Где хранятся заявления о разводе, поданные из исправительной колонии, и как узнать, подавал ли заключённый на развод

Каким путём осуждённый к лишению свободы мог расторгнуть брак и какие документы при этом возникают

Из вопроса видно, что племянник отбывал наказание в исправительной колонии и утверждал, что «развёлся», но брак в ЗАГСе не прекращён. Это означает, что юридически брак не расторгнут: брак прекращается только со дня государственной регистрации расторжения в книге регистрации актов гражданского состояния либо со дня вступления в законную силу решения суда. Разбираться надо с тем, куда именно попало/могло попасть его заявление.

Закон допускает два самостоятельных порядка.

Порядок ЗАГС. Если супруг осуждён к лишению свободы на срок свыше трёх лет, брак расторгается через ЗАГС по заявлению второго супруга — и это не зависит от наличия общих несовершеннолетних детей:

Расторжение брака по заявлению одного из супругов независимо от наличия у супругов общих несовершеннолетних детей производится в органах записи актов гражданского состояния, если другой супруг: признан судом безвестно отсутствующим; признан судом недееспособным; осужден за совершение преступления к лишению свободы на срок свыше трех лет.
— п. 2 ст. 19 СК РФ

Для регистрации предъявляется приговор суда об осуждении другого супруга к лишению свободы на срок свыше трёх лет:

Одновременно с заявлением о расторжении брака должны быть предъявлены: решение суда о признании другого супруга безвестно отсутствующим или недееспособным либо приговор суда об осуждении другого супруга к лишению свободы на срок свыше трех лет; документ, удостоверяющий личность заявителя.
— ч. 2 ст. 29 ФЗ № 143-ФЗ (приговор как основание)

Порядок суда. Если оба супруга не подпадают под указанную «льготную» категорию (например, срок наказания менее трёх лет либо инициатор — сам осуждённый и жена возражает), брак расторгается в суде:

Расторжение брака производится в судебном порядке при наличии у супругов общих несовершеннолетних детей, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 2 статьи 19 настоящего Кодекса, или при отсутствии согласия одного из супругов на расторжение брака.
— п. 1 ст. 21 СК РФ

Сам осуждённый, находясь в ИК, подписывает заявление о расторжении брака, и его подпись удостоверяется начальником исправительного учреждения — это приравнивается к нотариальному удостоверению:

подпись подозреваемого или обвиняемого, содержащегося под стражей, либо осужденного, отбывающего наказание в исправительном учреждении, подлинность которой засвидетельствована начальником места содержания под стражей или начальником исправительного учреждения. (Пункт в редакции Федерального закона от 03.04.2023 № 106-ФЗ) 4. Государственная регистрация расторжения брака производится в присутствии хотя бы одного из супругов по истечении месяца со дня подачи супругами совместного заявления о расторжении брака при предъявлении свидетельства о заключении брака, которое возвращается заявителям с отметкой о государственной регистрации расторжения брака. В случае утраты свидетельства о заключении брака предъявление повторного свидетельства о заключении брака не требуется. При рассмотрении заявления о расторжении брака орган записи актов гражданского состояния использует сведения о записи акта о заключении брака, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния. (В редакции федеральных законов от 31.12.2014 № 517-ФЗ, от 23.06.2016 № 219-ФЗ, от 02.07.2021 № 358-ФЗ)
— абз. 4 п. 2 ст. 33 ФЗ № 143-ФЗ

Вывод. Заявление о расторжении брака осуждённого физически уходило либо (а) в орган ЗАГС по месту регистрации брака или по месту нахождения ИК — по ст. 34 ФЗ № 143-ФЗ, либо (б) в суд по правилам ст. 21 СК РФ. Пока ни в ЕГР ЗАГС нет записи о расторжении, ни решение суда не вступило в силу, брак юридически продолжается, и никакие его слова о «разводе» значения не имеют. Поэтому вопрос «подавал ли он и уцелело ли заявление» решается не по его словам, а по документам ЗАГС и (или) суда.

