Как получить справку о стаже и зарплате из ликвидированного морского торгового порта для Пенсионного фонда

Краткий ответ

Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут

Рекомендуемые действия

  1. 1
  2. 2
    Запросите архивную справку о стаже и зарплате в госархиве субъекта и муниципальном архиве.
  3. 3
  4. 4
    Если утрата документов произошла не по вине работника и подтверждена документом: При утрате документов не по вашей вине заявите в СФР об установлении стажа по свидетелям.
  5. 5
    При отказе СФР подайте в районный суд заявление об установлении факта работы в порту.

Документы и доказательства

  • Трудовая книжка установленного образца — основной документ о периодах работы.
  • Архивная справка о зарплате на основании лицевых счетов и расчётных ведомостей порта.
  • Письменные трудовые договоры, выписки из приказов, ведомости на выдачу зарплаты.
  • Ответ архива об отсутствии документов — подтверждение утраты не по вашей вине.
  • Если утрата документов не по вине работника подтверждена: Показания двух и более свидетелей, знавших вас по совместной работе в порту.
  • Документы о ликвидации порта (справка ликвидатора, конкурсного управляющего).
  • Срочно: первые шаги

    • Продублируйте запрос в муниципальный (городской) архив того же города.
    • Запросите архивную справку о стаже и заработке — она выдаётся бесплатно.
    • Сохраните ответ архива об отсутствии документов — он понадобится для свидетелей.
    • Найдите двух свидетелей совместной работы в порту на случай утраты документов.
  • Сроки и риски

    • Запрос в архив рассматривается 30 дней со дня регистрации обращения (ч. 1 ст. 12 ФЗ № 59-ФЗ).
    • Стаж по показаниям двух и более свидетелей не превысит половины требуемого страхового стажа (п. 38 Правил № 1015).
    • Свидетелями подтверждается только период работы, но не характер работы и не заработок (ч. 3 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ).
    • Без документа об утрате документов не по вашей вине свидетельские показания не примут (п. 38 Правил № 1015).
    • Пенсия назначается со дня обращения; при неполных документах даётся срок для их представления (ч. 1, 3 ст. 22 ФЗ № 400-ФЗ).
    • Перерасчёт пенсии в сторону увеличения — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия заявления (п. 2 ч. 1 ст. 23 ФЗ № 400-ФЗ).
  • Когда нужен адвокат

    • Если архив не подтвердил стаж или зарплату: Архив не подтверждает стаж или зарплату — без суда факт работы не установить.
    • Если сФР отказал в зачёте периода или учёл его неполно: СФР отказал в зачёте периода или учёл его неполно — спор решается только в суде.
    • Нужно подтвердить характер работы (вредность, льготный стаж) — свидетелями это невозможно.
    • Если утрата документов произошла по вине работника: Утрата документов произошла по вашей вине — свидетельские показания не помогут, нужен адвокат.
    • Если у порта был правопреемник или сложная история реорганизаций: Порт имел правопреемника или сложную историю реорганизаций — поиск архива требует юриста.
    • Если сФР или архив нарушают сроки и отказывают: СФР или архив нарушают сроки и отказывают — жалоба и суд эффективнее с адвокатом.
  • Альтернативные пути

    • Подайте заявление в СФР — фонд сам запросит документы из архива (п. 18 Правил № 546н).
    • Если архив не сохранил документы, привлеките двух и более свидетелей совместной работы.
    • При отказе СФР установите факт работы через суд по месту жительства (ст. 264, 265 ГПК РФ).
  • Региональные особенности

    • Запрашивайте архивную справку в государственном архиве субъекта РФ по месту нахождения порта.
    • Параллельно направьте запрос в муниципальный (городской) архив этого города.
    • Уточните в местной администрации, какой архив принял документы ликвидированного порта.
    • Запрос в архив направляйте бесплатно, в том числе в электронной форме.

Столкнулись с похожей ситуацией?

