Иконка поиска
Логотип Все адвокаты
Вопрос
Компенсации и выплаты

Как оплачиваются суточные расходы за границей при разъездной работе, если это не командировка

Краткий ответ

Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут

Рекомендуемые действия

  1. 1
    Запросите у работодателя локальный акт или коллективный договор, где установлен размер суточных для разъездных работников.
  2. 2
    Сверьте установленный размер суточных с Федеральным отраслевым соглашением по железнодорожному транспорту.
  3. 3
    Подайте письменное требование о выплате суточных за дни заграничной поездки, сохранив копию с отметкой о принятии.descriptionПисьменное требование работодателю о выплате суточных расходов за дни разъездной работы за границей (свободная форма)
  4. 4
    При отказе обратитесь в Государственную инспекцию труда с жалобой на невыплату причитающихся сумм.descriptionЖалоба в ГИТ (свободная форма)
  5. 5
    При бездействии работодателя подайте иск в суд по месту жительства или нахождения работодателя в течение 1 года.
  6. 6
    В иске требуйте также проценты по ст. 236 ТК РФ за каждый день задержки выплаты.

Документы и доказательства

  • Запросите у работодателя положение о разъездном характере работы и коллективный договор.
  • Получите заверенные копии приказов о направлении в поездку и о размере суточных.
  • Соберите документы, подтверждающие дни нахождения за границей: проездные билеты, отметки в загранпаспорте.
  • Сохраните расчётные листки и платёжные поручения о выплате суточных за спорный период.
  • Зафиксируйте письменный отказ работодателя выплатить суточные, если он последовал.
  • Приложите трудовой договор с указанием разъездного характера работы.

  • Денежные требования

    • Требуйте выплаты суточных за каждый день заграничной поездки на основании ст. 168.1 ТК РФ.
    • При задержке выплаты взыскивайте проценты — 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки.
    • При невыплате суточных работодателю грозит штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: на юрлиц — 30 000–50 000 руб.

  • Сроки и риски

    • Суточные за границей вам положены в обязательном порядке на основании ст. 168.1 ТК РФ, даже если поездка не командировка.
    • Размер суточных ищите в коллективном договоре, локальном акте или отраслевом соглашении вашей компании.
    • Если работодатель занизил ставку, требуйте доплату: сверх 2500 руб./день за границей суммы облагаются НДФЛ и взносами.
    • При отказе выплачивать суточные вы вправе требовать проценты по ст. 236 ТК РФ — 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки.
    • Невыплата суточных грозит работодателю штрафом по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.
    • Запросите у работодателя письменный отказ или расчёт суточных — это зафиксирует дату, с которой начнётся годичный срок для иска.

  • Чего не делать

    • Не соглашайтесь на устные обещания выплатить суточные — требуйте письменного ответа на ваше заявление.
    • Не подписывайте документы о получении суточных в меньшем размере, чем установлено внутренними актами, без пометки о разногласиях.
    • Не ждите, пока работодатель сам предложит выплату, — сразу подавайте письменное заявление о выплате суточных за дни за границей.
    • Не пропускайте срок исковой давности — 1 год с даты, когда вы узнали о невыплате, иначе суд откажет.
    • Не уничтожайте доказательства поездки: билеты, маршрутные листы, путевые листы, отметки о пересечении границы.
    • Не пытайтесь взыскать суточные сверх лимита 2500 руб./день как не облагаемые налогом — эта сумма является пределом для льготы, а не гарантированным размером выплаты.

  • Когда нужен адвокат

    • Обратитесь к адвокату, если работодатель отказывается предоставить локальный акт, устанавливающий размер суточных.
    • Консультация адвоката нужна при споре о размере заграничных суточных, если внутренние документы компании содержат неясности.
    • Привлеките адвоката для оценки перспектив иска, если сумма невыплаченных суточных превышает 50 000 рублей.
    • Помощь адвоката обязательна, если работодатель оспаривает разъездной характер вашей работы.
    • Адвокат потребуется для представления интересов в суде, если работодатель нанял юриста для защиты.
    • Обратитесь к адвокату при сложности доказывания факта заграничной поездки и дней нахождения за рубежом.

  • Что уточнить, чтобы ответ стал точнее

    • Сколько дней длится работа за границей и пересекается ли граница ежедневно или работник находится за рубежом непрерывно

Столкнулись с похожей ситуацией?

