Нужно ли заказывать справку 2-НДФЛ на последнем месте работы, если отработала всего месяц и увольняюсь по собственному желанию?

Обязан ли последний работодатель выдать справку о доходах и в какой срок

Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. (В редакции федеральных законов от 29.06.2004 № 58-ФЗ; от 29.07.2004 № 95-ФЗ) 4. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 02.11.2013 № 306-ФЗ ) (У тратил силу - Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ) 5. В случае неисполнения реорганизованной (реорганизуемой) организацией (независимо от формы реорганизации) до момента завершения реорганизации обязанностей, предусмотренных настоящей статьей, сведения, предусмотренные пунктом 2 настоящей статьи, подлежат представлению правопреемником (правопреемниками) в налоговый орган по месту своего учета. (В редакции Федерального закона от 29.09.2019 № 325-ФЗ) При наличии нескольких правопреемников обязанность каждого из правопреемников при исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей статьей, определяется на основании передаточного акта или разделительного баланса. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 27.11.2017 № 335-ФЗ) 6.
— п. 3 ст. 230 НК РФ

Это налоговая, самостоятельная от трудового договора обязанность: работодатель выступает налоговым агентом и обязан выдать справку о доходах и удержанном НДФЛ по вашему заявлению, по утверждённой ФНС форме. Обязанность выдать справку прекращением трудового договора не «отменяется» — вы обращаетесь как физическое лицо, получавшее доход от этого агента. Юридически неважно, где именно вы работали — и по последнему, и по любому прежнему месту работы справка выдаётся по заявлению.

форму справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц "Справка о доходах и суммах налога физического лица" согласно приложению № 4 к настоящему приказу. 10. При заполнении Расчета с использованием программного обеспечения значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу. 11. Заполнение текстовых полей Расчета осуществляется заглавными печатными символами. 12. В Расчете обязательны к заполнению реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль ("0"). 13. Все стоимостные показатели указываются в Расчете в рублях и копейках. Суммы налога указываются в полных рублях. Значения показателей сумм налога менее 50 копеек отбрасываются, а суммы 50 копеек и более округляются до полного рубля. 14. Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнения всех знакомест соответствующего поля, в незаполненных знакоместах в правой части поля проставляется прочерк. Например, в верхней части каждой страницы Расчета указывается идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН). При указании десятизначного ИНН организации в поле из двенадцати знакомест показатель заполняется слева направо, начиная с первого знакоместа, в последних двух знакоместах ставится прочерк: "ИНН 5024002119--". Дробные числовые показатели заполняются аналогично правилам заполнения целых числовых показателей.
— п. 1 Приказа ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@

Сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных и удержанных налоговым агентом, и сведения о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога, представляются в составе Расчета в виде Приложения № 1 к Расчету "Справка о доходах и суммах налога физического лица".
— п. 18 Порядка, утв. Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@

Форма, которую от вас просят под условным названием «2-НДФЛ», сегодня называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица» — это приложение № 4 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, которое используется и как приложение к расчёту 6-НДФЛ. Именно её и выдаёт бухгалтерия работодателя.

Срок выдачи прямо установлен Трудовым кодексом: по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать копии документов, связанных с работой, к которым закон прямо относит «справки о заработной плате».

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ст. 62 ТК РФ

Раньше вы не обязаны ждать дня увольнения — справку выдают и уволившемуся работнику по заявлению (в течение трёх рабочих дней), и в последний рабочий день при увольнении; «идти отдельно в бухгалтерию и просить» ничего не мешает, но просить нужно письменно, а не на словах.

Реквизит выдачи документов в день увольнения дублирован в ст. 84.1 ТК РФ — она привязывает выдачу документов к последнему дню работы:

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
— ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ

Вывод: справку о доходах (по новой форме — «Справка о доходах и суммах налога физического лица») оформляет именно последний работодатель через свою бухгалтерию; для этого достаточно подать письменное заявление, и выдать её обязаны не позднее трёх рабочих дней со дня заявления (либо в день увольнения, если заявление подано к этому дню). То, что вы отработали всего один месяц, срок и право на справку не отменяет: закон связывает выдачу с фактом начисления дохода у данного налогового агента, а не с длительностью стажа.