Подробно опишите детали, и Нейроадвокат подберёт решение

Развёрнутый ответ Нейроадвоката

Заявитель — бывший работник морского торгового порта, осуществлявший трудовую деятельность в 1990-х годах. В настоящее время ему требуется подтверждение страхового (трудового) стажа и заработка за указанный период для представления в территориальный орган Социального фонда России (СФР, ранее — ПФР). Юридически значимым является то, что период работы относится ко времени до регистрации гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, вследствие чего сведения о стаже и заработке в лицевом счёте застрахованного лица отсутствуют или неполны, а подтверждение возможно только первичными документами работодателя. Работодатель — морской торговый порт — прекратил деятельность, что исключает получение справки непосредственно от него и переводит вопрос в плоскость архивного хранения документов по личному составу. Из этого следует, что надлежащим источником подтверждающих документов выступает государственный или муниципальный архив по месту нахождения ликвидированного порта, а правовым основанием для их истребования — законодательство об архивном деле и пенсионном обеспечении.

Чем вообще подтверждается стаж и зарплата за 1990-е годы

Ключевой юридический момент: 1990-е годы применительно к системе персонифицированного учёта относятся к периоду ДО регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (обязательная регистрация шла во второй половине 1990-х, и справка нужна именно потому, что сведения за те годы в лицевом счёте чаще всего отсутствуют или неполны). Для такого периода закон предусматривает подтверждение стажа именно документами, а не данными персучёта.

  1. При подсчете страхового стажа периоды, которые предусмотрены статьями 11 и 12 настоящего Федерального закона, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета за указанный период и (или) документов, выдаваемых работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
    — ч. 1 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Это означает: для вашего случая (работа в порту в 1990-х) стаж подтверждается первичными документами работодателя, а заработок — лицевыми счетами и ведомостями на выдачу зарплаты. Поскольку порта как действующей организации уже нет, истребовать нужно именно те документы, которые передавались на архивное хранение.

  1. Документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее - трудовая книжка). При отсутствии трудовой книжки, а также в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
    — п. 11 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа, утв. Постановлением Правительства РФ № 1015

Данная норма прямо перечисляет допустимые документы: трудовая книжка (если сохранилась у вас), а при её отсутствии или неполноте записей — письменные трудовые договоры, справки работодателя или государственных (муниципальных) органов, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Для подтверждения именно зарплаты именно лицевые счета и расчётные ведомости из архива порта и являются тем документом, который выдаётся в виде архивной справки.

Периоды работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного подтверждаются документами, выдаваемыми в установленном порядке работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами (к примеру, архивными). Если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами), а также по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин), не связанным с виной работника, и восстановить их невозможно, то такие периоды работы могут быть установлены на основании показаний двух или более свидетелей. При этом характер работы показаниями свидетелей не подтверждается (пункт 3 статьи 13 Федерального закона № 173-ФЗ). Периоды работы после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в силу пункта 2 статьи 13 Федерального закона № 173-ФЗ подтверждаются выпиской из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, сформированной на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
— п. 14 Постановления Пленума ВС РФ № 30 от 11.12.2012

Пленум ВС РФ подтверждает: до регистрации в персучёте периоды работы доказываются архивными документами, а если документы утрачены не по вине работника — показаниями двух и более свидетелей, при этом характер работы свидетелями не доказывается (это важно, если понадобится льготный стаж).

Вывод по вопросу: стаж и заработок за 1990-е годы подтверждаются первичными документами порта (лицевые счета, ведомости на зарплату, приказы), которые выдаются в виде архивной справки государственного или муниципального архива; трудовая книжка сама по себе подтверждает периоды работы, но не размер заработка, поэтому для Пенсионного фонда одновременно нужны и записи трудовой книжки, и архивная справка о зарплате.

Куда обращаться, если порт ликвидирован, а документы переданы в архив

Закон устанавливает безусловную обязанность передавать документы ликвидированной организации в архив — независимо от того, была ли это государственная или негосударственная организация. Морской торговый порт мог быть как государственным предприятием (до приватизации), так и акционерным обществом (после), но и в том, и в другом случае документы по личному составу подлежали передаче в государственный или муниципальный архив.

  1. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
    — ч. 8 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ
  1. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
    — ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Эти две нормы охватывают обе возможные ситуации: если порт был государственной/муниципальной организацией — документы по личному составу «в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив» (ч. 8); если негосударственной (например, АО после приватизации) — их обязан был передать ликвидатор или конкурсный управляющий «в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора» (ч. 10).

