Требуют справку с предыдущей работы о неиспользовании оплаты проезда за 2024 год для компенсации проезда в отпуск в 2025 — законно ли это?

В данном случае возникла ситуация, связанная с обеспечением права работника на компенсацию расходов на проезд к месту использования отпуска и обратно. Работник, трудоустроившийся в организацию в августе 2024 года, впервые реализовал право на оплачиваемый отпуск в мае 2025 года и подал заявление на компенсацию проезда, предусмотренную условиями трудового договора. Бухгалтерия организации выдвинула дополнительное требование — предоставить справку с предыдущего места работы, подтверждающую, что в течение 2024 года работник не получал аналогичную компенсацию.

Юридически значимым обстоятельством является то, что право на компенсацию проезда к месту отдыха и обратно обычно связано с работой в конкретной организации и регулируется локальными нормативными актами или условиями трудового договора именно этого работодателя. Требование о предоставлении справки с прежнего места работы направлено на проверку того, не реализовал ли работник свое право на данную льготу за текущий календарный год у предыдущего работодателя. Однако спорность ситуации заключается в том, что право на компенсацию проезда у разных работодателей является самостоятельным, и действия работника в период работы в другой компании, как правило, не влияют на его права и обязанности у нового работодателя, если иное прямо не установлено внутренними документами организации.

Ключевой правовой вопрос затрагивает границы полномочий работодателя по запросу документов, необходимых для осуществления выплат, предусмотренных трудовым договором. Хотя работодатель вправе устанавливать порядок и перечень документов для получения компенсации, такое регулирование не должно выходить за рамки разумных требований и не может возлагать на работника обязанности по получению сведений от третьих лиц, не связанных с текущими трудовыми отношениями. В данной ситуации работодатель фактически пытается проверить обстоятельства, имевшие место в рамках иных, прекращенных правоотношений (с предыдущим работодателем), что выходит за пределы обычной кадровой и финансовой проверки при выплате компенсаций.

Таким образом, основное содержание спора сводится к правомерности расширительного толкования работодателем своих полномочий по сбору информации о работнике, а также к определению временных и организационных границ действия льготы на компенсацию проезда при переходе работника из одной организации в другую.

Согласно ст. 325 ТК РФ, право на компенсацию проезда к месту использования отпуска и обратно возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации. Поскольку вы приняты на работу в августе 2024 года и уходите в отпуск в мае 2025 года, право на компенсацию возникло именно у текущего работодателя — в связи с первым рабочим годом в этой организации. Закон не ставит возникновение этого права в зависимость от того, получали ли вы такую компенсацию у предыдущего работодателя. Периодичность выплаты — один раз в два года, но этот двухгодичный интервал исчисляется с момента трудоустройства в данную организацию (в отношении работников, не получавших её ранее у этого работодателя в текущем календарном году). Предыдущие отношения законом не учитываются.

"Статья 325. Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции ) Лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации."
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 325

Требование работодателя о предоставлении справки с предыдущего места работы о неполучении компенсации проезда за 2024 год является неправомерным. Право на компенсацию проезда к месту отпуска возникает у работника одновременно с правом на отпуск за первый год работы именно в данной организации, и закон не связывает его реализацию с обстоятельствами, имевшими место у предыдущего работодателя. Работодатель обязан выплатить компенсацию без указанной справки, так как его требование не основано на Трудовом кодексе РФ и выходит за пределы его полномочий.

Рекомендуемые действия

• Направьте работодателю письменное заявление с требованием перечислить компенсацию проезда на основании ст. 325 ТК РФ и условий трудового договора, указав на отсутствие законных оснований для истребования справки с предыдущего места работы.
• Запросите у бухгалтерии письменный отказ в выплате компенсации с указанием конкретной нормы закона или локального акта, на котором основано требование предоставить спорную справку.
• Подготовьте и приложите к заявлению документы, подтверждающие фактические расходы на проезд: проездные билеты, посадочные талоны, маршрутные квитанции, чеки об оплате.
• В случае невыплаты компенсации в установленный срок (обычно до или сразу после отпуска согласно локальным актам) обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда, приложив копии заявления, отказа работодателя и документов о расходах на проезд.
• При сохранении спора по истечении отпуска подайте исковое заявление в суд о взыскании компенсации, денежной компенсации за задержку выплаты (ст. 236 ТК РФ) и, при наличии оснований, морального вреда — в течение одного года со дня, когда вы узнали о нарушении своего права.

Сроки и риски

Главный риск заключается в затягивании работодателем выплаты и необходимости доказывания факта расходов без оперативного получения денег. Срок для обращения в трудовую инспекцию не ограничен, однако эффективнее направлять жалобу сразу после получения отказа или пропуска срока выплаты. Иск в суд по данному спору может быть подан в течение одного года с момента, когда работник узнал о нарушении своего права. Рекомендуется начать с письменной претензии, которая послужит доказательством досудебного урегулирования и зафиксирует дату нарушения.

Когда нужен адвокат

Ситуация требует консультации адвоката, если работодатель после письменного требования и обращения в трудовую инспекцию продолжает отказывать в выплате либо угрожает применением дисциплинарных взысканий. Адвокат необходим и в случае, если локальными актами компании не раскрыт порядок компенсации, а трудовой договор содержит неясные формулировки, позволяющие работодателю произвольно расширять перечень документов.