Может ли мама заверить диплом сына у нотариуса без его присутствия, если он в другом городе: нужно ли согласие или доверенность

Может ли мама одна принести нотариусу диплом сына и получить заверенную копию

Свидетельствование верности копии — самостоятельное нотариальное действие, которое нотариус совершает по поводу ДОКУМЕНТА, а не по поводу личности его владельца. Требования к образованию (п. 4 ст. 77) — обычный документ, выданный юридическим лицом (вузом):

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами
— ч. 1 ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате

Закон прямо перечисляет закрытый перечень того, что нотариус при этом НЕ проверяет, — и в этот перечень входят личность и дееспособность подписавших документ лиц:

Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ
— ч. 3 ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате

Для клиентки это означает главное: нотариус проверяет не «чьё это», а сходство копии с подлинником, поэтому присутствие сына, его подпись под заявлением и его доверенность (или «согласие» на заверение) законом для этого действия не требуются. Сын не «подписывает» копию — удостоверительная надпись совершается нотариусом.

Личность нотариус устанавливает только у того, кто к нему пришёл, — то есть у мамы, по её паспорту, а не по паспорту сына:

При совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившихся за совершением нотариального действия гражданина, его представителя или представителя юридического лица. Установление личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица должно производиться на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности
— ч. 1–2 ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате

Тот же вывод следует из ведомственного Регламента Минюста: верность копии — бесспорный факт, который нотариус устанавливает «лично и непосредственно», осматривая документ:

Информацию о наличии соответствующего факта при совершении нотариальных действий по свидетельствованию и удостоверению бесспорных фактов нотариус устанавливает лично и непосредственно и фиксирует в тексте удостоверительной надписи или свидетельства. К таким фактам относятся: верность копии документа и выписки из документа
— п. 115 Регламента, утв. Приказом Минюста России № 156 от 30.08.2017

При этом сведения о личности заявителя нотариус берёт из документа, удостоверяющего личность заявителя (то есть мамы), — паспорт сына для этого действия не нужен вовсе:

Информацию о личности заявителя (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, место рождения) и иных лицах, участвующих в совершении нотариального действия (фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, место рождения), нотариус получает из документов, удостоверяющих личность
— п. 10 Регламента, утв. Приказом Минюста России № 156 от 30.08.2017

Идти можно к любому нотариусу — свидетельствование копии не входит в перечень действий, привязанных к конкретному нотариусу или месту:

Нотариальные действия совершаются любым нотариусом, за исключением случаев, предусмотренных статьями 47, 56, 62 - 64, 69, 70, 74, 75, 87, 89, 96 и 109 настоящих Основ, и других случаев, когда согласно законодательству Российской Федерации и субъектов Российской Федерации нотариальное действие должно быть совершено определенным нотариусом
— ст. 40 Основ законодательства РФ о нотариате

Раз мама — не представитель сына, а самостоятельный заявитель, доверенность от него не нужна; нотариус вправе лишь уточнить, откуда у неё подлинник, но требовать «согласия» сына или его явки — законного основания нет.

Вывод: мама вправе одна прийти к любому нотариусу с оригиналом диплома сына и своим паспортом и получить нотариально засвидетельствованную копию — присутствие сына, его доверенность и письменное согласие для свидетельствования верности копии законом не требуются (ст. 77, 40, 42 Основ, п. 115, 10 Регламента № 156). Паспорт сына нотариусу не нужен, а если нотариус всё же откажет — он обязан вынести постановление (см. блок про отказ).

Если конкретный нотариус всё же настаивает на участии сына: законные границы отказа и что делать

Отказ нотариуса допустим только по основаниям, перечисленным в статье 48 Основ. Ни «сын не пришёл», ни «нет доверенности владельца диплома» в этом перечне нет:

Нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если: совершение такого действия противоречит закону; действие подлежит совершению другим нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона
— ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате

Единственное реальное основание из этого перечня применительно к ситуации — дефекты самого документа: ветхий, нечитаемый, явно подделанный бланк либо подлинник с признаками подчисток («документы… не соответствуют требованиям законодательства»). Тогда отказ правомерен и устраняется либо получением дубликата диплома в вузе, либо обращением к другому нотариусу.

Если отказ всё же последовал, он не может быть немотивированным — нотариус обязан оформить его письменно по просьбе заявителя:

Нотариус по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия
— ч. 3 ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате

Практический смысл для мамы: прямо на приёме просить постановление об отказе с указанием причин — этот документ одновременно и дисциплинирует нотариуса, и служит основанием для жалобы. Жалоба на отказ нотариуса подаётся в суд по месту нахождения нотариуса в порядке особого производства (глава 37 ГПК РФ — заявления о совершённых нотариальных действиях или об отказе в их совершении); альтернативный канал — обращение в нотариальную палату субъекта РФ, которая контролирует деятельность нотариусов. Спорить с нотариусом в кабинете бессмысленно, а вот ссылка на ст. 77 и 48 Основ обычно снимает вопрос: проще всего сразу пойти к другому нотариусу.

Вывод: отказ «приходите с сыном» не опирается на ст. 48 Основ — перечень оснований отказа закрыт, а присутствие владельца документа в него не входит. Если нотариус отказывает, он обязан по просьбе заявителя вынести письменное постановление с причинами в десятидневный срок, которое обжалуется в суд по месту нахождения нотариуса в порядке особого производства (глава 37 ГПК РФ) или через нотариальную палату субъекта РФ; быстрее и дешевле — обратиться к другому нотариусу.

