Больничный открыт на старую фамилию, а паспорт уже с новой: оплатят ли пособие и правомерен ли отказ

Смена фамилии не прекращает прав, а отказ в оплате со ссылкой на «разные фамилии» незаконен

1. Гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая. В случаях и в порядке, предусмотренных законом, гражданин может использовать псевдоним (вымышленное имя). 2. Гражданин вправе переменить свое имя в порядке, установленном законом. Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем. Гражданин обязан принимать необходимые меры для уведомления своих должников и кредиторов о перемене своего имени и несет риск последствий, вызванных отсутствием у этих лиц сведений о перемене его имени.
   — ст. 19 ГК РФ, п. 1

Это ключевая норма для вашей ситуации: фамилия в листке нетрудоспособности, выданном 15 августа, и фамилия в новом паспорте — это имя одного и того же гражданина. Перемена имени (в том числе при вступлении в брак) не является основанием для прекращения или изменения прав, приобретённых под прежним именем, — в том числе права на пособие по уже наступившему страховому случаю. Обратите внимание на второе предложение пункта 2: на гражданина возложена обязанность уведомить должников и кредиторов (для работника в этой роли выступает работодатель и Соцфонд) и риск последствий неуведомления лежит на гражданине — то есть ваш интерес состоит в том, чтобы побыстрее подать новые данные, а не в том, чтобы «переделать» листок.

1. Основанием для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является листок нетрудоспособности, сформированный медицинской организацией и размещенный в информационной системе страховщика в форме электронного документа
   — ч. 6 ст. 13 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

Закон называет единственное основание для назначения и выплаты пособия — листок нетрудоспособности, сформированный медицинской организацией и размещённый в информационной системе страховщика. Совпадение фамилии в листке с фамилией в паспорте на день закрытия в этот перечень не входит, поэтому тезис «открыли на старую фамилию — не оплатим» нормативного основания не имеет.

При временной нетрудоспособности работодатель выплачивает работнику пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с федеральными законами. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Размеры пособий по временной нетрудоспособности и условия их выплаты устанавливаются федеральными законами.
— ст. 183 ТК РФ

Трудовой кодекс обязывает работодателя выплатить пособие при временной нетрудоспособности; размеры и условия устанавливаются федеральными законами, а не локальными правилами регистратуры или отдела кадров.

1. На территории Российской Федерации на каждого гражданина Российской Федерации, а также на иностранного гражданина и лицо без гражданства Фонд открывает индивидуальный лицевой счет, имеющий постоянный страховой номер.
   — п. 1 ст. 6 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ

Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) — постоянный; при смене фамилии он не меняется, меняется лишь запись о фамилии в общей части счёта.

1. фамилия, имя, отчество (при наличии) и в случае их изменения после даты регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета иные фамилия, имя, отчество (при наличии); (В редакции Федерального закона от 30.12.2021 № 474-ФЗ) 3) дата рождения; 4) место рождения; 5) пол; 6) адрес постоянного места жительства (адрес места пребывания) ; (В редакции Федерального закона от 28.12.2022 № 567-ФЗ) 7) сведения о документе, удостоверяющем личность; (В редакции Федерального закона от 30.12.2021 № 474-ФЗ) 8) гражданство; 9) дата регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета; (В редакции Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ) 9 1 ) идентификационный номер налогоплательщика; (Дополнение подпунктом - Федеральный закон от 03.07.2016 № 250-ФЗ) 10) периоды трудовой и (или) иной деятельности, включаемые в страховой стаж для назначения страховой пенсии , определения права на получение страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию и размера указанного страхового обеспечения ;
   — подп. 2 п. 2 ст. 6 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ

Закон прямо допускает ситуацию, когда в индивидуальном лицевом счёте указываются и прежние, и новые фамилия, имя, отчество, — то есть смена фамилии не «ломает» идентификацию застрахованного лица, а лишь дополняет её.

1. Назначение и выплата страхового обеспечения осуществляются страховщиком на основании сведений, содержащихся в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и иных сведений, имеющихся в распоряжении страховщика, сведений и документов, представляемых страхователем , а также сведений и документов, запрашиваемых страховщиком у государственных органов, органов местного самоуправления
   — ч. 16 ст. 13 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

Назначение и выплата пособия производятся на основании сведений индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) и иных сведений, имеющихся у страховщика. Значит, для Соцфонда вы идентифицируетесь по СНИЛС, который у вас не менялся, а не по строке «фамилия» в медицинском документе.