Подробно опишите детали, и Нейроадвокат подберёт решение

Развёрнутый ответ Нейроадвоката

  1. Ситуация. Работник занимает должность машиниста в железнодорожной компании; его работа носит разъездной характер, что закреплено в трудовом договоре и/или локальных актах работодателя. В рамках трудовой функции он выехал за пределы Российской Федерации — это служебная поездка, которая в силу прямого указания ст. 166 ТК РФ не признаётся командировкой. Следовательно, к отношениям сторон применяется не командировочный режим (ст. 168 ТК РФ), а специальный режим возмещения расходов при разъездном характере работы (ст. 168.1 ТК РФ). Из этого следует, что у работодателя возникла обязанность возместить работнику связанные со служебной поездкой расходы, включая суточные, независимо от того, что поездка проходила за границей.

  2. Затронутые правоотношения:

    • Трудовые отношения по возмещению расходов при разъездном характере работы — затронуты, поскольку работник выполнял трудовую функцию вне места постоянной работы, а его должность относится к категории работ с разъездным характером; это определяет применимость ст. 168.1 ТК РФ и исключает применение командировочных норм.
    • Локальное и коллективно-договорное регулирование оплаты труда и компенсаций — затронуто, поскольку именно коллективным договором, отраслевым соглашением, локальным нормативным актом или трудовым договором устанавливаются размер и порядок выплаты суточных; без этих документов невозможно определить конкретную ставку заграничных суточных.
    • Налоговые отношения по НДФЛ и страховым взносам — затронуты, поскольку от размера суточных зависит, какая их часть не облагается налогом и взносами; это влияет на фактически получаемую работником сумму.
    • Охранительные отношения по защите трудовых прав — затронуты в случае невыплаты или занижения суточных: у работника возникает право на проценты по ст. 236 ТК РФ, компенсацию морального вреда и обращение в ГИТ или суд.

  3. Юридически значимые обстоятельства:

    • Должность машиниста включена в перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером, утверждённый работодателем; при отсутствии такого перечня применялось бы законодательство о командировках.
    • Поездка за границу осуществлялась по распоряжению работодателя и в рамках трудовой функции, а не по личной инициативе работника.
    • В коллективном договоре, отраслевом соглашении по организациям железнодорожного транспорта, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлен конкретный размер суточных для поездок за пределы РФ и порядок их выплаты.
    • Факт нахождения работника за пределами РФ в конкретные дни, поскольку от этого зависит применение заграничной ставки суточных, а не внутрироссийской.
    • Своевременность и полнота фактической выплаты суточных работодателем, поскольку при нарушении срока или размера возникает право на денежную компенсацию по ст. 236 ТК РФ.

Разъездной характер — не командировка: обязанность возмещать суточные

Ваш выезд за границу при разъездном характере работы прямо выведен из-под режима командировки: служебные поездки работников с разъездным характером командировками не признаются.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются
— ст. 166 ТК РФ

Это означает, что к вашей ситуации применяется не гл. 24 о командировках (ст. 168 ТК РФ) с её порядком для бюджетников, а специальная норма о возмещении расходов при разъездном характере работы.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором
— ст. 168.1 ТК РФ

Для вас, как машиниста с разъездным характером труда, это ключевая норма: работодатель обязан возмещать, в том числе, суточные («дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства»). Суточные прямо включены в перечень обязательных к возмещению расходов независимо от того, находится работник на территории РФ или за её пределами — факт нахождения за границей меняет лишь размер и валюту расчёта, но не саму обязанность.

Вывод: суточные при заграничной поездке с разъездным характером работы вам положены в обязательном порядке — работодатель не вправе отказать в их выплате, ссылаясь на то, что это «не командировка». Именно потому, что это не командировка, применяется ст. 168.1 ТК РФ, а не командировочные нормы.

Где установлен размер суточных за границу

Закон прямо не устанавливает единый размер суточных для работников с разъездным характером работы (в отличие от командировок работников федеральных госорганов и учреждений, где действуют акты Правительства). Размер и порядок возмещения определяются документами конкретного работодателя.

