Смена адреса места жительства: обязанности работника и взаимодействие с работодателем
Здравствуйте. Переезд в другой город по семейным обстоятельствам — ситуация, которая влечет за собой необходимость актуализировать ваши персональные данные у работодателя. Проанализируем ваши вопросы, опираясь на трудовое законодательство и законодательство о персональных данных.
1. Нужно ли менять трудовой договор?
Трудовой договор изменять не требуется, так как адрес места жительства работника не относится к сведениям и условиям, которые обязательно должны быть в нем указаны.
Согласно Трудовому кодексу, в трудовом договоре в обязательном порядке указываются сведения о документах, удостоверяющих личность, но не адрес регистрации или проживания. Обязательными условиями договора являются место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда и другие положения, прямо перечисленные в законе.
"В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника... сведения о документах, удостоверяющих личность работника... Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: место работы... трудовая функция... условия оплаты труда..." (Источник: ТК РФ, Статья 57. Содержание трудового договора)
Ваше "место работы" как условие договора не изменилось, так как вы продолжаете трудиться в той же организации на пункте выдачи заказов, просто изменился ваш домашний адрес. Условия договора остаются прежними, и соглашение об их изменении не требуется. Важно отметить, что любые изменения условий договора возможны только по соглашению сторон.
"Изменение определенных сторонами условий трудового договора... допускается только по соглашению сторон трудового договора... Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме." (Источник: ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора)
Следовательно, никаких дополнительных соглашений к трудовому договору в связи с переездом подписывать не нужно.
2. Нужно ли уведомлять работодателя и в какой форме?
Да, уведомить работодателя необходимо в ваших же интересах. Ваш адрес является вашими персональными данными.
"персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);" (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" Статья 3)
Закон обязывает оператора (вашего работодателя) принимать меры для обеспечения актуальности этих данных.
"При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" Статья 5)
Вы, как работник, имеете прямое право требовать исправления неполных или неверных данных.
"В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: ... требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных..." (Источник: ТК РФ Статья 89. Права работников в целях обеспечения защиты персональных данных)
Из этих норм следует, что вы должны уведомить работодателя для актуализации ваших учетных данных. Это делается для того, чтобы кадровая служба располагала достоверной информацией, что важно, в том числе, для направления вам официальных уведомлений.
Форма уведомления:
Законом не установлена строгая форма такого уведомления. Обычно достаточно написать простое заявление в свободной форме на имя руководителя организации с просьбой внести изменения в ваши учетные данные в связи со сменой места жительства. В заявлении нужно указать новый адрес.
3. Какие документы подтверждают новый адрес?
Основным документом для подтверждения адреса в кадровом делопроизводстве является паспорт гражданина РФ с отметкой о регистрации по месту жительства (постоянная регистрация, штамп). Если вы временно зарегистрировались в Нижнем Новгороде, то подтверждающим документом будет свидетельство о регистрации по месту пребывания (временная регистрация).
Закон "О персональных данных" в статье, регламентирующей запросы субъекта персональных данных, в качестве ключевого идентификатора также упоминает паспорт.
"Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе..." (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" Статья 14)
Таким образом, вам нужно предоставить в отдел кадров копию страницы паспорта с фотографией и страницы с новой отметкой о регистрации (или копию свидетельства о временной регистрации) вместе с заявлением.
4. Каковы последствия отсутствия уведомления?
Законодательство устанавливает ответственность за нарушение норм обработки персональных данных прежде всего на оператора, то есть на работодателя.
"Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности..." (Источник: ТК РФ Статья 90. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника)
Прямой ответственности для работника за то, что он не сообщил о смене адреса, трудовое законодательство не предусматривает. Однако отсутствие актуальной информации может создать риски прежде всего для вас: например, невозможность доставки вам официального уведомления о предстоящих изменениях условий труда, о необходимости явиться для получения трудовой книжки или ознакомления с приказами. Чтобы избежать этих негативных последствий, лучше своевременно информировать работодателя.
Рекомендации и выводы
В вашей ситуации нужно сделать следующее:
- Написать заявление в свободной форме на имя генерального директора или руководителя отдела кадров с просьбой изменить ваши персональные данные в личной карточке и иных учетных документах в связи с переездом. В заявлении обязательно укажите ваш новый адрес.
- Приложить к заявлению копию документа, подтверждающего новый адрес (паспорт с отметкой о регистрации или свидетельство о временной регистрации).
- Передать документы в отдел кадров удобным для вас способом (лично, заказным письмом с уведомлением и описью вложения, или по корпоративной электронной почте, если такой обмен документами у вас разрешен).
- Изменять трудовой договор и подписывать какие-либо дополнительные соглашения к нему не требуется. Ваше место работы и трудовая функция не изменились.
Если в отделе кадров по какой-то причине откажутся принимать ваши документы или возникнет спорная ситуация, вы имеете право обжаловать их действия в суде. В сложной ситуации вы можете обратиться за помощью к адвокату.
