болезни, виды премий).