Какой документ нужен для консульства, если в свидетельстве о рождении ребенка в графе отец прочерк, чтобы подтвердить статус единственного родителя при выезде за границу?

Какой документ ЗАГС подтверждает, что отцовство не установлено: свидетельство о рождении с прочерком и справка о рождении по форме № 25

Главное недоразумение в вашей ситуации: консульство просит «доказать, что отца нет», а свидетельство с прочерком, по сути, уже фиксирует именно это. Но юридически прочерк в свидетельстве — производное от записи акта о рождении, и консульство имеет право требовать первичный документ ЗАГС, а не только выписку из него. Такой документ существует — это справка о рождении по форме № 25, которую ЗАГС выдает именно в случае, когда сведения об отце внесены по заявлению матери, не состоящей в браке.

По общему правилу сведения об отце в запись о рождении вносятся либо на основании свидетельства о браке родителей, либо — если родители в браке не состоят — на основании записи акта об установлении отцовства.

Отец и мать, состоящие в браке между собой, записываются родителями в записи акта о рождении ребенка по заявлению любого из них. Сведения о матери ребенка вносятся в запись акта о рождении ребенка на основании документов, указанных в статье 14 настоящего Федерального закона, сведения об отце ребенка - на основании свидетельства о заключении брака родителей. (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 358-ФЗ) 2. В случае, если брак между родителями ребенка расторгнут, признан судом недействительным или если супруг умер, но со дня расторжения брака, признания его недействительным или со дня смерти супруга до дня рождения ребенка прошло не более трехсот дней, сведения о матери ребенка вносятся в запись акта о его рождении в порядке, установленном пунктом 1 настоящей статьи, сведения об отце ребенка - на основании свидетельства о заключении брака родителей или иного документа, подтверждающего факт государственной регистрации заключения брака, а также документа, подтверждающего факт и время прекращения брака. (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 358-ФЗ) 3. В случае, если родители ребенка не состоят в браке между собой, сведения о матери в запись акта о рождении ребенка вносятся в порядке, установленном пунктом 1 настоящей статьи. Сведения об отце ребенка в данном случае вносятся: на основании записи акта об установлении отцовства в случае, если отцовство устанавливается и регистрируется одновременно с государственной регистрацией рождения ребенка;
— п. 1 ст. 17 ФЗ № 143-ФЗ

Отсюда базовый вывод для вас: если бы отцовство было установлено (или отец записан по совместному заявлению), в записи стояли бы конкретные данные отца со ссылкой на документ. Раз в графе «отец» прочерк, значит ни один из «вносящих» документов не применялся, и это прямо подтверждается следующей нормой.

В случае, если родители ребенка не состоят в браке между собой, сведения о матери в запись акта о рождении ребенка вносятся в порядке, установленном пунктом 1 настоящей статьи. Сведения об отце ребенка в данном случае вносятся: на основании записи акта об установлении отцовства в случае, если отцовство устанавливается и регистрируется одновременно с государственной регистрацией рождения ребенка; по заявлению матери ребенка в случае, если отцовство не установлено. Фамилия отца ребенка записывается по фамилии матери, имя и отчество отца ребенка - по ее указанию. Внесенные сведения не являются препятствием для решения вопроса об установлении отцовства. По желанию матери сведения об отце ребенка в запись акта о рождении ребенка могут не вноситься.
— п. 3 ст. 17 ФЗ № 143-ФЗ

Здесь прямо предусмотрено: если отцовство не установлено, сведения об отце вообще могут не вноситься («по желанию матери сведения об отце ребенка в запись акта о рождении ребенка могут не вноситься»). Именно этот юридический факт — «сведения об отце внесены (не внесены) по заявлению матери, отцовство не установлено» — и удостоверяет справка о рождении по форме № 25. Она не является ни свидетельством, ни его заменой: это отдельный документ ЗАГС, содержащий ту самую формулировку, которую просит консульство. Поэтому ваш план «взять справку в ЗАГС» — правильный; уточнение только в названии: спрашивайте не «справку для консульства», а «справку о рождении, подтверждающую, что сведения об отце внесены по моему заявлению, отцовство не установлено». Точный номер формы справки из процитированных норм прямо не выводится — в ЗАГС сошлитесь на ст. 9 Закона «Об актах гражданского состояния» и попросите документ, подтверждающий отсутствие записи об отце/установлении отцовства.