Работодатель обязан определить перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых носит разъездной характер, протекает в пути или в полевых условиях, носит экспедиционный характер. В отсутствие такого перечня трудовые отношения, связанные со служебными перемещениями работников, регулируются законодательством о командировках
— Руководство Роструда, утв. Приказом от 11.11.2022 № 253

Из этого следует два практических правила. Первое — у работодателя обязан быть перечень работ/должностей с разъездным характером (в него должна попадать должность машиниста) и установленный размер суточных. Второе — именно в этих документах надо искать, какой размер суточных установлен для поездок за пределы РФ (обычно это отдельная «заграничная» ставка, часто выше российской) и в какой валюте/по какому курсу она выплачивается.

Размер и порядок закрепляются, согласно ст. 168.1 ТК РФ, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также (это допускается отдельно) трудовым договором. Для организаций железнодорожного транспорта дополнительно действует Федеральное отраслевое соглашение — именно в нём и в локальных актах вашей компании следует искать конкретную ставку заграничных суточных.

Вывод: федеральный закон не фиксирует конкретную сумму. Конкретный размер заграничных суточных для вашей должности установлен локальным актом работодателя, коллективным договором и/или отраслевым соглашением по организациям железнодорожного транспорта. Требовать выплату нужно по ставке, закреплённой в этих документах; если работодатель платит «по российской» ставке за дни пребывания за рубежом — это может быть неправомерным занижением, если во внутреннем акте предусмотрена отдельная заграничная ставка.

Налоговая составляющая: лимиты необложения суточных

Для работодателя (налогового агента) суточные сверх установленных пределов облагаются НДФЛ и страховыми взносами, что влияет на то, какую сумму фактически вы получите «на руки».

не более 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации, суточные, выплачиваемые в размерах, установленных актом Президента Российской Федерации и (или) актом Правительства Российской Федерации, работникам при направлении их в служебные командировки на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, курортный сбор, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта, получению виз, оформлению полиса добровольного медицинского страхования, требуемого для въезда на территории иностранных государств и пребывания на таких территориях в период служебной командировки, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
— ст. 217 НК РФ (суточные)

Для НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) суточные не облагаются в пределах 700 руб./день по РФ и 2 500 руб./день за пределами РФ. Аналогичный предел по страховым взносам установлен п. 2 ст. 422 НК РФ и ст. 20.2 ФЗ № 125-ФЗ: компенсационные выплаты при выполнении трудовых обязанностей не облагаются взносами «в пределах норм», установленных законодательством.

с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, за исключением выплат в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов, выплат в иностранной валюте взамен суточных, предусмотренных пунктом 1 статьи 217 настоящего Кодекса, российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, выплат в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы
— подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ

с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность, за исключением: выплат в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов; выплат в иностранной валюте взамен суточных, производимых в соответствии с законодательством Российской Федерации российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, а также выплат в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы
— подп. 2 п. 1 ст. 20.2 ФЗ № 125-ФЗ

Важный нюанс: приведённый в ст. 217 НК РФ лимит формально сформулирован для «служебных командировок», однако на практике суточные при разъездном характере работы приравниваются к ним для целей НДФЛ/взносов в тех же пределах (700/2 500 руб.). Поэтому если работодатель установил и выплачивает вам заграничные суточные в пределах 2 500 руб./день, они не облагаются НДФЛ; всё, что сверх, — облагается.

Вывод: экономический смысл для вас: выплаченная сумма заграничных суточных в пределах 2 500 руб./день не уменьшает ваш доход налогом. Это не меняет обязанности работодателя выплатить суточные, но объясняет, почему при высоких ставках часть суммы может удерживаться как НДФЛ — и почему работодателю выгодно держать ставку в пределах лимита.

Последствия невыплаты суточных: проценты, моральный вред, ответственность

Если работодатель не выплатил суточные в срок или занизил их, наступают материально-правовые и административные последствия.

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя
— ст. 236 ТК РФ

Суточные относятся к «другим выплатам, причитающимся работнику», поэтому при их задержке работодатель обязан уплатить проценты (денежную компенсацию) в размере не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты. Обязанность возникает независимо от вины работодателя. Если спор пойдёт в суд, возможно также взыскание морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо воспрепятствование работодателем осуществлению работником права на замену кредитной организации, в которую должна быть переведена заработная плата, либо установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, - (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 221-ФЗ ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 7. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 6 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
— ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ

Невыплата (в том числе неполная) выплат, причитающихся в рамках трудовых отношений, образует административное правонарушение: штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб., на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб., при повторном нарушении — до дисквалификации руководителя.

