Как подтвердить расходы на бензин для компенсации проезда к месту отдыха на личном автомобиле без путевого листа

Возникает ли право на компенсацию проезда и распространяется ли она на личный автомобиль

Право на оплату проезда к месту отдыха и обратно возникает у работника организации, расположенной в районе Крайнего Севера/приравненной местности, один раз в два года и одновременно с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы:

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
— ч. 1 ст. 325 ТК РФ

Поскольку вы работаете в бюджетной организации и вам уже раз в два года компенсируют проезд, ваша ситуация прямо подпадает под эту норму — право у вас возникает в текущем двухлетнем периоде, и реализуется оно только в связи с ежегодным оплачиваемым отпуском.

Поездка на личном транспорте прямо включена в перечень оплачиваемых способов проезда:

Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.
— ч. 2 ст. 325 ТК РФ

Таким образом, отказ «потому что вы ехали на своей машине» неправомерен: федеральные учреждения обязаны оплачивать проезд любым видом транспорта, в том числе личным. Обратите внимание на границы этой гарантии — категорическое правило для личного транспорта установлено отдельно:

Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
— ч. 3 ст. 325 ТК РФ

Для вас это означает: сумма к возмещению считается не по любым вашим чекам, а по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путём (механику расчёта см. блок 3).

Правила, конкретизирующие порядок, воспроизводят это право:

Работникам и членам их семей 1 раз в 2 года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета или соответствующих бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации расходов на оплату стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска работника и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также провоза багажа весом до 30 килограммов (далее - компенсация расходов).
— п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Вывод по вопросу 1: право на компенсацию у вас есть; личный автомобиль — законный вид транспорта, и работодатель обязан принять документы. Ключевой риск — не сам факт «личного авто», а размер компенсации и документальное подтверждение расходов.

Какие документы подтверждают расходы при отсутствии путевого листа

Центральная норма для вашего случая — пункт 9 Правил, который прямо описывает компенсацию при проезде на личном автомобиле и перечень подтверждающих документов:

Компенсация расходов на проезд работника и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.
— п. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Из этой нормы видно главное для вас: путевой лист для компенсации по ст. 325 ТК РФ не требуется — норма называет два обязательных элемента: (1) документальное подтверждение пребывания в месте отдыха и (2) чеки АЗС на израсходованное топливо. Именно чеки на бензин у вас есть, и это правильный документ.

Документальное подтверждение пребывания в месте отдыха прямо предусмотрено Правилами при отсутствии проездных документов:

Для окончательного расчета работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника и членов его семьи. В случаях, предусмотренных настоящими Правилами, работником представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией. Работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.
— п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

То есть к чекам на топливо нужно приложить документы, подтверждающие, что вы действительно были в месте отдыха (например, договор и квитанция гостиницы/санатория/базы отдыха, либо документ о регистрации по месту пребывания).

Вывод по вопросу 2: собирать нужно чеки АЗС (подлинники, с датами и маркой топлива) и документы о пребывании в месте отдыха; путевой лист не нужен.

Как считается сумма: нужен ли расчёт расстояния и справка о стоимости проезда

Сумма при проезде на личном авто ограничена сверху: возмещаются фактические расходы на топливо, но не выше стоимости, рассчитанной по нормам расхода топлива для вашего автомобиля и исходя из кратчайшего маршрута:

Компенсация расходов на проезд работника и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования.
— п. 9 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Практический смысл: ваши чеки принимаются как фактические расходы, но их сумма «срезается» расчётом по нормам расхода топлива (норма на 100 км) и по кратчайшему маршруту. Поэтому расчёт расстояния нужен — но его, как правило, делает бухгалтерия работодателя; вы можете приложить распечатку маршрута/карты для подтверждения кратчайшего пути.

Важно, что общая формула для личного транспорта — «по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путём»:

Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
— ч. 3 ст. 325 ТК РФ

Если ваши чеки окажутся выше расчётной стоимости, компенсация будет ограничена расчётной величиной, а не полной суммой чеков. Справка транспортной организации о стоимости проезда (для личного авто) в норме о личном транспорте не упоминается — она требуется для других ситуаций (например, проезд по более высокой категории или при отсутствии проездных документов):

Разрешая споры о компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно, суды исходят из того, что действующим законодательством обязанность устанавливать размер, условия и порядок указанной компенсации работникам организаций, финансируемых не из федерального бюджета, возложена на органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (в отношении работодателей, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований соответственно), а также на работодателей, не относящихся к бюджетной сфере.
— разд. 6 Обзора судебной практики ВС РФ от 26.02.2014

Однако эта же справка может пригодиться как расчётный ориентир, если ваш маршрут совпадает с маршрутом общественного транспорта. Она не является обязательной при проезде на личном автомобиле, но её отсутствие не лишает вас права — решающими будут чеки и расчёт по нормам.

Вывод по вопросу 3: справка о стоимости проезда для личного автомобиля не обязательна; расчёт расстояния и нормы расхода топлива применяет работодатель. Реально «потолок» компенсации определит расчёт по нормам расхода топлива и кратчайшему маршруту.