Практически это означает: обращаться нужно прежде всего в государственный архив субъекта РФ по месту нахождения порта (например, Государственный архив Приморского края, если порт находился в Приморье) и/или в муниципальный (городской) архив соответствующего города. Архив обязан бесплатно выдать архивную справку по социально-правовому запросу.

  1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
    — ч. 3 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ

Это ключевая гарантия: архивная справка о стаже и зарплате, связанная с пенсионным обеспечением, выдаётся бесплатно. Запрос можно направить как почтой, так и в электронном виде (через интернет-приёмную архива или Госуслуги).

46.9. Архивная справка оформляется на бланке архива и содержит название ("Архивная справка") и информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом
— п. 46.9 Правил, утв. Приказом Росархива № 24

Справка оформляется на официальном бланке архива с указанием шифров и листов документов-оснований и заверяется печатью — именно такую справку принимает Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР).

Вывод по вопросу: обращаться нужно в государственный архив региона и/или муниципальный архив города по месту нахождения ликвидированного порта с письменным социально-правовым запросом на выдачу архивной справки (о стаже и заработной плате). Справка для пенсионных целей выдаётся бесплатно. Срок рассмотрения письменного обращения — 30 дней (ст. 12 ФЗ № 59-ФЗ), для архивных запросов он может составлять до 30 дней с возможностью продления.

СФР обязан сам запросить документы — этим нужно воспользоваться

Важный механизм, снимающий с вас основную нагрузку: территориальный орган СФР при установлении пенсии обязан сам истребовать документы, обязанность представления которых возложена на заявителя, направляя запросы в архивы.

в) оказывает содействие гражданину в истребовании документов, необходимых для установления пенсии, обязанность по представлению которых возложена на заявителя, подтверждающих обстоятельства, имевшие место на территории Российской Федерации, а также на территории иностранного государства, с которым Российской Федерацией заключен международный договор, регулирующий правоотношения в сфере пенсионного обеспечения, путем направления соответствующих запросов в адрес работодателей, архивных учреждений, компетентных органов иностранных государств;
— п. 18 Правил обращения за страховой пенсией, утв. Приказом Минтруда № 546н

Применение к вашей ситуации: вам не обязательно лично ходить по архивам и добывать справки до последнего документа. Достаточно подать в СФР заявление (о назначении пенсии, о перерасчёте или о предварительной оценке пенсионных прав), указать работу в порту в 1990-е годы и то, что предприятие ликвидировано, — и СФР обязан направить запрос в архивное учреждение. Это прямое основание требовать от фонда содействия.

Кроме того, действует прямое межведомственное взаимодействие: архив обязан предоставить СФР сведения о гражданине, необходимые для пенсионного обеспечения, через Единую цифровую платформу (ч. 3.1 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ).

Это разумный первый шаг: обратиться в СФР по месту жительства (или в клиентскую службу), подать заявление, и пусть фонд сам запрашивает архивные сведения о вашем стаже и заработке в порту. Одновременно вы вправе направить собственный запрос в архив — так быстрее и надёжнее, обе линии идут параллельно.

Вывод по вопросу: СФР (ПФР) обязан оказывать содействие в истребовании документов и самостоятельно направлять запросы в архивные учреждения. Самый быстрый путь — подать заявление в СФР с указанием ликвидированного порта И одновременно направить собственный запрос в архив. Если СФР откажет в содействии — это нарушение п. 18 Правил № 546н, которое можно обжаловать.

Если документы в архив не поступили или утрачены (в т.ч. подтверждение через свидетелей)

Возможна ситуация, что документы порта в архив не попали (не переданы при ликвидации, уничтожены, не сохранились по иным причинам). Для этого есть два самостоятельных механизма.

Первый — установление стажа через свидетелей в самом СФР. Если документы утрачены не по вине работника, стаж может быть установлен на основании показаний двух и более свидетелей, знавших вас по совместной работе.