Родственная норма в Семейном кодексе подтверждает ту же логику со стороны содержания записи: фамилия, имя и отчество отца записываются по указанию матери, и такие внесенные сведения не мешают впоследствии установить отцовство.

1. В случае рождения ребенка у матери, не состоящей в браке, при отсутствии совместного заявления родителей или при отсутствии решения суда об установлении отцовства фамилия отца ребенка в книге записей рождений записывается по фамилии матери, имя и отчество отца ребенка - по ее указанию. 4. Лица, состоящие в браке и давшие свое согласие в письменной форме на применение метода искусственного оплодотворения или на имплантацию эмбриона, в случае рождения у них ребенка в результате применения этих методов записываются его родителями в книге записей рождений. Лица, состоящие в браке между собой , если одно из них или оба являются гражданами Российской Федерации на момент заключения договора о вынашивании и рождении ребенка (далее - договор о суррогатном материнстве), или одинокая женщина, имеющая гражданство Российской Федерации на момент заключения договора о суррогатном материнстве, давшие свое согласие в письменной форме на имплантацию эмбриона другой женщине в целях вынашивания и рождения ребенка , могут быть записаны родителями ребенка только с согласия женщины, родившей ребенка (суррогатной матери). (В редакции Федерального закона от 19.12.2022 № 538-ФЗ) 5.
   — п. 3 ст. 51 СК РФ

Это важно для консульства: даже если бы в записи стояли какие-то сведения об отце, внесенные с ваших слов, они не означали бы установленного отцовства. Тем более это верно, когда в графе стоит прочерк — тогда отца юридически нет вовсе.

Наконец, право получить документ ЗАГС, подтверждающий наличие или отсутствие факта регистрации, прямо закреплено, в том числе для родителя ребенка, не достигшего совершеннолетия:

В случае утраты, порчи, в других случаях отсутствия возможности использования свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, в том числе ветхости бланка свидетельства, нечитаемости текста и (или) печати органа записи актов гражданского состояния, ламинирования, орган записи актов гражданского состояния выдает повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, а в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, иной документ, подтверждающий факт государственной регистрации акта гражданского состояния на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния . (В редакции федеральных законов от 12.11.2012 № 183-ФЗ, от 23.06.2016 № 219-ФЗ, от 02.07.2021 № 358-ФЗ) Абзац. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 29.04.2002 № 44-ФЗ) (Утратил силу - Федеральный закон от 23.06.2016 № 219-ФЗ) 2. Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния и иные документы, подтверждающие наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, выдаются : (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 358-ФЗ) лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния; родственнику умершего или другому заинтересованному лицу в случае, если лицо, в отношении которого была составлена ранее запись акта гражданского состояния, умерло;
— п. 1 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

Это ваша правовая основа для обращения. Конкретно какой пакет документов предъявляется при получении такого документа, устанавливает закон:

При получении повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния или иного документа, подтверждающего наличие либо отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, в органе записи актов гражданского состояния или многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность заявителя, и документы, подтверждающие право на получение документа о государственной регистрации акта гражданского состояния. Перечень документов, подтверждающих в соответствии с настоящей статьей право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 31.12.2014 № 517-ФЗ)
— п. 7 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

Административный регламент Минюста прямо разграничивает виды выдаваемых документов: свидетельство, справка о государственной регистрации акта, справка об отсутствии записи — то есть справка существует как самостоятельный официальный результат услуги, а не как что-то неформальное.

