Как провести инвентаризацию и переоформить материальную ответственность при приеме дел
Анализ ситуации
Вы приняли дела и выявили классическую проблему несоответствия бухгалтерского учета фактическому положению дел. Имущество (компьютеры, принтеры, мебель) физически находится в вашем отделе, но числится за сотрудниками, которые год назад перевелись в другие подразделения. Документов о передаче этого имущества нет. Эта ситуация возникла из-за того, что предыдущее руководство нарушило свои прямые обязанности по организации учета и сохранности имущества при переводе сотрудников.
Ваша главная задача — не принимать на себя ответственность за «воздух» и документально зафиксировать реальное положение вещей.
Применимые нормы и правовые основания для вашей защиты
Ваши опасения по поводу взыскания недостачи обоснованны, но у вас есть веские правовые аргументы для защиты. Материальная ответственность работника исключается, если ущерб возник из-за неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Это прямо указано в законе.
«Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие… неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.»
(Источник: ТК РФ Статья 239)
Хаос в учете, отсутствие документального оформления движения имущества между подразделениями и есть то самое неисполнение работодателем своих обязанностей. Вы не можете нести ответственность за то, что не было вам надлежаще передано и учтено.
Главный механизм решения: обязательная инвентаризация
Ключевой документ, регулирующий ваш случай, — Методические указания по инвентаризации. Хотя многие унифицированные формы более не обязательны, принципы и процедуры, заложенные там, остаются основой для наведения порядка в учете. Самое важное положение: проведение инвентаризации обязательно при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел).
«…проведение инвентаризаций обязательно: … при смене материально ответственных лиц (на день приемки - передачи дел); …»
(Источник: Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, п. 1.5)
Это означает, что прежний руководитель или материально ответственное лицо были обязаны провести инвентаризацию перед тем, как вы приступили к приему дел. Тот факт, что этого не было сделано, — нарушение, которое не должно ложиться на вас.
Пошаговый план действий
Вот что вам нужно сделать, чтобы привести учет в порядок и минимизировать свои риски.
Шаг 1. Остановитесь и зафиксируйте факт
Напишите докладную записку на имя своего руководителя. В ней подробно опишите ситуацию: при приеме дел по акту выявлено, что такое-то имущество (указать перечень с инвентарными номерами) фактически находится в отделе, но числится за переведенными сотрудниками. Укажите, что документов о передаче нет. Эту записку зарегистрируйте у секретаря или в канцелярии, себе оставьте копию с отметкой о принятии. Это ваша «страховка» — доказательство того, что вы уведомили администрацию о бардаке в учете.
Шаг 2. Требуйте проведения инвентаризации
Ссылаясь на п. 1.5 Методических указаний (Приказ Минфина № 49) и ст. 11 ФЗ «О бухгалтерском учете», требуйте от руководства создать инвентаризационную комиссию для проведения внеплановой инвентаризации в вашем отделе. Ваша задача — чтобы комиссия официально проверила физическое наличие имущества.
«При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.»
(Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Статья 11, п. 2)
Шаг 3. Документальное оформление и передача имущества вам
Это самый важный этап. Нужно составить документы, которые зафиксируют снятие имущества с бывших сотрудников и закрепление его за вами. Поскольку речь идет о движении внутри организации, можно использовать аналог накладной на внутреннее перемещение (форма N ОС-2) или разработанную в организации форму. В этом документе сдающей стороной будет выступать организация в лице комиссии, а принимающей — вы.
«Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика.»
(Источник: Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7, комментарий к форме N ОС-2)
Инвентаризационная комиссия составляет Инвентаризационную опись, куда вносит все фактически найденное имущество. В конце описи вы, как лицо, принявшее имущество, ставите свою подпись в его получении. Это документально подтвердит, какое именно имущество и в каком состоянии вы приняли на ответственное хранение.
«При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.»
(Источник: Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, п. 2.10)
Главная проблема — у вас нет физического «сдатчика» (бывшие сотрудники). В этом случае сдающей стороной будет выступать сама организация, а в описи нужно указать, что имущество принято от инвентаризационной комиссии после его фактического обнаружения. С прежних сотрудников ответственность снимается актом инвентаризации, который фиксирует отсутствие у них этого имущества.
Шаг 4. Внесение изменений в учет
На основании оформленной и подписанной инвентаризационной описи и акта о результатах инвентаризации бухгалтерия обязана привести данные учета в соответствие с реальностью.
«Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.»
(Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Статья 11, п. 4)
Расхождения (излишки и недостачи) регулируются в определенном порядке. В вашем случае, скорее всего, будет выявлена недостача у бывших сотрудников (поскольку у них имущество числится, а по факту его нет) и излишек в вашем отделе. Их можно будет зачесть. Если возникнут суммовые разницы, комиссия будет устанавливать причины. Для вас главное — что после этого бухгалтер делает правильные проводки и закрепляет имущество за вами.
«основные средства, материальные ценности… оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию… с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц; … недостачи… относятся на виновных лиц.»
(Источник: Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, п. 5.1)
Выводы и рекомендации
- Ничего не подписывайте задним числом и не пытайтесь скрыть несоответствие. Это усугубит ваше положение. Ваш главный союзник — документальная фиксация реальности.
- Не принимайте на свой подотчет имущество, которое не прошло инвентаризацию. Подписание акта приема-передачи без фактической проверки — прямой путь к тому, чтобы на вас «повесили» все, что числится на балансе, включая недостачу.
- Инициируйте внеплановую инвентаризацию. Это единственный законный способ разрубить гордиев узел. Без этого приказа и работы комиссии бухгалтерия не сможет внести изменения в учет.
- Обратитесь за поддержкой к руководству. Покажите им, что действуете в интересах организации, стремясь навести порядок и выявить реальное положение дел. Ваша задача — не найти виноватых, а правильно оформить имущество.
- Заключите договор о полной материальной ответственности, если ваша должность входит в соответствующий Перечень, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85. Но заключайте его только после того, как инвентаризация будет завершена, и вы будете точно знать перечень и состояние вверяемого вам имущества.
Если работодатель будет уклоняться от проведения инвентаризации и попытается возложить на вас ответственность за недостачу, выявленную прошлыми проверками, ваши риски будут минимальны, так как вы документально зафиксировали свою позицию (докладная записка) и действовали в рамках закона. В случае крайней ситуации для защиты ваших интересов может потребоваться консультация адвоката.