Как правильно оформить и подать заявление

Заявление подаётся письменно, и в нём должны быть указаны обязательные сведения:

Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются: а) фамилия, имя, отчество (при наличии) членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, предусмотренных статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации , неработающего члена семьи; б) даты рождения несовершеннолетних детей работника; в) место использования отпуска работника и членов его семьи; г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться; д) маршрут следования; е) примерная стоимость проезда.
— п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Обратите внимание: заявление подаётся заранее (для предварительной выплаты), а для окончательного расчёта после отпуска установлен отдельный короткий срок:

Для окончательного расчета работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника и членов его семьи. В случаях, предусмотренных настоящими Правилами, работником представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией. Работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.
— п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Для вас это критично: если вы уже вернулись из отпуска и не подавали заявление заранее, это не лишает вас права на компенсацию — окончательный расчёт по закону как раз производится по возвращении на основании представленных документов. Но подать отчёт и документы нужно в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу.

Учтите последствие авансовой выплаты:

Для окончательного расчета работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника и членов его семьи. В случаях, предусмотренных настоящими Правилами, работником представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией. Работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно.
— п. 13 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

То есть если вы получили предварительную компенсацию, но не воспользовались ею для проезда, средства придётся вернуть.

Вывод по вопросу 4: в заявлении укажите место отдыха, вид транспорта, маршрут и примерную стоимость — эти реквизиты прямо перечислены в цитируемом п. 12 Правил; по возвращении в течение 3 рабочих дней представьте отчёт о расходах с подлинниками чеков АЗС и документами о пребывании в месте отдыха (п. 13 Правил).

Региональный (субъектовый) слой: у бюджетной организации субъекта РФ свои правила

Если ваша «бюджетная организация» — это не федеральное учреждение, а учреждение субъекта РФ или муниципальное, действует не Постановление № 164, а региональный/муниципальный порядок:

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
— ч. 8 ст. 325 ТК РФ

Это значит: точный комплект документов и правила расчёта определяются актом региона или муниципалитета. Судебная практика прямо подтверждает такой подход и запрещает отказывать в компенсации лишь из-за отсутствия местного акта:

Разрешая споры о компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно, суды исходят из того, что действующим законодательством обязанность устанавливать размер, условия и порядок указанной компенсации работникам организаций, финансируемых не из федерального бюджета, возложена на органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (в отношении работодателей, финансируемых из бюджетов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований соответственно), а также на работодателей, не относящихся к бюджетной сфере.
— разд. 6 Обзора судебной практики ВС РФ от 26.02.2014

И даже при отсутствии локального/регионального оформления суды применяли к бюджетным работникам сходное федеральное регулирование:

В случае отсутствия нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, определяющих размеры, условия и порядок выплаты компенсации стоимости проезда к месту отдыха для лиц, работающих в организациях, финансируемых не из федерального бюджета, суды руководствовались положениями федерального законодательства, регулирующими сходные отношения, то есть положениями статьи 325 ТК РФ и Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных казенных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 года № 455
— разд. 6 Обзора судебной практики ВС РФ от 26.02.2014

Для вас это означает: до сбора документов уточните в своей бухгалтерии, каким актом (федеральным или региональным/локальным) регулируется компенсация в вашем учреждении, — перечень подтверждающих документов может немного отличаться, но во всех случаях чеки АЗС, документы о пребывании в месте отдыха и заявление остаются базовым набором.

Вывод по вопросу 5: поскольку ваше учреждение бюджетное, порядок может задаваться актом субъекта РФ/муниципалитета; определять точный перечень нужно по нему, но общий каркас (заявление + чеки на топливо + подтверждение пребывания) сохраняется.

Что делать при отказе в компенсации: деньги, сроки, ответственность

Если работодатель задержал или не выплатил компенсацию, она считается «другой выплатой, причитающейся работнику», и на неё начисляются проценты:

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно.
— ч. 1 ст. 236 ТК РФ

То есть при просрочке вы вправе требовать не только сумму компенсации, но и денежную компенсацию за каждый день задержки — независимо от вины работодателя.

За невыплату таких сумм установлена и административная ответственность:

1. Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо воспрепятствование работодателем осуществлению работником права на замену кредитной организации, в которую должна быть переведена заработная плата, либо установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, - (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 221-ФЗ ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
   — ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ

Гражданско-правовое последствие удержания денег — проценты за пользование чужими средствами:

1. В случаях неправомерного удержания денежных средств, уклонения от их возврата, иной просрочки в их уплате подлежат уплате проценты на сумму долга. Размер процентов определяется ключевой ставкой Банка России, действовавшей в соответствующие периоды. Эти правила применяются, если иной размер процентов не установлен законом или договором.
   — п. 1 ст. 395 ГК РФ

Дополнительно вы можете требовать компенсации морального вреда:

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
— ст. 237 ТК РФ

При обращении в суд действует годичный срок по спорам о невыплате:

За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.
— ч. 2 ст. 392 ТК РФ

Вывод по вопросу 6: при отказе или задержке направьте письменное заявление (требование) работодателю; при бездействии — жалоба в трудовую инспекцию, прокуратуру, а также иск в суд в течение года со дня установленного срока выплаты. В иске можно потребовать сумму компенсации, проценты по ст. 236 ТК РФ и компенсацию морального вреда (ст. 237 ТК РФ).