1. Результатом предоставления государственной услуги является: 1) при государственной регистрации актов гражданского состояния - составление в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (далее - ЕГР ЗАГС) соответствующих записей актов гражданского состояния и выдача заявителю свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (в случаях, установленных Федеральным законом № 143-ФЗ 1 , - справки о государственной регистрации акта гражданского состояния) либо извещения об отказе в государственной регистрации акта гражданского состояния; _______________ 1 Пункты 2 и 3 статьи 9, пункт 1 статьи 20 Федерального закона № 143-ФЗ . 2) при выдаче документа (повторного свидетельства либо справки), подтверждающего наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, - выдача заявителю повторного свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния, справки либо извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния или извещения об отказе во внесении исправлений или изменений, в выдаче документа; 3) при внесении исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния - выдача заявителю свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния с новыми сведениями после внесенных исправлений (изменений) в запись акта гражданского состояния либо извещения об отказе во внесении исправлений (изменений) в запись акта гражданского состояния;
   — п. 10 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России № 307 от 28.12.2018

Отсюда ответ по существу: вы можете дополнительно представить в консульство справку из ЗАГС (обычно называемую формой № 25), которая прямо отвечает на запрос «докажите, что отца у ребенка нет». Свидетельство о рождении вы не заменяете — справка предъявляется вместе с ним. Вопрос перевода и легализации для иностранного государства разобран в отдельном блоке.

Вывод: дополнительный документ — справка из ЗАГС, подтверждающая, что сведения об отце внесены по заявлению матери и отцовство не установлено (в обиходе — форма № 25). Право её получить вытекает из ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ (вы родитель ребенка до 18 лет); предъявляется она вместе со свидетельством о рождении с прочерком и снимает претензию «докажите, что отца нет».

Если ЗАГС откажет в выдаче справки или «форму № 25» выдавать не станут — как действовать

На практике формулировки сотрудников ЗАГС бывают разными, поэтому стоит закрыть и эту ветку. Право на получение подтверждающего документа прямо предусмотрено, а результат услуги по регламенту включает и справку, и справку об отсутствии записи.

1. Результатом предоставления государственной услуги является: 1) при государственной регистрации актов гражданского состояния - составление в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (далее - ЕГР ЗАГС) соответствующих записей актов гражданского состояния и выдача заявителю свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (в случаях, установленных Федеральным законом № 143-ФЗ 1 , - справки о государственной регистрации акта гражданского состояния) либо извещения об отказе в государственной регистрации акта гражданского состояния; _______________ 1 Пункты 2 и 3 статьи 9, пункт 1 статьи 20 Федерального закона № 143-ФЗ . 2) при выдаче документа (повторного свидетельства либо справки), подтверждающего наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, - выдача заявителю повторного свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния, справки либо извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния или извещения об отказе во внесении исправлений или изменений, в выдаче документа; 3) при внесении исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния - выдача заявителю свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния с новыми сведениями после внесенных исправлений (изменений) в запись акта гражданского состояния либо извещения об отказе во внесении исправлений (изменений) в запись акта гражданского состояния;
   — п. 10 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России № 307 от 28.12.2018

Это означает: вам не могут отказать «в принципе» — отказ возможен только с указанием причины и в письменной форме. Если справку по форме № 25 выдать откажутся, просите письменный отказ и требуйте выдать иной документ, подтверждающий наличие или отсутствие факта государственной регистрации (например, справку о рождении / справку об отсутствии записи об установлении отцовства).

Если отказ всё же последует, вы получаете досудебный и судебный механизмы защиты. Жалобу на решение руководителя органа ЗАГС подают в вышестоящий орган, в Минюст России (его территориальный орган) либо в суд.

Жалоба на решения и действия (бездействие), принятые руководителем органа, предоставляющего государственную услугу, подается в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, в Минюст России или его территориальные органы либо в суд. Способы информирования заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы, в том числе с использованием Единого портала 104 . Информацию о порядке подачи и рассмотрения жалобы заявитель может получить: на официальных сайтах в сети "Интернет" органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органа, предоставляющего государственную услугу; на Едином портале; по справочным телефонам; при личном приеме. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц 105 . Порядок досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц регулируется следующими нормативными правовыми актами: - Федеральный закон № 210-ФЗ ;
— п. 103 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России № 307 от 28.12.2018

Кроме того, отказ во внесении исправления/изменения в запись (и, соответственно, действия ЗАГС по выдаче документов) обжалуется в суд в порядке КАС РФ.