  1. При утрате документов о работе и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника периоды работы устанавливаются на основании показаний 2 и более свидетелей, знающих этого работника по совместной работе у одного работодателя и располагающих документами о своей работе за время, в отношении которого они подтверждают работу гражданина. К заявлению работника об установлении периода его работы на основании свидетельских показаний по указанным причинам прилагается документ работодателя либо иные документы, подтверждающие факт и причину утраты документов о работе не по вине работника и невозможность их получения. Продолжительность стажа, установленного на основании свидетельских показаний, не может в этом случае превышать половины страхового стажа, требуемого для назначения страховой пенсии.
    — п. 38 Правил № 1015
  1. Установление периодов работы на основании свидетельских показаний производится решением органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, форма которого утверждается Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Указанное решение выносится на основании свидетельских показаний, данных органу, осуществляющему пенсионное обеспечение, по месту установления пенсии либо по месту жительства свидетеля. В случае если свидетель не может дать показания по состоянию здоровья или по другим уважительным причинам, свидетельские показания, заверенные в установленном порядке, могут быть представлены в письменной форме. На основании заявления гражданина период его работы на основании свидетельских показаний может устанавливаться также и до наступления условий, дающих право на страховую пенсию.
    — п. 40 Правил № 1015

Применение: заявление об установлении периода работы по свидетельским показаниям подаётся в СФР, свидетели дают показания органу пенсионного обеспечения по месту установления пенсии. Обязательно приложить документ, подтверждающий факт и причину утраты документов (например, ответ архива об отсутствии документов, справку ликвидатора). Существенное ограничение — продолжительность стажа, установленного свидетелями, не может превышать половины требуемого страхового стажа.

  1. При подсчете страхового стажа периоды работы на территории Российской Федерации, предусмотренные статьей 11 настоящего Федерального закона, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно. В отдельных случаях допускается установление стажа работы на основании показаний двух и более свидетелей при утрате документов и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника. Характер работы показаниями свидетелей не подтверждается.
    — ч. 3 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ

Здесь же закреплено важное правило, актуальное для вредных/льготных профессий порта: характер работы показаниями свидетелей не подтверждается — то есть сами периоды работы свидетели доказать могут, а льготный (вредный) характер — нет, для него нужны только документы.

Второй — судебное установление юридического факта. Если документально восстановить стаж иным способом невозможно, факт работы за конкретный период можно установить в суде в порядке особого производства.

  1. Суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций. 2. Суд рассматривает дела об установлении: 1) родственных отношений; 2) факта нахождения на иждивении; 3) факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; 4) факта признания отцовства; 5) факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении; 6) факта владения и пользования недвижимым имуществом; 7) факта несчастного случая; 8) факта смерти в определенное время и при определенных обстоятельствах в случае отказа органов записи актов гражданского состояния в регистрации смерти; 9) факта принятия наследства и места открытия наследства; 10) других имеющих юридическое значение фактов.
    — ст. 264 ГПК РФ, п. 1

Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов. Статья 266. Подача заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение Заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение, подается в суд по месту жительства заявителя, за исключением заявления об установлении факта владения и пользования недвижимым имуществом, которое подается в суд по месту нахождения недвижимого имущества. Статья 267. Содержание заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение В заявлении об установлении факта, имеющего юридическое значение, должно быть указано, для какой цели заявителю необходимо установить данный факт, а также должны быть приведены доказательства, подтверждающие невозможность получения заявителем надлежащих документов или невозможность восстановления утраченных документов. Статья 268. Решение суда относительно заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение Решение суда по заявлению об установлении факта, имеющего юридическое значение, является документом, подтверждающим факт, имеющий юридическое значение, а в отношении факта, подлежащего регистрации, служит основанием для такой регистрации, но не заменяет собой документы, выдаваемые органами, осуществляющими регистрацию. Глава 29. УСЫНОВЛЕНИЕ (УДОЧЕРЕНИЕ) РЕБЕНКА Статья 269.
— ст. 265 ГПК РФ, п. 2