Вывод: отказ оплатить больничный только потому, что он открыт на прежнюю фамилию, неправомерен. Право на пособие возникло 15 августа — в момент наступления страхового случая, когда вы законно носили прежнюю фамилию, а норма п. 2 ст. 19 ГК РФ прямо запрещает считать перемену имени основанием для прекращения или изменения уже приобретённых прав. СНИЛС, по которому вас идентифицируют, остаётся неизменным. Требование «переоформить» листок задним числом или завести новый на новую фамилию законом не установлено; достаточно, чтобы медицинская организация и работодатель привели сведения о вас в актуальное состояние.

Что именно нужно сделать: уведомить работодателя, тот передаёт данные в Соцфонд

1. При трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности застрахованное лицо представляет страхователю по месту работы (службы, иной деятельности) сведения о себе, необходимые страхователю и страховщику для выплаты страхового обеспечения (далее - сведения о застрахованном лице), перечень которых содержится в форме, утверждаемой страховщиком. Сведения о застрахованном лице оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа. 14. Застрахованное лицо обязано своевременно извещать страхователя об изменении сведений, указанных в части 13 настоящей статьи. 15. Сведения о застрахованном лице, полученные страхователем, передаются им в территориальный орган страховщика по месту своей регистрации в срок не позднее трех рабочих дней со дня их получения.
   — ч. 13, 15 ст. 13 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

У вас две обязанности и одно право, и все они «работают» на вашу ситуацию: вы представляете работодателю сведения о застрахованном лице, обязаны своевременно извещать его об их изменении (фамилия — как раз такое сведение), а работодатель в течение трёх рабочих дней передаёт новые сведения в Соцфонд. Отсюда практический вывод: смена фамилии в регистратуре поликлиники и в полисе — это ещё не всё; ключевое звено — работодатель, который передаёт данные страховщику.

1. Страхователи не позднее трех рабочих дней со дня получения данных о закрытом листке нетрудоспособности, сформированном в форме электронного документа, передают в информационную систему страховщика в составе сведений для формирования электронного листка нетрудоспособности сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам
   — ч. 8 ст. 13 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

После закрытия листка работодатель в течение трёх рабочих дней передаёт в информационную систему страховщика сведения, необходимые для назначения и выплаты пособия. Поэтому «не закрывается листок» — это техническая проблема медицинской организации и информационного обмена, а не основание лишить вас пособия.

1. При трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности застрахованное лицо представляет страхователю по месту работы (службы, иной деятельности) сведения о себе, необходимые страхователю и страховщику для выплаты страхового обеспечения (далее - сведения о застрахованном лице), перечень которых содержится в форме, утверждаемой страховщиком. Сведения о застрахованном лице оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа. 14. Застрахованное лицо обязано своевременно извещать страхователя об изменении сведений, указанных в части 13 настоящей статьи. 15. Сведения о застрахованном лице, полученные страхователем, передаются им в территориальный орган страховщика по месту своей регистрации в срок не позднее трех рабочих дней со дня их получения.
   — ч. 13, 15 ст. 13 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

Работодатель обязан контролировать соответствие реквизитов документа, подтверждающего регистрацию в системе персонифицированного учёта, реквизитам документа, удостоверяющего личность (последний абзац ст. 15 Закона № 27-ФЗ в процитированном фрагменте ст. 9 и ст. 15). Именно поэтому отдел кадров и попросит у вас новый паспорт и свидетельство о браке — это нормальная процедура актуализации, а не отказ.

при изменении сведений, предусмотренных подпунктами 2 - 5 пункта 2 статьи 6 настоящего Федерального закона, о работающих у него застрахованных лицах. 2. Страхователь представляет предусмотренные подпунктами 1 - 8 пункта 2 статьи 6 настоящего Федерального закона сведения в соответствующий орган Фонда в следующем порядке: (В редакции федеральных законов от 31.12.2002 № 198-ФЗ, от 14.07.2022 № 237-ФЗ) при начальной регистрации застрахованных лиц для индивидуального (персонифицированного) учета в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования он представляет сведения о каждом работающем у него застрахованном лице в сроки, устанавливаемые Фондом (каждое застрахованное лицо, работающее у данного страхователя, в свою очередь предъявляет страхователю документы, подтверждающие сведения о нем, и заполняет соответствующие формы); (В редакции федеральных законов от 31.12.2002 № 198-ФЗ, от 14.07.2022 № 237-ФЗ) абзац;
— п. 1 ст. 9 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ

Пункт 1 ст. 9 Закона № 27-ФЗ прямо обязывает страхователя представлять сведения при изменении фамилии, имени, отчества работающего у него застрахованного лица. То есть у работодателя есть не право «согласиться или не согласиться» с вашей новой фамилией, а обязанность передать изменения.

