Запись в бумажной трудовой при отказе в день перевода

Правовой анализ ситуации с переводом и переходом на электронную трудовую книжку в один день

1. С какого момента прекращается ведение бумажной трудовой книжки?

Подача работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (отказ от бумажной книжки) автоматически не прекращает её ведение в тот же момент. Завершающим действием является выдача книжки на руки с внесением в неё соответствующей записи.

Порядок, утверждённый Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, устанавливает чёткую последовательность:

"При подаче работником заявления... работодатель выдает работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления... При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления..." (Источник: Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, пункт 35).

Таким образом, бумажная трудовая книжка продолжает действовать до момента её фактической выдачи работнику и внесения в неё «закрывающей» записи. Пока книжка не выдана, работодатель обязан вести её в установленном порядке.

2. Нужно ли вносить запись о переводе в бумажную книжку?

Да, запись о переводе в бумажную трудовую книжку внести необходимо. Поскольку на момент издания приказа о переводе бумажная книжка ещё велась (не была выдана на руки и закрыта), все кадровые изменения, произошедшие до её закрытия, должны быть в ней отражены.

Согласно общему правилу ведения трудовых книжек:

"Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу... вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней..." (Источник: Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, пункт 9).

В законе нет исключения, позволяющего не вносить запись из-за того, что в тот же день поступило заявление о переходе на электронный учёт. Напротив, запись о переводе фиксирует актуальное состояние трудовых отношений, которое предшествует закрытию книжки.

3. Имеет ли значение очерёдность событий в течение одного дня?

Для рассмотренной ситуации очерёдность событий внутри одного дня не имеет решающего правового значения по следующим причинам.

• Если заявление подано до внесения записи: Книжка ещё не закрыта, запись о переводе должна быть внесена как последнее кадровое изменение перед записью о выдаче книжки.
• Если запись о переводе уже внесена: Заявление подано позже, но книжка всё равно должна быть закрыта записью о выдаче на руки в соответствии с пунктом 35 Приказа Минтруда № 320н.

В любом случае процедура закрытия бумажной книжки едина: сначала в неё вносятся все незавершённые записи о работе, последней из которых будет запись о переводе (если она не была внесена ранее), а затем оформляется запись о подаче заявления и выдаче книжки.

4. Как это соотносится с обязанностью подавать электронные сведения?

Обязанность передавать сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) в Социальный фонд России (СФР) не зависит от судьбы бумажной книжки. Она существует параллельно и является отдельной процедурой. Работодатель обязан включить информацию о переводе в электронные сведения, которые подаются в СФР, независимо от того, сделана ли уже запись в бумажной книжке.

Выводы и рекомендации

В описанной ситуации работодателю следует действовать по следующему алгоритму:

1. Внести в бумажную трудовую книжку запись о переводе на другую постоянную работу в соответствии с приказом. Это необходимо сделать, поскольку на момент перевода книжка ещё велась.
2. После записи о переводе (или в тот же день) оформить в книжке завершающую запись в порядке, предусмотренном пунктом 35 Приказа № 320н: указать дату выдачи книжки и внести в графу 3 запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указать реквизиты заявления работника.
3. Выдать трудовую книжку на руки работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (в вашем случае — в течение трёх рабочих дней от дня перевода, если книжка выдаётся не в тот же день). Факт выдачи можно подтвердить распиской работника или отметкой в журнале учёта движения трудовых книжек, так как прямого требования о такой расписке в выдержках из Приказа № 320н нет, но это общий документооборотный принцип.
4. Подать сведения о переводе (форма СТД-Р) в электронном виде в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о переводе, в установленном порядке. Это обязанность, предусмотренная статьей 66.1 ТК РФ, которая действует вне зависимости от ведения бумажной книжки.

Если возникнут сложности с определением конкретной даты в подобных спорных календарных ситуациях, можно обратиться к общим правилам Трудового кодекса об исчислении сроков:

"Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей." (Источник: ТК РФ, Статья 14).

В вашем случае все события произошли в одну календарную дату. Это упрощает ситуацию. Запись о переводе вносится с этой же датой, как и запись о выдаче книжки. Если вы не уверены в правильности оформления документов в вашей конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к адвокату, специализирующемуся на трудовом праве.