Вывод: при отказе работодателя выплатить суточные вы вправе требовать их с процентами по ст. 236 ТК РФ, а также обратиться в ГИТ (трудовая инспекция) или в суд. Срок обращения в суд по спору о невыплате таких сумм составляет 1 год (ст. 392 ТК РФ). Для споров о взыскании сумм в пределах 50 000 руб. подсудность — мировой судья, свыше — районный суд; в любом случае спор о взыскании причитающихся выплат относится к компетенции суда общей юрисдикции по месту нахождения работодателя либо по месту жительства работника (по выбору истца в трудовых спорах).

Суточные при заграничной поездке с разъездным характером работы вам положены в обязательном порядке — работодатель обязан их выплачивать на основании ст. 168.1 ТК РФ, а конкретный размер и порядок выплаты устанавливаются коллективным договором, отраслевым соглашением или локальным нормативным актом вашей компании.

Ваш выезд за границу при разъездном характере работы не является командировкой (ст. 166 ТК РФ), поэтому к нему применяется специальная норма ст. 168.1 ТК РФ. Она прямо обязывает работодателя возмещать работнику с разъездным характером труда «дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие)». Обязанность по выплате суточных не отменяется фактом нахождения за границей, однако применимость и размер ставки зависят от внутренних документов работодателя.

Конкретный размер заграничных суточных федеральным законом не установлен. Его нужно искать в документах вашего работодателя: коллективном договоре, локальном нормативном акте (например, положении о разъездном характере работы), трудовом договоре, а также в Федеральном отраслевом соглашении по организациям железнодорожного транспорта. Если во внутренних документах предусмотрена отдельная «заграничная» ставка суточных, а работодатель платит по российской — это неправомерное занижение.

Для налоговых целей суточные в пределах 2 500 рублей в день не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, однако это прямо установлено для командировок (ст. 217 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 ФЗ № 125-ФЗ); применимость к разъездному характеру работы требует дополнительного обоснования. Суммы сверх этого лимита подлежат налогообложению, что не отменяет обязанности работодателя их выплатить, если они установлены внутренними документами.

Если работодатель отказывается выплачивать суточные или занижает их размер, вы вправе требовать выплаты с процентами по ст. 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки, начиная со дня, следующего за установленным сроком выплаты. Обязанность по уплате процентов возникает независимо от вины работодателя. Кроме того, невыплата причитающихся работнику сумм образует административное правонарушение по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.).

Пошаговые действия

  1. Запросите у работодателя документы, устанавливающие размер и порядок выплаты суточных при разъездном характере работы: коллективный договор, локальный нормативный акт (положение о разъездном характере работы, положение об оплате труда), а также ознакомьтесь с Федеральным отраслевым соглашением по организациям железнодорожного транспорта. Уточните, какая ставка суточных установлена именно для поездок за пределы РФ.

  2. Подайте письменное заявление работодателю с требованием выплатить суточные за дни нахождения за границей по установленной ставке. Сохраните копию заявления с отметкой о принятии либо направьте его заказным письмом с уведомлением о вручении.

  3. При отказе или бездействии работодателя обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) по месту нахождения работодателя с жалобой на невыплату причитающихся сумм. К жалобе приложите копии заявления работодателю, трудового договора и иных документов, подтверждающих разъездной характер работы и факт заграничной поездки.

  4. Одновременно или вместо жалобы в ГИТ подайте иск в суд общей юрисдикции. Срок обращения в суд — 1 год со дня, когда вы узнали или должны были узнать о нарушении своего права (ст. 392 ТК РФ). Подсудность по вашему выбору: по месту нахождения работодателя или по месту вашего жительства. При сумме требований до 50 000 руб. иск подаётся мировому судье, свыше 50 000 руб. — в районный суд.

  5. В исковом заявлении требуйте: взыскания невыплаченных суточных, процентов по ст. 236 ТК РФ (1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки), а также компенсации морального вреда на основании ст. 237 ТК РФ. К иску приложите расчёт задолженности и документы, подтверждающие факт заграничной поездки и установленный размер суточных.