Кто отвечает за ошибки в бухгалтерском учёте: бухгалтер или руководитель, и что делать с расхождениями по зарплате и больничным

Кто отвечает за ведение бухгалтерского учёта — руководитель или бухгалтер

Закон жёстко разграничивает две функции: организацию учёта и ведение учёта. Организует учёт всегда руководитель — это его неотъемлемая обязанность, которую нельзя «делегировать» бухгалтеру.

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта , за исключением случаев, если иное установлено бюджетным законодательством Российской Федерации . (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 247-ФЗ) 2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта. 3. Руководитель экономического субъекта обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено настоящей частью. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.
— ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Это значит: именно руководитель обязан был создать вам условия — штат, порядок документооборота, сроки передачи первички, — и за отсутствие такой организации отвечает он, а не вы. Ваша зона — ведение учёта на основе тех документов, которые вам передали.

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта. (В редакции федеральных законов от 21.12.2013 № 357-ФЗ, от 26.07.2019 № 247-ФЗ) 4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. (В редакции федеральных законов от 21.12.2013 № 357-ФЗ, от 26.07.2019 № 247-ФЗ) 5.
— ч. 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ

Ключевая защита для вас: вы как лицо, ведущее учёт, не отвечаете за соответствие первичных документов, которые составили другие сотрудники, реальным фактам, а ваши письменные требования о порядке оформления документов обязательны для всех работников организации. Если ошибки возникли из-за того, что вам не передали или несвоевременно передали первичку, — это не ваша вина.

данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию; 2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период. Статья 8. Учетная политика 1. Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику. 2. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. 3.
— п. 1 ч. 8 ст. 7 Федерального закона № 402-ФЗ

При разногласиях с руководителем данные принимаются к учёту только по его письменному распоряжению, и всю ответственность за созданную таким образом информацию закон возлагает единолично на руководителя. Этот же принцип подтверждён судебной практикой: руководитель отвечает за надлежащую организацию бухучёта, а главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии должности главного бухгалтера) — за ведение учёта и отчётность.

Решая вопрос о привлечении должностного лица организации к административной ответственности по статьям 15.5, 15.6 и 15.11 КоАП РФ необходимо руководствоваться положениями пункта 1 статьи 6 и пункта 2 статьи 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которыми руководитель несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета, а главный бухгалтер (бухгалтер при отсутствии в штате должности главного бухгалтера) – за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. 25. При квалификации действий лица по статье 15.6 и статье 15.11 КоАП РФ необходимо также принимать во внимание пункт 4 статьи 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», согласно которому в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций. 26.
— п. 24 Постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 № 18

Вывод: за организацию бухгалтерского учёта (кадры, документооборот, условия) отвечает руководитель организации; вы как бухгалтер отвечаете только за ведение учёта на основании переданных вам документов и не отвечаете за достоверность первички, составленной другими лицами, и за последствия письменных распоряжений руководителя. Если вы — единственный бухгалтер без главного бухгалтера, именно на вас ложится функция ведения учёта, но при этом сохраняется возможность доказать отсутствие вашей вины из-за непередачи документов и отсутствия условий.

Ветка 1: вы главный бухгалтер (или и.о.) — объём материальной ответственности

По общему правилу работник возмещает только прямой действительный ущерб и в пределах среднего месячного заработка.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
— ст. 241 ТК РФ

Полная материальная ответственность для главного бухгалтера возможна только если это прямо записано в его трудовом договоре, и при отсутствии такого условия он отвечает лишь в пределах среднего заработка.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ)
— ч. 2 ст. 243 ТК РФ

