Как удалить запись о рождении дочери из базы данных после её удочерения, если при подаче на пособия запрашивают свидетельство о рождении

Ситуация началась в 2019 году с рождения дочери, от которой заявительница отказалась сразу в роддоме, то есть ребенок остался в медицинском учреждении. Через несколько месяцев она дала нотариально удостоверенное согласие на удочерение. После этого, как следует из описания, состоялось судебное решение об удочерении, и компетентный орган (ЗАГС) аннулировал первоначальную запись акта о рождении и составил новую запись, где в графе «родители» указаны уже усыновители, а фамилия, имя и отчество ребенка изменены. Это означает, что юридически прежние родственные связи полностью прекращены, и для государства биологическая мать более не является матерью этого ребенка.

Юридически значимым является факт, что при оформлении пособий пользователя государственные органы (например, социальная защита или МФЦ) видят в своих базах данных информацию о наличии у неё записи о рождении ребенка от 2019 года. Эта запись не удаляется автоматически при удочерении — она аннулируется физически (в ЗАГСе делается отметка о её аннулировании), но в информационных системах межведомственного взаимодействия, к которым обращаются органы соцзащиты, «старая» запись может оставаться видимой. Именно из‑за этого при проверке права на выплаты у пользователя требуют предъявить свидетельство о рождении, которое уже недействительно, или выясняют, что такая запись существует.

Правоотношения, затронутые в данной ситуации, относятся к семейному праву (тайна усыновления, правовые последствия удочерения) и к административным процедурам, связанным с ведением регистров записей актов гражданского состояния и предоставлением государственных услуг. Суть проблемы в том, что данные в государственных информационных системах не синхронизированы: ЗАГС уже внёс изменения в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния (аннулировал старую запись), но в учётных данных других ведомств (ПФР/СФР, соцзащита) сведения о рождении ребёнка у данной женщины продолжают отражаться. Это не ошибка — это техническая особенность, когда база данных ЗАГСа и базы данных для назначения пособий не обмениваются информацией об аннулированных записях.

Юридически значимым действием является не «удаление записи из базы данных» в буквальном смысле — саму по себе аннулированную запись из реестра ЗАГСа уничтожить невозможно, она хранится для статистики, но её статус изменён. Важно добиться, чтобы при межведомственном запросе о детях заявительницы органы соцзащиты перестали получать сведения об удочерённом ребенке. Для этого необходимо, чтобы ЗАГС проставил в автоматизированной системе отметку о прекращении статуса «мать» в отношении данного ребенка, а также чтобы сам пользователь при обращении за пособиями указывал только актуальные данные о своих детях, которых он воспитывает.

Согласно ст. 44 Федерального закона «Об актах гражданского состояния», запись акта о рождении ребенка в связи с усыновлением подлежит изменению на основании записи акта об усыновлении. Поскольку ваша дочь была удочерена, орган ЗАГС уже должен был внести соответствующие изменения в первоначальную запись акта о рождении, заменив сведения о вас как о матери на сведения об усыновителях, а в случае изменения даты или места рождения — составить новую запись акта. Следовательно, в актуальной записи акта о рождении ребенка вы более не значитесь в качестве родителя. Это означает, что предъявляемое вам требование предоставить свидетельство о рождении этой девочки основано на устаревших данных, и именно орган ЗАГС обязан был отразить факт изменения в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

1. На основании записи акта об усыновлении вносятся соответствующие изменения в запись акта о рождении ребенка органом записи актов гражданского состояния по месту хранения записи акта о рождении ребенка на бумажном носителе.
2. В случае изменения на основании решения суда об усыновлении ребенка даты и (или) места рождения ребенка органом записи актов гражданского состояния по выбору усыновителей (усыновителя) составляется новая запись акта о рождении ребенка. Сведения о составлении новой записи акта о рождении ребенка вносятся в ранее произведенную запись акта о его рождении.
3. Орган записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации усыновления ребенка выдает новое свидетельство о его рожден
   — Федеральный закон от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», ст. 44

В силу ст. 45 того же закона, если бы в решении суда об усыновлении было указано о сохранении ваших личных неимущественных и имущественных отношений с ребенком, то сведения о вас как о родителе остались бы без изменения. Однако в вашей ситуации вы дали согласие на удочерение, и отсутствуют указания на то, что суд сохранил такие отношения, — поэтому по общему правилу ваши данные были заменены на данные усыновителей, и вы юридически перестали быть матерью.

Вы юридически утратили статус матери этого ребёнка с момента вступления в силу решения суда об удочерении и составления новой записи акта о рождении. Органы социальной защиты не вправе требовать у вас недействительное свидетельство или учитывать сведения об этом ребёнке при назначении вам пособий. Необходимо не «удалить» запись, а привести в соответствие данные в информационных системах, подав заявление в ЗАГС и получив подтверждающий документ.

Рекомендуемые действия

• Обратиться в орган ЗАГС по месту государственной регистрации рождения ребёнка (либо по месту вашего жительства, если точно не знаете адрес) с письменным заявлением в свободной форме о внесении исправления в запись акта о рождении. В заявлении указать, что в связи с удочерением в запись должны были быть внесены изменения, сведения о вас как о матери должны были быть заменены на усыновителей, и потребовать выдать справку, подтверждающую отсутствие у вас родительских прав и обязанностей в отношении этого ребёнка.
• Получить в ЗАГСе документ (справку об изменении/аннулировании записи или справку об отсутствии родительских прав), который прямо указывает, что вы не являетесь матерью удочерённого ребёнка.
• При следующем обращении за любым пособием в орган соцзащиты или МФЦ приложить к заявлению эту справку из ЗАГСа и письменно уведомить их о необходимости исключить сведения об удочерённом ребёнке из вашего учётного дела, так как юридически он не является членом вашей семьи и не находится на вашем иждивении.
• Проследить, чтобы сотрудник органа соцзащиты внёс соответствующую отметку или направил межведомственный запрос в ЗАГС (если у них сохраняется доступ к устаревшим данным) для обновления сведений в используемой ими информационной системе.
• В случае отказа принять справку или продолжить требовать старое свидетельство, подать письменную жалобу руководителю территориального органа соцзащиты. При неудовлетворительном ответе — обратиться с жалобой в прокуратуру на неправомерное истребование документов и вмешательство в частную жизнь.