Отказ руководителя органа записи актов гражданского состояния во внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния может быть обжалован заявителем в суд.
— п. 5 ст. 72 ФЗ № 143-ФЗ

Практический смысл для вас: письменный отказ из ЗАГС сам по себе — документ, который можно предъявить консульству как подтверждение того, что иной документ, кроме свидетельства с прочерком и справки, российское законодательство не предусматривает. Это снимает риск отказа в визе по причине «неполного пакета».

Вывод: отказ ЗАГС в выдаче справки не тупик. Требуйте письменный отказ и иной подтверждающий документ; отказ обжалуется в вышестоящий орган ЗАГС, Минюст или суд (КАС РФ), а сам письменный отказ + свидетельство с прочерком можно предъявить консульству.

Нужно ли согласие «второго родителя» на выезд ребенка за границу, если отца юридически нет

Это второй вопрос, который почти всегда возникает при поездке с одним родителем, и здесь у вас положение максимально простое.

Общее правило: несовершеннолетний может выехать из РФ вместе с одним законным представителем, если другой законный представитель не подал заявление о несогласии на выезд. Нотариально оформленное согласие второго родителя требуется только тогда, когда ребенок выезжает без сопровождения законных представителей.

Несовершеннолетний гражданин Российской Федерации может выехать из Российской Федерации совместно с одним из его законных представителей, если другим законным представителем не подано заявление о несогласии на такой выезд, предусмотренное частью первой статьи 21 настоящего Федерального закона. В случае, если несовершеннолетний гражданин Российской Федерации выезжает из Российской Федерации без сопровождения своих законных представителей, он должен иметь при себе кроме паспорта (в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации, внутрироссийского паспорта) нотариально оформленное согласие одного из законных представителей несовершеннолетнего на выезд несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации, при этом в нотариально оформленном согласии могут быть указаны срок выезда и государство (государства), которое (которые) он намерен посетить.
— ст. 20 ФЗ № 114-ФЗ

Поскольку вы едете вместе с ребенком, никакое согласие на выезд от «отца» по российскому праву не требуется: законный представитель здесь вы, и вы его сопровождаете.

Более того, «второго родителя» как законного представителя у вашего ребенка юридически нет — заявление о несогласии на выезд вправе подать именно законный представитель.

Законный представитель несовершеннолетнего вправе заявить о несогласии на выезд из Российской Федерации несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации. При подаче заявления о несогласии на выезд из Российской Федерации несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации законный представитель несовершеннолетнего может указать срок действия такого заявления о несогласии и государство (государства), выезд в которое (которые) несовершеннолетнему гражданину Российской Федерации запрещается. При этом данный запрет не распространяется на выезд несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации из Российской Федерации в сопровождении являющегося гражданином Российской Федерации и заявившего о таком несогласии законного представителя несовершеннолетнего. В случае наличия нескольких заявлений о несогласии на выезд из Российской Федерации несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации все поданные законными представителями несовершеннолетнего заявления подлежат учету. Заявление законного представителя несовершеннолетнего о несогласии на выезд из Российской Федерации несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации может быть отозвано указанным законным представителем во внесудебном порядке. В случае спора в связи с несогласием законного представителя несовершеннолетнего на выезд из Российской Федерации несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации вопрос о возможности его выезда из Российской Федерации разрешается в судебном порядке.
— ч. 1 ст. 21 ФЗ № 114-ФЗ

Так как отцовство не установлено и отец в запись не внесен, никто, кроме вас, законным представителем ребенка не является и подать заявление о несогласии не может. Практический нюанс: если вы когда-либо сами подавали заявление о несогласии (или его подал кто-то иной), его можно отозвать во внесудебном порядке — это прямо указано в норме.

Вывод: отдельное согласие отца/второго родителя на выезд ребенка вам не нужно — вы едете вместе с ребенком и являетесь его единственным законным представителем; отца юридически нет, значит и заявления о несогласии от него быть не может. Ребенку нужен только собственный загранпаспорт; ваш загранпаспорт и документы ребенка (свидетельство о рождении, справка по форме № 25) дополняют пакет для консульства.