Судам необходимо иметь в виду, что в силу части второй статьи 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере может быть возложена на заместителя руководителя организации или на главного бухгалтера при условии, что это установлено трудовым договором. Если трудовым договором не предусмотрено, что указанные лица в случае причинения ущерба несут материальную ответственность в полном размере, то при отсутствии иных оснований, дающих право на привлечение этих лиц к такой ответственности, они могут нести ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка. 11. Судам следует учитывать, что работник может быть привлечен к материальной ответственности в полном размере на основании пункта 5 части первой статьи 243 ТК РФ, если ущерб причинен в результате преступных действий, установленных вступившим в законную силу приговором суда. Учитывая, что наличие обвинительного приговора суда является обязательным условием для возможного привлечения работника к полной материальной ответственности по пункту 5 части первой статьи 243 ТК РФ, прекращение уголовного дела на стадии предварительного расследования или в суде, в том числе и по нереабилитирующим основаниям (в частности, в связи с истечением сроков давности уголовного преследования, вследствие акта об амнистии), либо вынесение судом оправдательного приговора не может служить основанием для привлечения лица к полной материальной ответственности.
— п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52

Обратите внимание: перечень случаев полной ответственности (умысел, недостача вверенных ценностей, преступные действия по приговору суда и др.) — закрытый.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях: 1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей; 2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу; 3) умышленного причинения ущерба; 4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда; 6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом; (В редакции Федерального закона от 27.11.2017 № 359-ФЗ) 7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 03.08.2018 № 315-ФЗ) 8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
— абз. 1 ст. 243 ТК РФ

Даже если ущерб доказан, суд вправе снизить взыскиваемую сумму с учётом вашего материального положения и степени вины.

Орган по рассмотрению трудовых споров может с учетом степени и формы вины, материального положения работника и других обстоятельств снизить размер ущерба, подлежащий взысканию с работника. Снижение размера ущерба, подлежащего взысканию с работника, не производится, если ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях. ЧАСТЬ ЧЕТВЕРТАЯ Раздел XII. ОСОБЕННОСТИ РЕГУЛИРОВАНИЯ ТРУДА ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ РАБОТНИКОВ Глава 40. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
— ст. 250 ТК РФ

Вывод: если вы главный бухгалтер и в вашем трудовом договоре нет условия о полной материальной ответственности — с вас можно взыскать не более среднего месячного заработка, и работодатель обязан в суде доказать противоправность, вину, причинную связь и размер прямого действительного ущерба. При наличии оговорки о полной ответственности в договоре — риск полного возмещения, но и тогда суд может снизить сумму по ст. 250 ТК РФ.

Ветка 2: вы рядовой бухгалтер — предел средней месячной зарплаты

Для рядового бухгалтера, не замещающего главного, полная материальная ответственность по ст. 243 ТК РФ не предусмотрена: правило о полной ответственности распространяется только на заместителя руководителя и главного бухгалтера, и только по условию трудового договора. Любой бухгалтер (включая главного) может быть привлечён к полной ответственности лишь по специальным основаниям — умышленное причинение ущерба, недостача вверенных по спецдоговору ценностей, преступные действия по приговору, административное правонарушение, установленное органом.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях: 1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей; 2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу; 3) умышленного причинения ущерба; 4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда; 6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом; (В редакции Федерального закона от 27.11.2017 № 359-ФЗ) 7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами; (В редакции федеральных законов от 30.06.2006 № 90-ФЗ; от 03.08.2018 № 315-ФЗ) 8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей. Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
— абз. 1 ст. 243 ТК РФ

Значит, при обычной счётной/арифметической ошибке или неверном применении норм рядовой бухгалтер отвечает в пределах среднего месячного заработка, а не всем своим имуществом.

При этом закон прямо освобождает от материальной ответственности в ряде ситуаций, в том числе при нормальном хозяйственном риске; Пленум разъяснил, что такое риск, и что бремя доказывания отсутствия оснований для освобождения лежит на работодателе.

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
— ст. 239 ТК РФ

Работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (статья 239 ТК РФ). К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для 3 предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба. 6. В силу статьи 240 ТК РФ работодатель вправе с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником. Исходя из содержания статьи 240 ТК РФ такой отказ допустим независимо от того, несет ли работник ограниченную материальную ответственность либо материальную ответственность в полном размере, а также независимо от формы собственности организации.
— п. 5 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52

Вывод: как рядовой бухгалтер вы отвечаете перед работодателем в пределах среднего месячного заработка, при этом переработки, нехватка людей и отсутствие отлаженного учёта — обстоятельства, работающие на вас: работодатель обязан доказать вашу вину и причинную связь, а вы вправе ссылаться на отсутствие условий и надлежащей организации учёта со стороны работодателя (ст. 239 ТК РФ, п. 4, 5 Пленума № 52).