В заявлении об установлении факта, имеющего юридическое значение, должно быть указано, для какой цели заявителю необходимо установить данный факт, а также должны быть приведены доказательства, подтверждающие невозможность получения заявителем надлежащих документов или невозможность восстановления утраченных документов. Статья 268. Решение суда относительно заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение Решение суда по заявлению об установлении факта, имеющего юридическое значение, является документом, подтверждающим факт, имеющий юридическое значение, а в отношении факта, подлежащего регистрации, служит основанием для такой регистрации, но не заменяет собой документы, выдаваемые органами, осуществляющими регистрацию. Глава 29. УСЫНОВЛЕНИЕ (УДОЧЕРЕНИЕ) РЕБЕНКА Статья 269. Подача заявления об усыновлении или удочерении 1. Заявление об усыновлении или удочерении (далее - усыновление) подается гражданами Российской Федерации, желающими усыновить ребенка, в районный суд по месту жительства или месту нахождения усыновляемого ребенка. 2.
— ст. 267 ГПК РФ, п. 2

Применение: заявление об установлении факта работы подаётся в районный суд по месту жительства заявителя (ст. 266 ГПК РФ), в нём указывается цель (назначение пенсии) и прилагаются доказательства невозможности получения документов иным способом — ответы архива и СФР об отсутствии документов, трудовая книжка, косвенные доказательства. Вступившее в законную силу решение суда станет документом, подтверждающим факт работы, на основании которого СФР включит период в стаж.

Вывод по вопросу: сначала нужно получить письменный отрицательный ответ архива (и СФР) об отсутствии документов. После этого: (а) если утрата не по вашей вине — установить стаж через показания двух и более свидетелей непосредственно в СФР (но не доказывая этим характер/вредность работы); (б) если и это невозможно или СФР отказывает — обратиться в районный суд по месту жительства с заявлением об установлении факта работы в порядке особого производства. Для заработка свидетели не применяются — он подтверждается только архивными документами о зарплате.

Ответственность за непередачу документов и гарантия их сохранности

Закон возлагает обязанность обеспечивать сохранность документов по личному составу на организации в течение установленных сроков хранения.

  1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации
    — ч. 1 ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ

{d}Это означает: если выяснится, что ликвидатор/конкурсный управляющий порта не передал документы по личному составу в архив и они утрачены по чьей-то вине, — это нарушение архивного законодательства. Уничтожение документов Архивного фонда прямо запрещено (ч. 2 ст. 17 ФЗ № 125-ФЗ).

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ) Глава 8. Международное сотрудничество Статья 28. Международное сотрудничество Российской Федерации в сфере архивного дела (Наименование в редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ) Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные юридические лица в пределах своей компетенции, а также граждане - собственники или владельцы архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела, участвуют в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене. (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ) Статья 29. Вывоз и ввоз архивных документов 1. Вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, запрещается. 2. Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы Российской Федерации. Заявленные к вывозу указанные архивные документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. 3.
— ст. 27 ФЗ № 125-ФЗ, п. 8

Практическое значение: нарушение порядка передачи/хранения документов влечёт ответственность (административную по ст. 13.20 КоАП РФ — нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов), что даёт вам дополнительный рычаг — при выявлении такого нарушения можно подать жалобу в уполномоченный орган в сфере архивного дела региона или в прокуратуру. Однако это не заменяет основного пути подтверждения стажа: параллельно обязательно идут запрос в архив → заявление в СФР → (при необходимости) свидетели/суд.

Вывод по вопросу: непередача или утрата документов порта по личному составу является нарушением, за которое предусмотрена ответственность; факт такого нарушения фиксируется в ответе архива/СФР об отсутствии документов и используется как доказательство «утраты не по вине работника» — необходимое условие для последующего установления стажа через свидетелей или суд.

Денежные последствия: с какого срока назначается и пересчитывается пенсия

Вопрос о подтверждении стажа и зарплаты — публично-правовой (спор с органом, осуществляющим пенсионное обеспечение, и с архивом), поэтому частноправовые меры (неустойка, проценты по ст. 395 ГК РФ, убытки) здесь неприменимы. Денежный интерес гражданина реализуется через специальные нормы пенсионного законодательства о сроках назначения и перерасчёта пенсии.