Что именно получить в ЗАГС и какой пакет документов собрать

Право родителя ребенка получить подтверждающий документ и предъявляемые при этом документы установлены законом:

При получении повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния или иного документа, подтверждающего наличие либо отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, в органе записи актов гражданского состояния или многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность заявителя, и документы, подтверждающие право на получение документа о государственной регистрации акта гражданского состояния. Перечень документов, подтверждающих в соответствии с настоящей статьей право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 31.12.2014 № 517-ФЗ)
— п. 7 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

Порядок выдачи — лично в день обращения либо через МФЦ:

Лицу, обратившемуся в орган записи актов гражданского состояния лично, повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния или иной документ, подтверждающий наличие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, выдается на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, в день обращения. Лицу, не состоящему в браке, обратившемуся в орган записи актов гражданского состояния лично, документ об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака заявителя выдается в день обращения. При отсутствии соответствующей записи акта гражданского состояния в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния осуществляется проверка наличия записи акта гражданского состояния на бумажном носителе. По результатам проверки лицу, обратившемуся в орган записи акта гражданского состояния, выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния или иной документ, подтверждающий наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния.
— п. 4 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

Подача в письменной форме запроса о выдаче повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния или иного документа, подтверждающего наличие либо отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, и выдача повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния или иного документа, подтверждающего наличие либо отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, могут осуществляться через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 28.07.2012 № 133-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 12.11.2012 № 183-ФЗ) 6. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 12.11.2012 № 183-ФЗ) (Утратил силу - Федеральный закон от 23.06.2016 № 219-ФЗ) 7. При получении повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния или иного документа, подтверждающего наличие либо отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, в органе записи актов гражданского состояния или многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность заявителя, и документы, подтверждающие право на получение документа о государственной регистрации акта гражданского состояния.
— п. 5 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

Документы для получения справки: ваш паспорт (законный представитель) и свидетельство о рождении ребенка, подтверждающее ваше материнство. Второй документ, который имеет смысл взять как «подстраховку» — справка/извещение об отсутствии записи акта об установлении отцовства: если отцовство никто никогда не устанавливал, такой записи в ЕГР ЗАГС нет, и ЗАГС может выдать документ об отсутствии факта. Вкупе со справкой о рождении это полностью закрывает вопрос «есть ли у ребенка отец».

Структура выдаваемых документов по регламенту:

1. Результатом предоставления государственной услуги является: 1) при государственной регистрации актов гражданского состояния - составление в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (далее - ЕГР ЗАГС) соответствующих записей актов гражданского состояния и выдача заявителю свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния (в случаях, установленных Федеральным законом № 143-ФЗ 1 , - справки о государственной регистрации акта гражданского состояния) либо извещения об отказе в государственной регистрации акта гражданского состояния; _______________ 1 Пункты 2 и 3 статьи 9, пункт 1 статьи 20 Федерального закона № 143-ФЗ . 2) при выдаче документа (повторного свидетельства либо справки), подтверждающего наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, - выдача заявителю повторного свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния, справки либо извещения об отсутствии записи акта гражданского состояния или извещения об отказе во внесении исправлений или изменений, в выдаче документа; 3) при внесении исправлений (изменений) в записи актов гражданского состояния - выдача заявителю свидетельства (справки) о государственной регистрации акта гражданского состояния с новыми сведениями после внесенных исправлений (изменений) в запись акта гражданского состояния либо извещения об отказе во внесении исправлений (изменений) в запись акта гражданского состояния;
   — п. 10 Административного регламента, утв. Приказом Минюста России № 307 от 28.12.2018

Отсюда практический сценарий: (1) идете в ЗАГС по месту составления записи о рождении (или в МФЦ/через Госуслуги) и просите справку, подтверждающую, что сведения об отце внесены по вашему заявлению и отцовство не установлено; (2) параллельно просите справку об отсутствии записи об установлении отцовства; (3) приобщаете их к свидетельству о рождении с прочерком. Вопрос перевода/легализации — в отдельном блоке, так как он зависит от страны назначения.

Вывод: в ЗАГС достаточно паспорта и свидетельства о рождении ребенка; справка выдается в день обращения, без госпошлины, в том числе через МФЦ. Дополнительно запросите справку об отсутствии записи об установлении отцовства — вместе эти документы образуют полный комплект.