Ветка 3: освобождение от ответственности при отсутствии условий и из-за непередачи документов

Ваш главный аргумент — закон прямо исключает материальную ответственность, когда работодатель не обеспечил надлежащих условий.

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
— ст. 239 ТК РФ

Пленум уточняет, что неисполнение работодателем обязанности по обеспечению условий может быть основанием для отказа в иске, а работник вообще не привлекается к ответственности при отсутствии всей совокупности условий (противоправность, вина, причинная связь, прямой действительный ущерб, размер), доказывать которые обязан именно работодатель.

К обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя, в частности, относятся: отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника; противоправность поведения (действия или бездействие) причинителя вреда; вина работника в причинении ущерба; причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом; наличие прямого действительного ущерба; размер причиненного ущерба; соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности. Если работодателем доказаны правомерность заключения с работником договора о полной материальной ответственности и наличие у этого работника недостачи, последний обязан доказать отсутствие своей вины в причинении ущерба. 5. Работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (статья 239 ТК РФ).
— п. 4 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52

Кроме «неисполнения обязанности по обеспечению надлежащих условий» закон отдельно указывает и «нормальный хозяйственный риск». Кадровый дефицит, работа «за троих» и отсутствие налаженного учёта — это обстоятельства, характеризующие именно условия, которые обязан был создать руководитель.

Работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (статья 239 ТК РФ). К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для 3 предотвращения ущерба, и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей. Неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба. 6. В силу статьи 240 ТК РФ работодатель вправе с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником. Исходя из содержания статьи 240 ТК РФ такой отказ допустим независимо от того, несет ли работник ограниченную материальную ответственность либо материальную ответственность в полном размере, а также независимо от формы собственности организации.
— п. 5 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52

Вывод: отсутствие надлежащих условий для работы (нехватка персонала, неотлаженный документооборот, непередача первичных документов) — прямое законное основание для освобождения бухгалтера от материальной ответственности, а бремя доказывания обратного (вины, противоправности, причинной связи) лежит на работодателе; письменные обращения к руководителю о невозможности вести учёт в таких условиях — ваше ключевое доказательство.

Административная ответственность: кого и по какой статье привлекут за выявленные расхождения

За грубое нарушение требований к бухучёту и искажение показателей отчётности установлен административный штраф на должностных лиц — а «грубым» признаётся, в частности, искажение любого стоимостного показателя отчётности не менее чем на 10 %.

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей. 2. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Примечания: 1. Под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, предусмотренных статьей 15.15.6 настоящего Кодекса), понимается: занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета; искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10 процентов; регистрация в регистрах бухгалтерского учета мнимого объекта бухгалтерского учета (в том числе неосуществленных расходов, несуществующих обязательств, не имевших места фактов хозяйственной жизни) или притворного объекта бухгалтерского учета; ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета; составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
— ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ

Ключевые защитные оговорки: ответственность не применяется к бухгалтеру, если искажение вызвано несоответствием первички, составленной другими лицами, фактам или непередачей/несвоевременной передачей документов ему для регистрации; и лицо освобождается от ответственности, если ошибка исправлена в установленном порядке до утверждения отчётности.

Предусмотренная настоящей статьей административная ответственность за искажение показателей бухгалтерской (финансовой) отчетности не применяется к лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в случае, если такое искажение допущено в результате несоответствия составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни и (или) непередачи либо несвоевременной передачи первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. (примечание 1.1 введено Федеральным законом от 29.05.2019 N 113-ФЗ) 2. Должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные настоящей статьей, в следующих случаях: представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчета) неуплаченной суммы налога (сбора) вследствие искажения данных бухгалтерского учета, а также уплата соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных статьей 81 Налогового кодекса Российской Федерации; исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской (финансовой) отчетности) до утверждения бухгалтерской (финансовой) отчетности в установленном законодательством Российской Федерации порядке
— примечание 1.1 к ст. 15.11 КоАП РФ, п. 1.1

Столь же важна «рабочая» норма об ответственности за нарушение трудового законодательства, включая невыплату или неполную выплату зарплаты и иных выплат в рамках трудовых отношений.