Вывод: порядок действий — подать работодателю письменное заявление об изменении сведений о застрахованном лице с приложением копий нового паспорта и свидетельства о браке (заявление составьте в двух экземплярах, на вашем — отметка о приёме). Медицинской организации (поликлинике) нужно заявление о внесении изменений в медицинскую документацию и в сведения листка нетрудоспособности; отказ «закрыть» листок из-за фамилии — техническая ошибка, устраняемая медицинской организацией, а не ваша вина.

Сроки выплаты и куда жаловаться, если откажут

1. Страховщик назначает и выплачивает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня представления страхователем или застрахованным лицом сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, а единовременное пособие при рождении ребенка - в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления сведений о государственной регистрации рождения, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния. 2. В случае отказа в назначении и выплате пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком страховщик выносит мотивированное решение об отказе в назначении и выплате страхового обеспечения, которое направляется страхователю и застрахованному лицу в срок, не превышающий одного рабочего дня со дня вынесения указанного решения. Решение об отказе в назначении и выплате страхового обеспечения может быть обжаловано страхователем или застрахованным лицом в вышестоящий орган страховщика или в суд.
   — ч. 1, 2 ст. 15 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

Соцфонд назначает и выплачивает пособие в срок не более 10 рабочих дней со дня представления сведений и документов. И, что важно для вас: отказ оформляется мотивированным решением, которое направляется и работодателю, и вам, а решение об отказе можно обжаловать в вышестоящий орган страховщика или в суд. Устное «вам не оплатят» в регистратуре или в отделе кадров — не решение, которое порождает правовые последствия; требуйте письменное.

1. Назначенные, но не полученные своевременно застрахованным лицом пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачиваются за все прошлое время, но не более чем за три года, предшествующих обращению за ними. Пособие, не полученное застрахованным лицом полностью или частично по вине страхователя или территориального органа страховщика, выплачивается за все прошлое время без ограничения каким-либо сроком.
   — ч. 3 ст. 15 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

Даже если пособие не выплатили вовремя, оно не «сгорает»: назначенные, но не полученные пособия выплачиваются за прошлое время (по общему правилу — не более чем за три года), а если пособие не получено по вине страхователя или территориального органа страховщика — за всё прошлое время без ограничения сроком. Это снимает страх «пропущу сроки и всё потеряю».

За разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы и других выплат, причитающихся работнику, он имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока выплаты указанных сумм, в том числе в случае невыплаты или неполной выплаты заработной платы и других выплат, причитающихся работнику при увольнении.
— ч. 2 ст. 392 ТК РФ

Если спор дойдёт до суда по невыплате, применяется годичный срок со дня установленного срока выплаты — не трёхмесячный. Исковое заявление о взыскании невыплаченного пособия и процентов подаётся в районный суд по месту нахождения работодателя (либо по вашему месту жительства — по выбору работника).

предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников
— абз. 13 ст. 357 ТК РФ

До суда эффективен другой путь: жалоба в государственную инспекцию труда (через сайт Роструда/Госуслуги или лично) — госинспектор труда вправе выдать работодателю обязательное для исполнения предписание о восстановлении нарушенных прав работника.

Вывод: при устном отказе — требуйте письменное мотивированное решение от Соцфонда либо письменный отказ работодателя; параллельно жалуйтесь в государственную инспекцию труда и в прокуратуру, а при подтверждении невыплаты обращайтесь в районный суд в течение года со дня установленного срока выплаты с требованием о взыскании пособия, процентов и компенсации морального вреда. Обжалование решения страховщика возможно также в вышестоящий орган СФР.

Деньги: проценты за задержку и компенсация морального вреда

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ст. 236 ТК РФ

За задержку причитающихся работнику выплат (а пособие по временной нетрудоспособности — именно такая выплата) работодатель обязан начислить денежную компенсацию — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день задержки, начиная со дня, следующего за днём установленного срока выплаты, по день фактического расчёта. Обязанность возникает независимо от вины работодателя — ссылка на «ошибку в программе из-за фамилии» от ответственности не освобождает.

Моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
— ст. 237 ТК РФ

Моральный вред, причинённый неправомерными действиями или бездействием работодателя, возмещается в денежной форме; при споре размер определяет суд. Для вас это дополнительное требование в том же иске.

Вывод: при задержке выплаты требуйте в суде (районный суд, годичный срок по ч. 2 ст. 392 ТК РФ) одновременно: суммы пособия, проценты по ст. 236 ТК РФ за каждый день просрочки и компенсацию морального вреда по ст. 237 ТК РФ. Если пособие задерживает сам Соцфонд, а не работодатель, проценты по ст. 236 ТК РФ к фонду не применяются — там требование формулируется как взыскание невыплаченного пособия и компенсации морального вреда.