Где и сколько хранятся заявления о расторжении брака и актовые записи

Заявление о расторжении брака — это документ делопроизводства ЗАГС, но итоговый, юридически значимый акт — запись акта о расторжении брака. Именно она и определяет, был ли развод.

Срок хранения актовых книг в самом ЗАГСе — сто лет:

1. Книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) хранятся в органах записи актов гражданского состояния в течение ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния. (В редакции Федерального закона от 29.04.2002 № 44-ФЗ) 2. По истечении ста лет органы записи актов гражданского состояния передают в государственные архивы книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. (В редакции Федерального закона от 23.06.2016 № 219-ФЗ) Статья 77 1 . Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) 1. При переводе книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в электронную форму каждая запись акта гражданского состояния, собранная в книгу государственной регистрации актов гражданского состояния (актовую книгу), конвертируется (преобразуется) в форму электронного документа. 2. Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, составляется на русском языке.
   — п. 1 ст. 77 ФЗ № 143-ФЗ

По истечении ста лет актовые книги передаются в государственные архивы:

1. По истечении ста лет органы записи актов гражданского состояния передают в государственные архивы книги государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги), собранные из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
   — п. 2 ст. 77 ФЗ № 143-ФЗ

Кроме бумажных актовых книг, сведения о расторжении брака с 2018 года аккумулируются в ЕГР ЗАГС (ст. 13.1 ФЗ № 143-ФЗ), где они подлежат постоянному хранению:

Записи актов гражданского состояния, а также иные сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в соответствии с настоящим Федеральным законом, подлежат постоянному хранению, их уничтожение и изъятие не допускаются. В случае внесения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, ранее составленные записи актов гражданского состояния сохраняются.
— п. 6 ст. 13.1 ФЗ № 143-ФЗ

Собственно запись в электронной форме хранится по месту государственной регистрации и (или) у органа субъекта РФ, и (или) в ЕГР ЗАГС:

Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, хранится в информационной системе органа записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации акта гражданского состояния, и (или) в информационной системе исполнительного органа субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории соответствующего субъекта Российской Федерации, и (или) в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.
— п. 4 ст. 77 1 ФЗ № 143-ФЗ

Вывод. Заявление о расторжении брака отдельным архивохранилищем не сохраняется как самостоятельный документ на десятилетия, но «след» развода — запись акта о расторжении брака — либо в бумажной актовой книге ЗАГСа по месту регистрации (до 100 лет), либо в архиве субъекта (после 100 лет), либо, с 2018 года, в электронном ЕГР ЗАГС. Поэтому проверять надо не «архив заявлений», а наличие или отсутствие записи акта о расторжении брака. Тот факт, что в свидетельстве о браке нет отметки и в ЕГР ЗАГС нет записи о расторжении, означает: развода в ЗАГСе не было — то есть либо заявление вообще не дошло, либо брак расторгался (или должен был расторгаться) в суде, либо заявление было, но регистрация не состоялась. Если регистрация в ЗАГСе действительно состоялась, брак был бы прекращён и в книге (ЕГР ЗАГС) появилась бы запись — от отсутствия отметки в свидетельстве это не зависит.

Как проверить, подавалось ли заявление: кому и куда обращаться

Ключевой инструмент проверки — сведения ЕГР ЗАГС. Лицу предоставляются сведения о записях, составленных в отношении него самого:

Сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, предоставляются лицу в части сведений, содержащихся в записях актов гражданского состояния, составленных в отношении указанного лица и в отношении каждого из его детей, не достигших совершеннолетия. Предоставление сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, и сведений о внесении исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, предусмотренное абзацами первым - пятым настоящего пункта, осуществляется в целях реализации установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации полномочий соответствующих федеральных органов исполнительной власти (их территориальных органов), Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации , Федерального фонда обязательного медицинского страхования, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, исполнительных органов субъектов Российской Федерации, осуществляющих полномочия в сфере информационно-коммуникационных технологий и организации информационного взаимодействия с федеральными органами исполнительной власти и (или) автоматизированными системами федеральных органов исполнительной власти, глав местных администраций муниципальных районов, городских
— абз. ст. 13.2 ФЗ № 143-ФЗ, п. 1