Дадут ли справку, если отработан только один месяц (и «а если дохода не было»)

Право на справку не привязано к продолжительности работы — важны два факта: (1) вы состояли с работодателем в трудовых отношениях, (2) работодатель начислял вам выплаты, т.е. выступал по отношению к вам налоговым агентом.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ст. 62 ТК РФ

Закон говорит о выдаче «справок о заработной плате» и «других» документов, связанных с работой, без оговорки о минимальном стаже, — один отработанный месяц под это полностью подпадает. Норма даёт работнику право не только на справку о зарплате, но и на бесплатный доступ ко всем своим персональным данным с правом получить копии любой записи:

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; определение своих представителей для защиты своих персональных данных; доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору; (В редакции Федерального закона от 25.11.2013 № 317-ФЗ) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
— ст. 89 ТК РФ

Если вам зарплата за этот месяц фактически начислялась (пусть и одна выплата) — справку обязаны выдать с отражением этих сумм. Если по каким-то причинам дохода за отработанный период не начисляли вовсе (например, месяц был полностью без выплат), работодатель как налоговый агент всё равно отражает данные в своей отчётности, но справка может быть с нулевыми/минимальными показателями — отказ выдать справку как таковой неправомерен, поскольку она касается вас как работника, получавшего доход от этого агента.

Важный нюанс: если трудовые отношения с вами не оформлялись вовсе (или выплаты шли «в конверте», без начисления), то обязанность выдать именно налоговую справку у работодателя по факту не возникает — тогда подтверждать доход придётся иным путём (выписки по счёту, расписки, иные доказательства) и ставить вопрос о неоформленном трудоустройстве.

Вывод: справку за один отработанный месяц выдают — ограничения по стажу в законе нет. Достаточно, чтобы работодатель начислял вам доход. Если отношения не оформлены официально и доход не начислялся, налоговой справки не будет, и требование к новому работодателю нужно закрывать иными документами.

Порядок действий: как правильно заказать справку и куда обращаться

Справка оформляется на основании письменного заявления работника. Заявление подают в бухгалтерию (или в отдел кадров/канцелярию по правилам работодателя), указывая: ФИО, период работы, требование выдать справку о доходах и суммах налога, способ получения (на руки или почтой). Если вы ещё не уволены, подайте заявление заранее — тогда её выдадут в последний рабочий день; если уже уволились, заявление можно направить почтой.

Срок выдачи и безвозмездность установлены трудовым законом — работодатель обязан выдать документы не позднее трёх рабочих дней со дня заявления и без взимания платы:

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ст. 62 ТК РФ

День увольнения и расчёт по деньгам связаны — это тот же день, когда нужно успеть получить документы:

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.
— ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
— ч. 1 ст. 140 ТК РФ

Порядок такой: (1) подать письменное заявление на справку; (2) получить её в течение трёх рабочих дней (или в день увольнения, если успели заявить); (3) при увольнении получить также полный расчёт и сведения о трудовой деятельности.

Вывод: обращаетесь в бухгалтерию (отдел кадров) последнего работодателя с письменным заявлением; справка выдаётся безвозмездно в течение трёх рабочих дней со дня заявления либо в последний рабочий день при увольнении — это прямо следует из процитированной ст. 62 ТК РФ и ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ. Отдельно «идти просить по звонку» не требуется — но именно письменное заявление отсекает споры о сроках и создаёт доказательство обращения.

Если откажут: ответственность работодателя и куда жаловаться

Невыдача справки по заявлению сотрудника — это нарушение норм трудового права, за которое работодателя привлекают к административной ответственности:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3 , 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3.
— ст. 5.27 КоАП РФ

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей. 4.
— ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

Размеры для ориентира: предупреждение или штраф на должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 руб., на организацию — от 30 000 до 50 000 руб.; при повторном нарушении — выше. Принудить выдать документ можно через государственную инспекцию труда (жалоба на незаконное бездействие работодателя) либо через суд — с требованием обязать выдать справку и взыскать компенсацию морального вреда за причинённые неудобства. Персональные данные, включая копии записей, работник вправе требовать у работодателя, а неправомерное бездействие — обжаловать:

не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;
— абз. 2 ст. 88 ТК РФ

Эта же норма важна, когда справку запрашивает кто-то, кроме вас: третьим лицам данные передают только с письменного согласия работника (кроме прямо оговорённых случаев) — поэтому новому работодателю, строго говоря, справку отдаёте вы сами, а не предыдущий работодатель напрямую.