Развилки: если листок бумажный и если данные ещё не дошли до Соцфонда

1. Основанием для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является листок нетрудоспособности, сформированный медицинской организацией и размещенный в информационной системе страховщика в форме электронного документа
   — ч. 6 ст. 13 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

Возможны два сценария, и от них зависит, кто именно «чинит» документ.

Если листок нетрудоспособности электронный (а по общему правилу он формируется медицинской организацией и размещается в информационной системе страховщика), то фамилия в нём — это запись в информационном ресурсе, и её корректирует медицинская организация, сформировавшая листок; «перепечатывать» ничего не нужно, а пособие назначается по данным, которые передаст работодатель (ч. 8 ст. 13 Закона № 255‑ФЗ). В этом случае требование «открывайте заново на новую фамилию» вообще технически бессмысленно — важно лишь, чтобы сведения о застрахованном лице у работодателя были актуальными.

Если листок выдан на бумажном носителе, исправления в него вносит медицинская организация по вашему заявлению с приложением нового паспорта и свидетельства о браке: врачебная комиссия/уполномоченный работник вправе исправить данные, а испорченный бланк заменяется дубликатом. Отказ медицинской организации внести изменения обжалуется в вышестоящий орган управления здравоохранением (орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере охраны здоровья) и в суд в порядке, предусмотренном главой 22 КАС РФ (срок на обращение — 3 месяца со дня, когда стало известно о нарушении права); при споре о самом пособии — районный суд, годичный срок по ч. 2 ст. 392 ТК РФ.

Если вы ещё не уведомили работодателя о новой фамилии — сначала уведомьте (ч. 14 ст. 13 Закона № 255‑ФЗ), иначе данные в Соцфонд просто не поступят, и «зависание» листка продолжится по объективной причине, а не из-за «старой фамилии».

Вывод: независимо от вида листка (электронный или бумажный) смена фамилии не является препятствием к выплате: электронный листок корректируется медицинской организацией в информационной системе, бумажный — исправляется ею же либо заменяется дубликатом; обязанность передать ваши актуальные данные в Соцфонд лежит на работодателе в трёхдневный срок. Органы обжалования: вышестоящий орган СФР / орган управления здравоохранением, государственная инспекция труда, прокуратура, районный суд (по спору о пособии — годичный срок, по оспариванию действий медорганизации — 3 месяца по КАС РФ).

Риски для работника: переплата не взыскивается, кроме случаев недобросовестности

1. Суммы страхового обеспечения, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя (представление документов с заведомо неверными сведениями, сокрытие данных, влияющих на получение пособия и его размер, другие случаи
   — ч. 6 ст. 15 ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ

Главный риск, который вы интуитивно проговариваете («а вдруг мне откажут или заставят возвращать»), законом снят в вашу пользу: излишне выплаченные суммы страхового обеспечения не могут быть взысканы с застрахованного лица, кроме как при счётной ошибке и его недобросовестности — представлении заведомо неверных сведений или сокрытии данных, влияющих на пособие и его размер. Ваша ситуация — смена фамилии при вступлении в брак с последующим добросовестным уведомлением работодателя и обновлением документов — к недобросовестности не относится: вы не скрывали данных, а, напротив, сами инициировали их обновление.

Отсюда два практических следствия. Во-первых, вам не грозит ни «аннулирование» уже назначенного пособия, ни его взыскание обратно только из-за перемены фамилии. Во-вторых, чтобы не создавать себе же риск формального расхождения сведений, важно выполнить обязанность из ч. 13–14 ст. 13 Закона № 255‑ФЗ — представить работодателю актуальные сведения о застрахованном лице; пока вы это делаете своевременно, оснований для квалификации вашего поведения как «сокрытие данных» не возникает.

По размеру пособия: оно выплачивается за весь период временной нетрудоспособности до дня восстановления трудоспособности (ч. 1 ст. 6 Закона № 255‑ФЗ), а его величина определяется по среднему заработку застрахованного лица в порядке ст. 14 того же закона, независимо от того, под какой фамилией были начислены взносы в расчётном периоде.

Вывод: смена фамилии при браке не создаёт для вас риска взыскания пособия или признания листка недействительным — застрахованное лицо идентифицируется по постоянному СНИЛС, а обратное взыскание допускается только при недобросовестности. Единственная фактическая обязанность — своевременно сообщить работодателю новые данные, чтобы сведения в Соцфонд ушли в трёхдневный срок и пособие было назначено в течение 10 рабочих дней.