Документальным подтверждением служит справка о наличии либо отсутствии факта государственной регистрации; отсутствие записи тоже оформляется официальным извещением по итогам проверки и электронного реестра, и бумажных актовых книг:

При отсутствии соответствующей записи акта гражданского состояния в ЕГР ЗАГС извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния выдается по результатам проверки наличия записи акта гражданского состояния на бумажном носителе. (В редакции Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 29.11.2021 № 232) 21. Сроки прохождения отдельных административных процедур предоставления государственной услуги приведены в разделе III "Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме" Административного регламента. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставления государственной услуги 22. Перечень нормативных правовых актах, регулирующих предоставление государственной услуги, размещается: на официальных сайтах органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъектов Российской Федерации; на официальном портале ФНС России, в разделе ФГИС "ЕГР ЗАГС" в сети "Интернет" (www.zags.nalog.ru); в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в Федеральном реестре и на Едином портале).
— п. 20 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России от 28.12.2018 № 307

Практический маршрут:

1. Запрос в ЗАГС по месту государственной регистрации брака (реквизиты — на свидетельстве о браке) — о предоставлении сведений о записи акта о расторжении брака / справки об отсутствии такой записи.
2. Запрос в ЗАГС по месту нахождения ИК, где отбывал наказание племянник, — заявление о расторжении брака могло подаваться именно туда, и тогда там было бы возбуждено дело о регистрации. Извещение о поступившем заявлении орган ЗАГС направляет самому осуждённому:

Орган записи актов гражданского состояния, принявший заявление о расторжении брака, извещает в трехдневный срок супруга, отбывающего наказание, либо опекуна недееспособного супруга или управляющего имуществом безвестно отсутствующего супруга, а в случае их отсутствия орган опеки и попечительства о поступившем заявлении и дате, назначенной для государственной регистрации расторжения брака.
— п. 4 ст. 34 ФЗ № 143-ФЗ

1. Если развод шёл через суд — проверить по ГАС «Правосудие» (или через канцелярию мирового судьи/районного суда по месту нахождения ИК либо по месту жительства супруги) наличие гражданского дела о расторжении брака. При судебном порядке ЗАГС регистрирует расторжение только после получения выписки из вступившего в силу решения суда (ст. 35 ФЗ № 143-ФЗ).
2. Архив самого учреждения ФСИН России. Все заявления осуждённых направляются и регистрируются через администрацию учреждения:

Осужденные могут направлять предложения, заявления, ходатайства и жалобы в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными законодательными актами Российской Федерации с учетом требований настоящего Кодекса. (В редакции Федерального закона от 30.12.2012 № 304-ФЗ) 2. Предложения, заявления, ходатайства и жалобы осужденных к аресту, содержанию в дисциплинарной воинской части, лишению свободы, смертной казни могут быть изложены в устной и письменной формах. (В редакции Федерального закона от 30.12.2012 № 304-ФЗ) 3. Направление предложений, заявлений, ходатайств и жалоб осужденных к аресту, содержанию в дисциплинарной воинской части, лишению свободы, смертной казни, адресованных в органы, указанные в части четвертой статьи 12 настоящего Кодекса, и получение ответов на данные предложения, заявления, ходатайства и жалобы осуществляются через администрацию учреждений и органов, исполняющих наказания. Осужденные к иным видам наказаний направляют предложения, заявления, ходатайства и жалобы самостоятельно. (В редакции Федерального закона от 30.12.2012 № 304-ФЗ) 4.
— ст. 15 УИК РФ, п. 1
Подача и регистрация обращений осуждённых по внутреннему распорядку ИУ ведётся администрацией учреждения, поэтому запрос в ИК (или в территориальный орган ФСИН России, а если учреждение реорганизовано — в его архив/архив субъекта) покажет, подавал ли осуждённый такое заявление и какая была резолюция.

