Действия работодателя при получении заявления об увольнении по электронной почте с простой электронной подписью в период отпуска
1. Является ли заявление надлежащим основанием для увольнения?
Заявление об увольнении, поданное по электронной почте с простой электронной подписью, не может быть признано надлежащим без специального соглашения между работником и работодателем, соответствующего требованиям закона.
Согласно статье 80 Трудового кодекса РФ, работник обязан предупредить работодателя об увольнении "в письменной форме". Трудовой кодекс не приравнивает электронную почту к письменной форме автоматически.
При этом часть 4 статьи 22.3 Трудового кодекса РФ прямо устанавливает, что для подписания заявления об увольнении с использованием информационной системы работодателя работник может использовать только:
- усиленную квалифицированную электронную подпись;
- усиленную неквалифицированную электронную подпись (с определенным порядком проверки);
- усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Простая электронная подпись для заявления об увольнении не предусмотрена. Статья 22.3 допускает использование простой электронной подписи только для "иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов". Заявление об увольнении прямо указано в части 4, поэтому простая подпись недопустима.
Кроме того, статья 6 Федерального закона "Об электронной подписи" устанавливает, что "информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью ... признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами". Трудовой кодекс не устанавливает такого случая для заявления об увольнении без специального соглашения сторон.
Вывод: Заявление с простой электронной подписью по email не является надлежащим. Работодателю необходимо запросить у работника заявление в письменной форме на бумажном носителе или через информационную систему работодателя с использованием допустимых видов подписи. Если у работодателя внедрен электронный документооборот с соглашением сторон, допускающим простую подпись для некоторых документов - необходимо проверить, распространяется ли такое соглашение на заявления об увольнении (по закону - нет).
2. Обязан ли работодатель уволить в последний день отпуска? Нужна ли отработка?
Работодатель не обязан увольнять работника в последний день отпуска без предупреждения за две недели.
Статья 80 Трудового кодекса РФ гласит: "Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении."
Исключения (когда работодатель обязан уволить в срок, указанный в заявлении):
- невозможность продолжения работы (зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию и др.);
- установленное нарушение работодателем трудового законодательства.
Нахождение в отпуске не относится к таким исключениям.
Также по соглашению сторон договор может быть расторгнут до истечения двух недель (ч. 2 ст. 80 ТК РФ). Но это право, а не обязанность работодателя.
Важно: Если работник просит уволить его последним днем отпуска, это фактически является просьбой о предоставлении отпуска с последующим увольнением по статье 127 Трудового кодекса РФ. Однако данная норма применяется, когда работник до начала отпуска подает заявление об увольнении, а отпуск предоставляется с последующим увольнением. В ситуации, когда работник уже находится в отпуске и просит уволить его последним днем этого же отпуска, статья 127 не применяется напрямую.
Вывод: Работодатель вправе потребовать соблюдения двухнедельного срока предупреждения. Если работник не выходит из отпуска для отработки, увольнение возможно только по истечении двух недель с даты получения надлежащего заявления. Однако с учетом того, что работник находится в отпуске и не работает, последним днем работы будет считаться день, предшествующий отпуску, а днем увольнения - день истечения срока предупреждения. Если работодатель согласен уволить работника в последний день отпуска без отработки, это возможно по соглашению сторон.
3. Когда издавать приказ и какой день считать последним днем работы?
Дата издания приказа и последний день работы зависят от того, будет ли применяться отработка:
Вариант А: Работодатель согласен уволить без отработки (по соглашению сторон)
- Приказ издается последним днем отпуска (дата, указанная в заявлении).
- Согласно статье 127 ТК РФ, "днем увольнения считается последний день отпуска", если речь идет об отпуске с последующим увольнением. По аналогии, если стороны договорились об увольнении последним днем текущего отпуска, днем увольнения будет последний день отпуска.
- Статья 84.1 ТК РФ уточняет: "днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним ... сохранялось место работы (должность)". Отпуск - это период, когда место сохраняется, поэтому днем увольнения может быть последний день отпуска.
Вариант Б: Работодатель требует отработки 2 недели
- Заявление получено, срок предупреждения начинает течь на следующий день после получения.