  1. Страховая пенсия назначается со дня обращения за указанной пенсией, за исключением случаев, предусмотренных частями 5, 6, 6 l , 6 3 настоящей статьи, статьями 25 1 , 25 2 настоящего Федерального закона , но во всех случаях не ранее чем со дня возникновения права на указанную пенсию.
    — ч. 1 ст. 22 ФЗ № 400-ФЗ

Это означает: право на пенсию и её размер определяются на дату обращения, и главный практический риск — не «дождаться документов и всё получить», а потерять более раннюю дату отсчёта. Поэтому подавать заявление о назначении пенсии нужно сразу же, не дожидаясь архивной справки: недостающие документы можно донести в течение трёх месяцев без потери даты обращения.

  1. В случае, если к заявлению о назначении страховой пенсии приложены не все необходимые для подтверждения права на страховую пенсию документы, подлежащие представлению заявителем с учетом положений части 7 статьи 21 настоящего Федерального закона, орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, дает лицу, обратившемуся за страховой пенсией, разъяснение, какие документы он должен представить дополнительно. Если такие документы будут представлены не позднее чем через три месяца со дня получения соответствующего разъяснения, днем обращения за страховой пенсией считается день приема заявления о назначении страховой пенсии
    — ч. 3 ст. 22 ФЗ № 400-ФЗ

Применение к вашей ситуации: если архивная справка ещё не получена, а право на пенсию уже возникло (или вот-вот возникнет), подайте заявление о назначении пенсии немедленно, приложив трудовую книжку и всё, что есть. СФР даст разъяснение о недостающих документах, и если вы представите архивную справку в течение трёх месяцев — днём обращения будет считаться день первоначальной подачи заявления, то есть пенсия будет назначена с более ранней даты. Это ключевая норма, защищающая от потери выплат за время розыска документов.

Если пенсия уже назначена, но стаж/заработок за период работы в порту в неё не вошли (потому что не было справки), и вы позже подтвердили их архивной справкой или решением суда, производится перерасчёт в сторону увеличения:

  1. с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором принято заявление пенсионера о перерасчете размера страховой пенсии, фиксированной выплаты к страховой пенсии в сторону увеличения. 2. Заявление пенсионера о перерасчете размера страховой пенсии принимается при условии одновременного представления им необходимых для такого перерасчета документов, подлежащих представлению заявителем с учетом положений части 7 статьи 21 настоящего Федерального закона. 3. Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, при приеме заявления о перерасчете размера страховой пенсии дает лицу, обратившемуся за перерасчетом размера страховой пенсии, разъяснение, какие документы, находящиеся в распоряжении иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, он вправе представить по собственной инициативе. 4.
    — п. 2 ч. 1 ст. 23 ФЗ № 400-ФЗ

То есть перерасчёт в большую сторону производится с 1-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления о перерасчёте (при одновременном представлении подтверждающих документов). Перерасчёт «задним числом» за прошлые годы законом не предусмотрен, поэтому чем раньше подать заявление с архивной справкой, тем раньше начнётся выплата в повышенном размере.

Вывод по вопросу: частноправовые неустойки и проценты здесь не применяются; денежный интерес защищается пенсионными нормами: подавайте заявление о назначении пенсии сразу (справку можно донести в течение 3 месяцев без потери даты обращения — ч. 3 ст. 22 ФЗ № 400-ФЗ), а если пенсия уже назначена без учёта портового стажа — после получения архивной справки подавайте заявление о перерасчёте, который производится с 1-го числа следующего месяца (п. 2 ч. 1 ст. 23 ФЗ № 400-ФЗ).

Прямой ответ: архивную справку о стаже и заработной плате за 1990-е годы нужно запрашивать в государственном или муниципальном архиве по месту нахождения ликвидированного порта, а параллельно — подать заявление в Социальный фонд России (СФР), который обязан самостоятельно истребовать документы из архивных учреждений (п. 18 Правил, утв. Приказом Минтруда № 546н).


Подтверждение стажа и заработка за 1990-е годы

Периоды работы до регистрации вас в системе персонифицированного учёта подтверждаются документами работодателя или архивных органов (ч. 1 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ). Допустимые документы прямо перечислены в п. 11 Правил № 1015: трудовая книжка, письменные трудовые договоры, справки работодателей или государственных (муниципальных) органов, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Трудовая книжка подтверждает периоды работы, но не размер заработка — для подтверждения зарплаты нужна именно архивная справка, составленная на основании лицевых счетов и расчётных ведомостей порта.