Вывод. Универсального «архива заявлений о разводе из ИК» не существует: заявление-инициатива (если подавалось) оседает в делопроизводстве ЗАГСа, куда оно направлено, либо в личном деле осуждённого в ИК; а само прекращение брака фиксируется только записью акта о расторжении брака в ЗАГСе/ЕГР ЗАГС. Чтобы узнать, подавал ли он заявление, нужно параллельно: (1) заказать в ЗАГСе по месту регистрации брака и по месту нахождения ИК справку о наличии/отсутствии записи о расторжении брака, (2) проверить ГАС «Правосудие» на наличие судебного дела, (3) направить запрос в ИК/архив ФСИН о наличии в личном деле заявления о расторжении брака. Отсутствие записи в ЕГР ЗАГС + отсутствие судебного дела + отсутствие заявления в личном деле будут означать: развода не было и брак юридически сохраняется.

Развилка: развод состоялся / развод не состоялся — и что из этого следует

Темпоральный и фактический фактор здесь решающий. Проверка даёт два исхода, и правовые последствия у них противоположны.

Ветка 1 — запись о расторжении брака (или вступившее в силу решение суда) есть. Тогда брак прекращён со дня государственной регистрации в книге регистрации актов гражданского состояния (при разводе через ЗАГС) либо со дня вступления решения суда в законную силу (при разводе через суд):

Брак, расторгаемый в органах записи актов гражданского состояния, прекращается со дня государственной регистрации расторжения брака в книге регистрации актов гражданского состояния, а при расторжении брака в суде - со дня вступления решения суда в законную силу.
— п. 1 ст. 25 СК РФ

С момента такой регистрации (либо вступления решения в силу) бывшая супруга утрачивает статус супруги, и «жена» из вопроса таковой не является. Если регистрация состоялась, а свидетельство у племянника «потерялось», факт легко подтверждается справкой/повторным свидетельством из ЗАГСа; при утрате свидетельства о заключении брака его предъявление не требуется — ЗАГС использует сведения из ЕГР ЗАГС (абз. 2 п. 2 ст. 34 ФЗ № 143-ФЗ). При разводе через суд регистрация в ЗАГСе производится уже на основании выписки из вступившего в силу решения суда:

Государственная регистрация расторжения брака на основании решения суда производится органом записи актов гражданского состояния на основании выписки из решения суда и заявления бывших супругов (одного из них) или заявления опекуна недееспособного супруга. Заявление о государственной регистрации расторжения брака может быть сделано устно или в письменной форме. (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 358-ФЗ) Заявление о государственной регистрации расторжения брака может быть направлено в орган записи актов гражданского состояния в форме электронного документа через единый портал государственных и муниципальных услуг и региональные порталы государственных и муниципальных услуг. Заявление о государственной регистрации расторжения брака, которое направляется в форме электронного документа, подписывается простой электронной подписью каждого заявителя. (В редакции Федерального закона от 29.12.2017 № 438-ФЗ) При государственной регистрации расторжения брака должна быть представлена выписка из решения суда о расторжении брака и предъявлены документы, удостоверяющие личности бывших супругов (одного из супругов).
— п. 1 ст. 35 ФЗ № 143-ФЗ

Ветка 2 — записи о расторжении нет, судебного дела нет. Тогда брак юридически сохраняется, независимо от того, что супруги не жили вместе и от слов племянника. Важно: даже если он подавал заявление в ЗАГС, но регистрация расторжения так и не состоялась (заявление отозвано, утеряно, регистрация не проведена), — брак не прекращён. По закону регистрация расторжения вообще производится в присутствии заявителя по истечении месяца со дня подачи заявления (п. 3 ст. 34 ФЗ № 143-ФЗ):

Государственная регистрация расторжения брака по заявлению одного из супругов производится в его присутствии по истечении месяца со дня подачи заявления о расторжении брака при предъявлении документов, указанных в настоящей статье, и свидетельства о заключении брака. Свидетельство о заключении брака возвращается заявителю с отметкой о государственной регистрации расторжения брака.
— п. 3 ст. 34 ФЗ № 143-ФЗ