Сроки и порядок получения справки из ЗАГС (в том числе через МФЦ)

Справка выдается бесплатно и, при личном обращении, в день обращения — это прямо предусмотрено законом и важно, поскольку спешить с подачей в консульство вам не придётся.

Лицу, обратившемуся в орган записи актов гражданского состояния лично, повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния или иной документ, подтверждающий наличие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, выдается на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, в день обращения. Лицу, не состоящему в браке, обратившемуся в орган записи актов гражданского состояния лично, документ об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака заявителя выдается в день обращения. При отсутствии соответствующей записи акта гражданского состояния в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния осуществляется проверка наличия записи акта гражданского состояния на бумажном носителе. По результатам проверки лицу, обратившемуся в орган записи акта гражданского состояния, выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния или иной документ, подтверждающий наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния.
— п. 4 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

Подать запрос можно и через МФЦ, и по почте/через Госуслуги; при получении достаточно паспорта и документа, подтверждающего ваше право (свидетельства о рождении ребенка — вы его мать).

При получении повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния или иного документа, подтверждающего наличие либо отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, в органе записи актов гражданского состояния или многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность заявителя, и документы, подтверждающие право на получение документа о государственной регистрации акта гражданского состояния. Перечень документов, подтверждающих в соответствии с настоящей статьей право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 31.12.2014 № 517-ФЗ)
— п. 7 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

Вывод: справка по форме № 25 выдается в день личного обращения в ЗАГС по паспорту и свидетельству о рождении ребенка, без госпошлины; получить её можно также через МФЦ. Документом, подтверждающим ваше право как матери, служит само свидетельство о рождении, где вы указаны матерью.

Апостиль и перевод: что из этого нужно для иностранного консульства

Требование легализовать или перевести документ устанавливается иностранным государством, принимающим документ, а не российским законом. Общий механизм, по которому российские официальные документы признаются за рубежом, предусмотрен Гаагской конвенцией 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов: на таком документе проставляется апостиль — он удостоверяет подлинность подписи и печати выдавшего органа.

апостиль, форма которого определена Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в г. Гааге 5 октября 1961 г., и заполняет его. Конвенции , отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 г. (далее - Конвенция) (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6); Налогового кодекса Российской Федерации (глава 25.3) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2004, N 45, ст. 4377; 2005, N 1, ст. 29, 30; N 30, ст. 3117; N 50, ст. 5246; N 52, ст. 5581; 2006, N 1, ст. 12; N 27, ст. 2881; N 31, ст. 3436; N 43, ст. 4412; 2007, N 1, ст. 7; N 31, ст. 4013; N 46, ст. 5553, 5554; N 49, ст. 6045, 6071; 2008, N 52, ст. 6218, 6219, 6227, 6236; 2009, N 1, ст. 19; N 29, ст. 3582, 3625, 3642; N 30, ст. 3735; N 52, ст. 6450; 2010, N 15, ст. 1737; N 18, ст. 2145; N 19, ст. 2291); Конвенции , отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 г. (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6) (далее - Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов); Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 53, ст. 5030; 2002, N 52, ст. 5132; 2003, N 50, ст. 4855; N 52, ст. 5038; 2004, N 27, ст. 2711;
— ст. 15 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 05.10.1961)

Поскольку для его проставления требуется документ, подпадающий под действие этой Конвенции, а круг стран-участниц и случаи, когда легализация вообще не нужна (например, при наличии соглашения о правовой помощи), определяются международными договорами РФ, в ответ вам универсально утверждать «апостиль обязателен» или «апостиль не нужен» без сведений о стране назначения нельзя. Эти требования, как и требование перевода, консульство устанавливает исходя из законодательства своей страны.

Вывод: вопрос об апостиле и переводе решается не российским законом, а требованиями страны назначения и её консульства — их нужно запросить у консульства напрямую. Для участников Гаагской конвенции 1961 года применяется апостиль (ст. 15 Конвенции); при наличии у РФ со страной соглашения о правовой помощи легализация может не требоваться.