Куда обращаться за архивной справкой

Если порт был государственной или муниципальной организацией, документы по личному составу при ликвидации подлежали передаче в соответствующий государственный или муниципальный архив (ч. 8 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ). Если порт был негосударственной организацией (например, АО после приватизации), ликвидатор или конкурсный управляющий обязан был передать документы в государственный или муниципальный архив по договору (ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ). Обращаться следует в государственный архив субъекта РФ по месту нахождения порта и/или муниципальный (городской) архив соответствующего города. Архивная справка, связанная с пенсионным обеспечением, выдаётся бесплатно (ч. 3 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ). Справка оформляется на бланке архива с указанием архивных шифров и номеров листов, заверяется руководителем архива (п. 46.9 Правил, утв. Приказом Росархива № 24).

СФР обязан сам запросить документы

Территориальный орган СФР при установлении пенсии обязан оказывать содействие в истребовании документов, направляя запросы в адрес работодателей и архивных учреждений (п. 18 Правил, утв. Приказом Минтруда № 546н). Это означает, что вы вправе подать заявление в СФР с указанием ликвидированного порта и периода работы — и фонд сам направит запрос в архив. Параллельно вы можете направить собственный запрос в архив, что ускорит процесс.

Если документы в архив не поступили или утрачены

Если архив ответит, что документы порта отсутствуют, стаж может быть установлен на основании показаний двух и более свидетелей, знавших вас по совместной работе, — но только при условии, что утрата документов произошла не по вине работника и это подтверждено документом (ответ архива, справка ликвидатора) (ч. 3 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ, п. 38 Правил № 1015). Одного лишь ответа архива об отсутствии документов недостаточно: к заявлению необходимо приложить документ работодателя либо иные документы, подтверждающие факт и причину утраты документов о работе не по вине работника и невозможность их получения. Установление стажа по свидетельским показаниям производится решением органа пенсионного обеспечения (п. 40 Правил № 1015). Ограничение: продолжительность стажа, установленного свидетелями, не может превышать половины требуемого страхового стажа (п. 38 Правил № 1015). Характер работы (вредность, льготный стаж) свидетелями не подтверждается (ч. 3 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ).

Если восстановить стаж через СФР невозможно, факт работы за конкретный период может быть установлен в судебном порядке — как «другой имеющий юридическое значение факт» (п. 10 ст. 264 ГПК РФ). Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения надлежащих документов в ином порядке или невозможности восстановления утраченных документов (ст. 265 ГПК РФ). В заявлении необходимо указать цель установления факта и приложить доказательства невозможности получения документов (ст. 267 ГПК РФ).


Пошаговые действия

  1. Подайте заявление в СФР по месту жительства (о назначении пенсии, перерасчёте или предварительной оценке пенсионных прав), указав период работы в порту в 1990-е годы и факт ликвидации предприятия. СФР обязан направить запрос в архивное учреждение (п. 18 Правил, утв. Приказом Минтруда № 546н).

  2. Направьте собственный запрос в архив — государственный архив субъекта РФ по месту нахождения порта и/или муниципальный архив города. Запрос можно подать письменно или в электронной форме (ч. 3 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ). Срок рассмотрения письменного обращения — 30 дней со дня регистрации (ч. 1 ст. 12 ФЗ № 59-ФЗ).

  3. Получите архивную справку о стаже и заработной плате, оформленную на бланке архива с указанием архивных шифров и номеров листов (п. 46.9 Правил, утв. Приказом Росархива № 24). Справка для пенсионных целей выдаётся бесплатно.

  4. Если архив ответит об отсутствии документов — подайте в СФР заявление об установлении периода работы по свидетельским показаниям (п. 38, 40 Правил № 1015). Приложите документ, подтверждающий факт и причину утраты документов о работе не по вине работника (ответ архива, справка ликвидатора). Свидетели (два и более) дают показания в органе пенсионного обеспечения по месту установления пенсии либо по месту жительства свидетеля.

  5. Если СФР откажет в установлении стажа — обращайтесь в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы (п. 10 ст. 264, ст. 265, 267 ГПК РФ). В заявлении укажите цель установления факта (назначение пенсии) и приложите доказательства невозможности получения документов в ином порядке.