Если инициатором была супруга по «льготному» основанию (осуждение свыше трёх лет), ЗАГС извещает осуждённого о поступившем заявлении и дате регистрации, но само расторжение происходит только при фактической регистрации:

Государственная регистрация расторжения брака и выдача заявителю свидетельства о расторжении брака на основании заявления о расторжении брака по взаимному согласию супругов, не имеющих общих детей, не достигших совершеннолетия (статья 33 Федерального закона № 143-ФЗ ), или по заявлению одного из супругов, предусмотренных статьей 34 Федерального закона № 143-ФЗ , производится по истечении месяца со дня подачи соответствующего заявления в орган, предоставляющий государственную услугу.
— п. 13 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России от 28.12.2018 № 307

Кто и как может дорегистрировать или оформить развод. Заявление о регистрации расторжения по решению суда либо ранее произведённой записи вправе сделать и иное лицо — по нотариально удостоверенной доверенности:

Заявление о государственной регистрации расторжения брака вправе сделать иное лицо в случае представления нотариально удостоверенной доверенности от бывших супругов (каждого из супругов) или опекуна недееспособного супруга. (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 358-ФЗ)
— п. 2 ст. 35 ФЗ № 143-ФЗ

Вывод. Ответ на вопрос «развёлся ли он» — это не вопрос веры словам, а проверка двух фактов: есть ли запись акта о расторжении брака в ЕГР ЗАГС/актовой книге и есть ли вступившее в силу решение суда (либо судебное дело). Есть запись/решение — брак прекращён (ветка 1). Нет ни того, ни другого — брак сохраняется юридически, и тогда при необходимости его расторгают заново: либо супруга — через ЗАГС по п. 2 ст. 19 СК РФ с приговором, либо любой из супругов — через суд по ст. 21 СК РФ. Подача заявления сама по себе, без состоявшейся регистрации, брак не прекращает.

Чем подтверждается (не)наличие развода в ЗАГСе: процедура выдачи справки/извещения

Проверочный документ по разводу выдаёт именно орган ЗАГС, причём отсутствие записи тоже оформляется официальным документом — извещением об отсутствии записи акта гражданского состояния. Это прямо предусмотрено регламентом, и такой документ выдаётся в том числе после проверки по бумажным актовым книгам, а не только по электронному реестру:

При отсутствии соответствующей записи акта гражданского состояния в ЕГР ЗАГС извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния выдается по результатам проверки наличия записи акта гражданского состояния на бумажном носителе. (В редакции Приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 29.11.2021 № 232) 21. Сроки прохождения отдельных административных процедур предоставления государственной услуги приведены в разделе III "Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме" Административного регламента. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставления государственной услуги 22. Перечень нормативных правовых актах, регулирующих предоставление государственной услуги, размещается: на официальных сайтах органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъектов Российской Федерации; на официальном портале ФНС России, в разделе ФГИС "ЕГР ЗАГС" в сети "Интернет" (www.zags.nalog.ru); в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в Федеральном реестре и на Едином портале).
— п. 20 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России от 28.12.2018 № 307

Результатом обращения в ЗАГС может быть «выдача заявителю повторного свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния, справки либо извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния» (п. 10 Административного регламента, утв. приказом Минюста России от 28.12.2018 № 307).

Вывод. Для документального ответа на вопрос «развёлся ли племянник» достаточно запросить в органе ЗАГС справку/повторное свидетельство о расторжении брака либо извещение об отсутствии записи акта о расторжении брака. Документ выдаётся по результатам проверки в ЕГР ЗАГС и, при необходимости, по бумажным актовым книгам (которые хранятся до 100 лет). Если орган ЗАГС по месту регистрации брака подтверждает отсутствие записи о расторжении — развода через ЗАГС не было, и дальше проверяется судебная ветка (дело по ст. 21 СК РФ) и личное дело в ИК.