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27 1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3.
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо воспрепятствование работодателем осуществлению работником права на замену кредитной организации, в которую должна быть переведена заработная плата, либо установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, - (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 221-ФЗ ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 7. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 6 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
— ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ

Пленум разъяснил, где проходит граница между административной и уголовной ответственностью: если частичная невыплата свыше трёх месяцев или полная невыплата свыше двух месяцев совершены из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем, это уже уголовно наказуемое деяние, и административное дело прекращается.

привлечении к административной ответственности по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ следует также учитывать, что квалификации в качестве административного правонарушения не подлежат частичная невыплата (в размере менее половины подлежащей выплате суммы) свыше трех месяцев либо полная невыплата свыше двух месяцев заработной платы, иных установленных законом выплат работникам, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности руководителем организации, работодателем (физическим лицом, руководителем филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации), поскольку такие действия (бездействие) содержат признаки уголовно наказуемого деяния, предусмотренного статьей 1451 Уголовного кодекса Российской Федерации. В случае установления указанных обстоятельств при рассмотрении дела об административном правонарушении данное дело подлежит прекращению с передачей материалов в орган предварительного расследования для решения вопроса о возбуждении уголовного дела (пункт 3 части 11 статьи 29.9 КоАП РФ, подпункт «а» пункта 1 части 2 статьи 151 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации). 16. Коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
— п. 15 Постановления Пленума ВС РФ от 23.12.2021 № 45

Отдельно — норма п. 15 Пленума № 45, прямо ориентирующая на изъятие из КоАП: такие факты не квалифицируются как административное правонарушение. При этом, если нарушение совершено должностным лицом в связи с ненадлежащим исполнением служебных обязанностей, оно привлекается как должностное лицо.

Административной ответственности подлежит должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Примечание. Под должностным лицом в настоящем Кодексе следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации.
— ст. 2.4 КоАП РФ, п. 2

Вывод: расхождения могут попасть под ст. 15.11 КоАП (штраф 5–10 тыс. руб. для должностного лица, при повторности — 10–20 тыс. или дисквалификация), но состав исключается, если искажение вызвано непередачей документов вам как ведущему учёт, и лицо освобождается при своевременном исправлении отчётности; неверные выплаты работникам — это уже ст. 5.27 КоАП (ч. 1 — 1–5 тыс. руб.; ч. 6 — 10–20 тыс. руб. на должностное лицо), а при длительной невыплате из корыстной заинтересованности руководителя возможна и уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ.

Обязанность пересчитать и доплатить работникам

Ошибка в начислении — не «просто бумажка»: работодатель по закону обязан выплачивать зарплату в полном размере, и никакие кадровые трудности от этой обязанности его не освобождают.

Работодатель обязан: соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров; предоставлять работникам работу, обусловленную трудовым договором; обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда; обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей; обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности; выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с настоящим Кодексом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами;
— ст. 22 ТК РФ

Это означает, что выявленные расхождения в пользу работников (недоплата компенсаций, зарплаты, больничных, отпускных) подлежат устранению: работодатель обязан произвести перерасчёт и доплатить. И за период задержки — начислить проценты (денежную компенсацию) за каждый день.

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ст. 236 ТК РФ

Денежная компенсация начисляется не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки, причём независимо от вины работодателя. О сроках: зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а оплата отпуска — не позднее чем за три дня до его начала.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 272-ФЗ) Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Статья 137. Ограничение удержаний из заработной платы Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться: для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
— абз. 5 ч. 1 ст. 136 ТК РФ

Вывод: недоплаченные суммы при выявлении ошибок нужно не «списать», а пересчитать и доплатить каждому работнику, одновременно начислив компенсацию по ст. 236 ТК РФ (не ниже 1/150 ключевой ставки за каждый день задержки, независимо от вины работодателя). Это обязанность работодателя в лице руководителя, а не «личное дело» бухгалтера.