Вывод: при отказе — письменная претензия руководителю, затем жалоба в государственную инспекцию труда (можно одновременно в прокуратуру) и/или иск в суд. Срок для обращения в суд за защитой трудовых прав — стандартный (при увольнении по спорам о расчёте установлен сокращённый срок, поэтому не затягивайте). Работодатель рискует административным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ и дополнительно — компенсацией морального вреда.

Альтернатива: получить сведения о доходах самостоятельно у налогового органа

Даже если по каким-то причинам справку от работодателя получить не удаётся, сведения о ваших доходах и удержанном налоге формируются у налогового органа — налоговый агент отражает их в своей отчётности, а физическое лицо имеет доступ к своим персональным данным. В таких случаях удобно использовать личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (или Госуслуг): там доступны сведения о доходах, о начислениях и об удержанном НДФЛ за соответствующий период.

Это не заменяет справку от работодателя как документ установленной формы, но подтверждает факт и размер дохода, если новый работодатель согласен принять такую выписку. Если новый работодатель настаивает именно на справке по форме — путь один: письменное заявление последнему работодателю (см. блок 3) и, при отказе, жалоба в ГИТ/суд (блок 4).

Вывод: сведения о доходах и удержанном налоге можно посмотреть/получить самостоятельно через личный кабинет налогоплательщика ФНС. Это решает вопрос информирования нового работодателя, но требованию именно о справке установленной формы соответствует только документ, выданный работодателем-налоговым агентом.

Доказательства дохода, если справку 2-НДФЛ получить не удалось

Право работника на копии записей, содержащих его персональные данные, прямо закреплено и помогает получить альтернативные подтверждающие документы:

свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; определение своих представителей для защиты своих персональных данных; доступ к медицинской документации, отражающей состояние их здоровья, с помощью медицинского работника по их выбору; (В редакции Федерального закона от 25.11.2013 № 317-ФЗ) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований настоящего Кодекса или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
— ст. 89 ТК РФ

Если налоговую справку по каким-то причинам не выдали, факт и размер дохода подтверждают иные документы: расчётный листок (работодатель обязан выдавать при каждой выплате зарплаты), выписки по банковскому счёту о зачислении зарплаты, справка по форме работодателя с его реквизитами и подписью, сведения из личного кабинета налогоплательщика ФНС, а также сам факт записи в трудовой книжке/сведениях о трудовой деятельности о работе у данного работодателя.

При решении вопроса через суд или инспекцию труда именно письменное заявление на справку с отметкой о его получении (или заказное письмо с описью) служит ключевым доказательством того, что вы обращались, а работодатель уклонился — это фиксирует состав нарушения и запускает сроки.

Вывод: независимо от справки 2-НДФЛ, доход подтверждается расчётными листками, банковскими выписками и сведениями ФНС; ключевым доказательством для принуждения работодателя является зафиксированное письменное обращение на выдачу справки.

Исполнение: безвозмездность, способ передачи и принуждение

Выдача справки и копий документов, связанных с работой, — безвозмездная обязанность работодателя, а документы должны быть заверены надлежащим образом:

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ст. 62 ТК РФ

Способ передачи законом жёстко не регламентирован: справку вручают лично (в день увольнения или в трёхдневный срок по заявлению) либо, по договорённости, направляют по почте — в заявлении разумно прямо указать желаемый способ (на руки / почтой с описью), чтобы исключить спор.

Механизм принуждения к исполнению при отказе: (1) личная письменная претензия руководителю с требованием выдать справку, (2) жалоба в государственную инспекцию труда и/или прокуратуру (по факту нарушения трудового законодательства), (3) иск в суд — об обязании выдать документ и о компенсации морального вреда. Нарушение является административным правонарушением с санкцией за работодателя:

Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3 , 4 и 6 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей. 2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей. 3.
— ст. 5.27 КоАП РФ

Вывод: справка выдается бесплатно, на руки или по почте согласно вашему заявлению; при уклонении работодателя принудить его можно через жалобу в ГИТ/прокуратуру и суд, с привлечением к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.