Сколько это стоит и нужен ли вообще нотариус для отдела кадров

Федеральный тариф за свидетельствование копии символический — 10 рублей за страницу (плюс региональный тариф, установленный нотариальной палатой субъекта РФ по ст. 26.1 Основ):

за свидетельствование верности копий документов, а также выписок из документов - 10 рублей за страницу копии документов или выписки из них
— подп. 9 ч. 1 ст. 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате

Диплом — обычно 2–4 страницы (бланк с приложением), то есть весь расход — десятки рублей федерального тарифа и небольшая региональная составляющая. Для сравнения: если бы сын оформлял доверенность, её удостоверение стоило бы несопоставимо дороже, — ещё один аргумент, что доверенность здесь не нужна.

Второй вопрос — правомерно ли вообще требование отдела кадров. ТК РФ запрещает требовать документы, не предусмотренные законом:

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации […]
— ст. 65 ТК РФ

Из этого следует практический вывод: по закону работодателю достаточно копии диплома, заверенной самим работодателем либо вузом, выдавшим документ; нотариальная форма для внутреннего кадрового дела законом не предписана. Однако локальный акт организации или прямой запрос отдела кадров могут содержать такое требование — тогда проще его выполнить (10 руб./стр. + региональный тариф), чем спорить. Денежных потерь у мамы, кроме тарифа, не возникает; если бы отдел кадров отказал в приёме документов, ссылаясь на ненадлежащее заверение, спор решался бы по правилам ст. 65 ТК РФ, но сама по себе нотариальная копия требованиям закона соответствует.

Вывод: заверение копии обойдётся в 10 рублей за страницу федерального тарифа плюс региональный тариф нотариальной палаты субъекта РФ. Требование именно нотариальной копии для кадровых целей законом не установлено (ст. 65 ТК РФ запрещает требовать лишние документы), но если оно есть во внутренних правилах работодателя либо в запросе отдела кадров — дешевле и быстрее его исполнить, чем оспаривать.

Ветки на случай развилок и передача персональных данных сына

Ветка 1 — нотариус требует присутствия владельца документа. Законного основания нет (ст. 77, 48 Основ, блоки 1–2): идти к другому нотариусу либо требовать постановления об отказе. Это не спор с сыном и не требует его приезда.

Ветка 2 — требуется заверение именно у нотариуса по месту нахождения документа/сына. Таких ограничений для свидетельствования копии ст. 40 Основ не устанавливает: действие совершается любым нотариусом. Если же у мамы нет подлинника (сын забрал его), копию заверит нотариус в городе сына — ему для этого нужно только прийти со своим паспортом и дипломом, а копию отправить маме.

Ветка 3 — работодатель настаивает на «свежей» копии или просит оригинал. Оригинал диплома работодателю не передаётся: по смыслу ст. 65 ТК РФ документ об образовании предъявляется при приёме на работу (при необходимости — в виде копии), хранится он у работника; отдавать подлинник в отдел кадров по месту работы мамы законных оснований нет.

Ветка 4 — доверенность от сына. Она понадобилась бы только если бы действие совершалось от его имени (например, получение дубликата диплома или иных документов в вузе вместо него). Доверенность в простой письменной форме на получение документов, связанных с работой/учебой, удостоверить вправе организация, в которой доверитель работает или учится, — нотариус для этого не обязателен:

Доверенности, выдаваемые гражданами, могут быть удостоверены в нотариальном порядке либо организацией, в которой работает или учится доверитель, товариществом собственников жилья, жилищным, жилищно-строительным или иным специализированным потребительским кооперативом, осуществляющим управление многоквартирным домом, управляющей организацией по месту жительства доверителя, администрацией организации социального обслуживания, в которой находится доверитель, а также стационарного лечебного учреждения, в котором доверитель находится на излечении, командиром (начальником) соответствующих воинских части
— ч. 2 ст. 53 ГПК РФ

Передача данных сына. Диплом содержит персональные данные сына; для их обработки (в том числе нотариусом и работодателем) согласие субъекта не требуется в случаях, когда обработка необходима для осуществления прав и законных интересов либо в силу закона:

Законодательство Российской Федерации в области персональных данных основывается на Конституции Российской Федерации и международных договорах Российской Федерации и состоит из настоящего Федерального закона и других определяющих случаи и особенности обработки персональных данных федеральных законов
— ст. 4 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных»

Практически рисков для мамы нет: она передаёт документ, который хранится у неё дома законно, и действует в интересах сына по его просьбе; ответственности за обработку данных сына при нотариальном заверении копии она не несёт. Предусмотрительно — взять у сына короткое письменное подтверждение воли в свободной форме (не для нотариуса, а как подстраховка), это лишь подкрепляет позицию, но обязательным не является.

Вывод: ни одна из развилок не требует приезда сына. Прийти к нотариусу с оригиналом и своим паспортом — законный и достаточный путь; если подлинника нет, копию заверит нотариус в городе сына (ст. 40 Основ). Доверенность нужна только для действий от имени сына (например, получение дубликата в вузе), и её можно удостоверить по месту его работы/учёбы без нотариуса (ч. 2 ст. 53 ГПК РФ). Оригинал диплома работодателю передавать не следует, а согласие сына на заверение копии законом не требуется.