Переплата: можно ли удержать/взыскать излишне выплаченное

Если в ряде случаев выявлена переплата (например, отпускные пересчитали в сторону уменьшения), действует жёсткое правило в пользу работника: излишне выплаченная зарплата, в том числе при неправильном применении трудового законодательства, не может быть взыскана, кроме случаев счётной ошибки, вины работника в невыполнении норм труда/простое или неправомерных действий, установленных судом.

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. Статья 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 процентов заработной платы. Ограничения, установленные настоящей статьей, не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением.
— ч. 5 ст. 137 ТК РФ

Если речь о счётной ошибке, удержание возможно, но только в месячный срок и если работник не оспаривает основание и размер удержания; сам размер всех удержаний ограничен — не более 20 % (в отдельных случаях 50 %) каждой выплаты.

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса); (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
— абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ

Гражданско-правовая норма о неосновательном обогащении применяется лишь с изъятием: зарплата и приравненные платежи, предоставленные гражданину как средство к существованию, возврату не подлежат при отсутствии недобросовестности с его стороны и счётной ошибки.

Лицо, которое без установленных законом, иными правовыми актами или сделкой оснований приобрело или сберегло имущество (приобретатель) за счет другого лица (потерпевшего), обязано возвратить последнему неосновательно приобретенное или сбереженное имущество (неосновательное обогащение), за исключением случаев, предусмотренных статьей 1109 настоящего Кодекса. 2. Правила, предусмотренные настоящей главой, применяются независимо от того, явилось ли неосновательное обогащение результатом поведения приобретателя имущества, самого потерпевшего, третьих лиц или произошло помимо их воли.
— п. 1 ст. 1102 ГК РФ

заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки; 4) денежные суммы и иное имущество, предоставленные во исполнение несуществующего обязательства, если приобретатель докажет, что лицо, требующее возврата имущества, знало об отсутствии обязательства либо предоставило имущество в целях благотворительности. Президент Российской Федерации Б.Ельцин Москва, Кремль 26 января 1996 года № 14-ФЗ
— подп. 3 ст. 1109 ГК РФ

Вывод: переплату вследствие «неправильного применения норм» (не счётной ошибки) взыскать с работника нельзя; удержать можно только при счётной ошибке, в месячный срок, с согласия работника и в пределах 20 % каждой выплаты. Разница между «недоплатой» (обязаны доплатить) и «переплатой» (как правило, списывается) — принципиальна для объёма работы по каждой ошибке.

Сроки, порядок обращения и оспаривание акта проверки

Работник по спорам о невыплате зарплаты может обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты; по иным трудовым спорам — три месяца. Работодатель же вправе взыскать с работника ущерб (в том числе суммы, выплаченные третьим лицам) в течение года со дня выплаты.

В силу части второй статьи 392 ТК РФ работодатель вправе предъявить иск к работнику о взыскании сумм, выплаченных в счет возмещения ущерба третьим лицам, в течение одного года с момента выплаты работодателем данных сумм. 16. Если в ходе судебного разбирательства будет установлено, что работник обязан возместить причиненный ущерб, суд в соответствии с частью первой статьи 250 ТК РФ может с учетом степени и формы вины, материального положения работника, а также других конкретных обстоятельств снизить размер сумм, подлежащих взысканию, но не вправе полностью освободить работника от такой обязанности. При этом следует иметь в виду, что в соответствии с частью второй статьи 250 ТК РФ снижение размера ущерба, подлежащего взысканию с 7 работника, не может быть произведено, если ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях. Снижение размера ущерба допустимо в случаях как полной, так и ограниченной материальной ответственности. Такое снижение возможно также и при коллективной (бригадной) ответственности, но только после определения сумм, подлежащих взысканию с каждого члена коллектива (бригады), поскольку степень вины, конкретные обстоятельства для каждого из членов коллектива (бригады) могут быть неодинаковыми (например, активное или безразличное отношение работника к предотвращению ущерба либо уменьшению его размера).
— ч. 2 ст. 392 ТК РФ

Для защиты собственных документов и позиции вы вправе требовать копии документов, связанных с работой.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66 1 и 84 1 настоящего Кодекса. (Статья в редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Глава 11.
— ч. 1 ст. 62 ТК РФ

Сроки обращения работника и работодателя различаются, и по спорам о невыплате зарплаты срок исчисляется годом.

Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки или со дня предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у работодателя по последнему месту работы . (В редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении. (Дополнение частью - Федеральный закон от 03.07.2016 № 272-ФЗ) При наличии спора о компенсации морального вреда, причиненного работнику вследствие нарушения его трудовых прав, требование о такой компенсации может быть заявлено в суд одновременно с требованием о восстановлении нарушенных трудовых прав либо в течение трех месяцев после вступления в законную силу решения суда, которым эти права были восстановлены полностью или частично.
— ч. 1 ст. 392 ТК РФ

Вывод: у работников год на суд по недоплатам (ст. 392 ТК РФ), у работодателя год на взыскание с работника причинённого ущерба (ч. 2 ст. 392 ТК РФ) — поэтому по переплатам и удержаниям нельзя тянуть. Акт проверки не является приговором лично вам: при несогласии он оспаривается в порядке подчинённости вышестоящему органу надзора либо в суде, а при вынесении постановления по делу об административном правонарушении — в суд; при этом наличие спора не исключает параллельного рассмотрения (материалы проверяющего, жалоба защищают вашу позицию по конкретным фактам).

Региональный слой: Луганская Народная Республика

Территориальная принадлежность организации (ЛНР) на существо норм не влияет: бухгалтерский учёт, оплата труда и ответственность регулируются федеральным законодательством (402-ФЗ, ТК РФ, КоАП РФ, УК РФ), действующим на всей территории РФ. Специального регионального режима самих правил ведения бухучёта или оплаты труда для ЛНР, который менял бы изложенные выводы, не установлено — региональные акты субъектов по вопросам административной ответственности могут устанавливать свою ответственность лишь по предметам ведения субъекта (например, за завышение цен), что к вашему вопросу об учётных и расчётных ошибках отношения не имеет.

Вывод: на исход дела местонахождение в ЛНР не влияет — применяются те же федеральные нормы; проверку соблюдения трудового законодательства проводит федеральная инспекция труда (Роструд/ГИТ), а вопросы бухучёта — налоговые органы; споры разрешаются районным судом по месту нахождения работодателя.

Порядок обжалования акта проверки и решений надзорного органа

Обжалование решений федеральной инспекции труда (предписаний, постановлений) и действий её должностных лиц, принятых в рамках федерального госконтроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства, осуществляется в порядке Закона о государственном контроле (надзоре) — досудебное обжалование в вышестоящий орган (руководителю вышестоящего органа государственного контроля) либо судебное обжалование.

Обжалование решений федеральной инспекции труда, действий (бездействия) ее должностных лиц Обжалование решений федеральной инспекции труда, действий (бездействия) ее должностных лиц, принятых в рамках федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственном контроле (надзоре), муниципальном контроле. (Статья в редакции Федерального закона от 28.06.2021 № 220-ФЗ)
— ст. 361 ТК РФ

Что это даёт вам: акт проверки, составленный надзорным органом, сам по себе не является актом о привлечении к ответственности — по результатам рассмотрения материалов (возражений на акт) руководитель органа выносит решение, которое и подлежит обжалованию. Для налоговых актов проверки действует общий порядок: до вынесения решения можно подавать возражения на акт, а итоговое решение обжалуется в вышестоящий налоговый орган, а затем в суд.

Вывод: выявленные проверкой расхождения не влекут автоматической ответственности лично вас — сначала оформляется акт, на который подаются возражения, затем выносится решение, и только его вы (или организация) обжалуете в вышестоящий орган надзора или в суд (ст. 361 ТК РФ со ссылкой на законодательство о госконтроле). Отсутствие заранее подписанных документов не лишает права оспаривать факты по существу.