Ветвление по статусу работника: названные и неназванные факты

Исход зависит от фактов, которые вы прямо не указали, поэтому разбираю обе ветки.

Ветка А — вы работаете в районе Крайнего Севера/приравненной местности (право на проезд есть). Тогда применяются ч. 1–3 ст. 325 ТК РФ и Правила:

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
— ч. 1 ст. 325 ТК РФ

Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.
— ч. 2 ст. 325 ТК РФ

Ветка Б — вы работаете в местности, не отнесённой к Крайнему Северу/приравненным. Тогда федеральной гарантии нет, и компенсация возможна только если она предусмотрена коллективным договором, локальным актом или трудовым договором (ч. 8 ст. 325 ТК РФ):

Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов Российской Федерации, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов Российской Федерации, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, у других работодателей, - коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
— ч. 8 ст. 325 ТК РФ

Также исход зависит от того, использовали ли вы уже право в текущем двухлетнем периоде (ч.1 ст.325 ТК РФ, п. 9 Правил): гарантия предоставляется один раз в два года и не суммируется при неиспользовании.

Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
— ч. 1 ст. 325 ТК РФ

Если поездка была с членами семьи, важно их соответствие условиям (неработающий супруг, несовершеннолетние дети, фактически проживающие с работником) — это следует из ч. 2 ст. 325 ТК РФ и п. 12 Правил:

Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются: а) фамилия, имя, отчество (при наличии) членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, предусмотренных статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации , неработающего члена семьи; б) даты рождения несовершеннолетних детей работника; в) место использования отпуска работника и членов его семьи; г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться; д) маршрут следования; е) примерная стоимость проезда.
— п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Вывод по вопросу 7: компенсация гарантирована в полном объёме, если вы работаете в районе Крайнего Севера/приравненной местности; в иной местности право нужно проверять по коллективному договору/локальному акту. При поездке с семьёй подтвердите статус членов семьи (неработающий супруг, несовершеннолетние дети).

Сроки подачи заявления и выплаты (до/после отпуска)

Заявление подаётся заранее (для предварительной выплаты) не позднее чем за 2 недели до начала отпуска:

Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются: а) фамилия, имя, отчество (при наличии) членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, предусмотренных статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации , неработающего члена семьи; б) даты рождения несовершеннолетних детей работника; в) место использования отпуска работника и членов его семьи; г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться; д) маршрут следования; е) примерная стоимость проезда.
— п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Компенсация (аванс) выплачивается исходя из примерной стоимости не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда, а окончательный расчёт — по возвращении на основании отчёта и документов в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу:

Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются: а) фамилия, имя, отчество (при наличии) членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки и (или) сведений о трудовой деятельности, предусмотренных статьей 66 1 Трудового кодекса Российской Федерации , неработающего члена семьи; б) даты рождения несовершеннолетних детей работника; в) место использования отпуска работника и членов его семьи; г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться; д) маршрут следования; е) примерная стоимость проезда. 13. Компенсация расходов производится учреждением исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника и членов его семьи.
— п. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Практический вывод по срокам: предварительный платёж оформляется до отпуска, а окончательный расчёт (по фактическим чекам) — после возвращения. Если заявление заранее вы не подавали, право не утрачено: окончательный расчёт по закону производится по возвращении; но подать отчёт и подлинники документов нужно в течение 3 рабочих дней с первого рабочего дня после отпуска.

Вывод: два срока вытекают из цитируемых п. 12 и п. 13 Правил: «не позднее чем за 2 недели до начала отпуска» (заявление и аванс) и «в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу» (окончательный расчёт по фактическим расходам).

Подтверждение пребывания в месте отдыха (при отсутствии проездных документов)

При отсутствии проездных документов (что и есть в вашем случае — нет билетов, есть только чеки на топливо) подтвердить пребывание в месте отдыха обязательно, и норма прямо перечисляет подходящие документы:

При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:
— п. 8 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.02.2025 № 164

Для вас это означает: вместе с чеками АЗС приложите документ из перечня — договор и/или квитанцию гостиницы, санатория, базы отдыха, пансионата, кемпинга либо документ о регистрации по месту пребывания. Это связано с целевым характером выплаты: компенсируется именно поездка в отпуск, поэтому нужно доказать, что вы действительно были в месте использования отпуска.

Вывод: подтвердить пребывание в месте отдыха обязательно — подойдёт гостиничный/санаторный документ или регистрация по месту пребывания; без него выплата по фактическим чекам на топливо может быть отклонена, и тогда останется резервный путь — компенсация в минимальном размере по справке транспортной организации (п. 8 Правил).