- Если работник в отпуске и не планирует выходить на работу, его последним рабочим днем перед отпуском был день ухода в отпуск. Однако после отпуска работник должен выйти на работу для отработки, если стороны не договорились об ином.
- На практике: если заявление подано во время отпуска, работодатель увольняет работника по истечении 2 недель с даты получения заявления, даже если в этот период отпуск продолжается. Днем увольнения будет день, когда истекает срок предупреждения (с учетом ст. 14 ТК РФ - если последний день срока нерабочий, он переносится на следующий рабочий день).
Рекомендация: Издавать приказ об увольнении в день прекращения трудового договора. Поскольку работник в отпуске и не может ознакомиться с приказом под роспись, в приказе делается отметка о невозможности доведения до сведения (ст. 84.1 ТК РФ).
4. Имеет ли работник право отозвать заявление?
Да, имеет, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому нельзя отказать в заключении договора.
Статья 80 Трудового кодекса РФ: "До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора."
Специальное правило статьи 127 ТК РФ для отпуска с последующим увольнением: "при предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска". Поскольку в данной ситуации работник уже находится в отпуске, статья 127 не ограничивает его право на отзыв, и применяется общее правило статьи 80 - отзыв возможен до истечения срока предупреждения.
Вывод: Работник может отозвать заявление в любое время до даты увольнения (до окончания отпуска, если увольнение планируется последним днем отпуска, или до истечения двухнедельного срока). Отзыв также должен быть сделан в письменной форме с соблюдением требований к подписи.
5. Какие документы и когда выдавать?
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ:
"В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса."
В день увольнения необходимо:
- Издать приказ об увольнении.
- Выдать трудовую книжку (если ведется на бумаге) или предоставить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р).
- Произвести окончательный расчет (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, если таковой имеется).
Статья 140 ТК РФ уточняет: "При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете."
Особенности, если работник в отпуске:
- Работник не работает в день увольнения, поэтому расчетные суммы можно выплатить в день увольнения (если есть возможность) или на следующий день после требования. Однако для избежания споров лучше произвести расчет в день увольнения (например, перевести на карту).
- Если выдать трудовую книжку невозможно из-за отсутствия работника, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Для сведений о трудовой деятельности - направить по почте заказным письмом.
Дополнительные документы:
- По письменному заявлению работника - заверенные копии документов, связанных с работой (ст. 84.1 ТК РФ).
- Справка о сумме заработка (форма 182н) - выдается в день увольнения.
Сроки:
- Расчет - не позднее дня увольнения (если работник не работал - на следующий день после требования).
- Трудовая книжка - в день увольнения, при невозможности выдачи - направить уведомление.
- Сведения о трудовой деятельности - в день увольнения, при невозможности вручения - направить заказным письмом.
Итоговые рекомендации работодателю
-
Не признавать заявление по email с простой подписью надлежащим. Запросить у работника заявление на бумажном носителе с собственноручной подписью или через систему электронного документооборота с усиленной подписью. Если работник не предоставит надлежащее заявление, увольнение производить нельзя - это может быть признано незаконным.
-
После получения надлежащего заявления:
- Обсудить с работником возможность увольнения по соглашению сторон без отработки (если работодатель согласен).
- Если согласия нет - уведомить работника, что он обязан отработать 2 недели с даты получения заявления (с учетом того, что срок течет на следующий день после получения).
- Если работник отказывается выходить на работу после отпуска для отработки, увольнение возможно только по истечении 2 недель, приказ оформить последним днем срока предупреждения.
-
При увольнении: издать приказ, сделать в нем отметку о невозможности ознакомления, в день увольнения перевести расчетные суммы, направить уведомление о необходимости получить трудовую книжку или согласие на отправку по почте.
-
Учитывайте отзыв заявления: если работник до даты увольнения направит надлежаще оформленный отзыв (с усиленной подписью или на бумаге), увольнение не производится (кроме случая приглашения другого работника в порядке перевода).
-
Рекомендуется проконсультироваться с адвокатом по вопросам электронного документооборота и возможных рисков признания увольнения незаконным при использовании неподтвержденной электронной подписи.
