Как подтвердить период работы сотрудницы с 1992 по 1995 год, если у неё утеряна трудовая книжка, а в архиве есть только приказ о приёме, нет приказа об увольнении, частично сохранились личные карточки и есть справки о зарплате за 1993–1994 годы?

Какими документами подтверждается период работы 1992–1995 гг. при утрате трудовой книжки

Определяющая норма — п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 1015: трудовая книжка является основным документом, но при её отсутствии периоды работы принимаются по другим документам.

1. Документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее - трудовая книжка). При отсутствии трудовой книжки, а также в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.
   — п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 1015

Применение к вашим фактам. Пункт 11 прямо называет «выписки из приказов», «справки, выдаваемые работодателями», «лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы» как самостоятельные подтверждения. Значит, имеющиеся у вас выписка из книги приказов о приёме и справки (ведомости) о начислении зарплаты за 1993–1994 гг. — это именно те документы, которые закон допускает для подтверждения периода. Отдельный приказ об увольнении не назван в п. 11 обязательным документом, поэтому его отсутствие само по себе не препятствует подтверждению периода.

1. Периоды работы и (или) иной деятельности, имевшие место до дня вступления в силу Федерального закона "О страховых пенсиях" , могут подтверждаться в порядке, установленном соответствующими нормативными правовыми актами, действовавшими в период выполнения работы и (или) иной деятельности.
   — п. 8 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 1015

Применение к вашим фактам. Период 1992–1995 гг. имел место до вступления в силу ФЗ «О страховых пенсиях», поэтому он подтверждается по правилам, действовавшим в тот период, — то есть по кадровым и расчётным документам работодателя; отсутствие сведений о зарплате за 1992 год не лишает возможности подтвердить сам факт работы за этот год иными документами того периода.

Вывод по вопросу. Основание для такого подтверждения закреплено в п. 11 Правил № 1015, согласно которому при отсутствии трудовой книжки «выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы» принимаются в подтверждение периодов работы, — поэтому имеющихся архивных выписок из книги приказов (о приёме) и справок о зарплате достаточно как законной основы подтверждения периода, а в силу п. 8 тех же Правил доперегистрационные периоды подтверждаются по правилам, действовавшим в период работы. Отсутствие приказа об увольнении не препятствует подтверждению: дата окончания работы восполняется иными документами, а за 1992 год — любыми сохранившимися документами о работе.

Достаточно ли этих документов или нужно запрашивать дополнительные сведения в СФР и архиве

Закон предъявляет к подтверждению доперегистрационных периодов альтернативную формулу «и (или)»: достаточно либо сведений персонифицированного учёта, либо документов работодателя (государственных/муниципальных органов).

1. При подсчете страхового стажа периоды, которые предусмотрены статьями 11 и 12 настоящего Федерального закона, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета за указанный период и (или) документов, выдаваемых работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
   — ч. 1 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Применение к вашим фактам. Для периода 1992–1995 гг. (до регистрации в системе персонифицированного учёта, введённой с 1996 г.) страховая пенсия может быть подтверждена как выпиской из ИЛС, так и документами работодателя/архива. То есть запрос в СФР полезен и желателен, но не является единственным путём — ваши архивные документы сами по себе достаточны как один из предусмотренных вариантов.

получать бесплатно в органах Фонда, а также через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по своему обращению способом, указанным им при обращении, сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете (указанные сведения могут быть направлены ему в форме электронного документа, порядок оформления которого определяется Фондом , с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, а также иным способом, в том числе почтовым отправлением);
— абз. 2 ст. 14 ФЗ № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете», п. 2

Применение к вашим фактам. Гражданка вправе бесплатно получить выписку из своего ИЛС — эту выписку следует истребовать обязательно: она либо подтвердит период, либо покажет его отсутствие.

в случае несогласия со сведениями, содержащимися в его индивидуальном лицевом счете, обратиться с заявлением об исправлении указанных сведений в органы Фонда или в налоговые органы в соответствии с их компетенцией, либо в суд;
— абз. 3 ст. 14 ФЗ № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете», п. 2

Применение к вашим фактам. Если период в ИЛС не отражён, закон даёт гражданке прямой механизм — потребовать исправления сведений в Фонд, налоговый орган или суд, предъявив ваши архивные документы.

в Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью; (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя: в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления; при увольнении в день прекращения трудового договора.
— ст. 66.1 ТК РФ (о сведениях о трудовой деятельности из Фонда)

Применение к вашим фактам. Помимо ИЛС, Фонд выдаёт и заверенные сведения о трудовой деятельности, которые гражданка может запросить самостоятельно в СФР, МФЦ или на едином портале — это ещё один независимый канал подтверждения.

Вывод по вопросу: имеющихся выписок из приказа о приёме и справок о зарплате за 1993–1994 гг. в большинстве случаев достаточно (п. 11 Правил № 1015, ч. 1 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ), но пакет следует усилить: (1) выпиской из ИЛС, которую гражданка запрашивает сама в СФР/МФЦ бесплатно; (2) розыском в архиве лицевой карточки ф. Т-2 и ведомостей за 1992 и 1995 гг. Если ИЛС сведений не содержит, гражданка вправе требовать их исправления (абз. 3 ст. 14 ФЗ № 27-ФЗ). Непокрытые доку-ментами отрезки закрываются через суд (блок 4).

Чем именно и в какой срок учреждение обязано удостоверить период работы

Базовый документ — ст. 62 ТК РФ: по письменному заявлению вы обязаны выдать копии документов, связанных с работой, и справки, в том числе справку о периоде работы у данного работодателя и справки о заработной плате; документы заверяются надлежащим образом и предоставляются безвозмездно.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
— ч. 1 ст. 62 ТК РФ

Применение к вашим фактам. Надлежащая форма подтверждения для вашего учреждения — архивная справка (выписка) о периоде работы и справка о заработной плате. Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления (ст. 62 адресована работнику; применительно к уже уволившейся гражданке вы выдаёте документы как владелец архива по её письменному запросу).

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
   — ч. 3 ст. 26 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Применение к вашим фактам. Ключевая для вас архивная норма: раз документы нужны для пенсионного обеспечения и льгот (социальная защита), выдаваемые вами архивные справки и копии предоставляются бесплатно и должны быть оформлены в установленном порядке.

2.4.1. В качестве заявителей могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации. 2.4.2. Интересы заявителей, указанных в пункте 2.4.1 настоящего Регламента, могут представлять иные лица, уполномоченные заявителем в установленном порядке. 2.4.3. Государственная услуга предоставляется лицам, указанным в пунктах 2.4.1 и 2.4.2 настоящего Регламента, после получения ими стандартного или полного доступа к подсистеме "личный кабинет" Портала в соответствии с приложениями 2, 3 к постановлению Правительства Москвы от 7 февраля 2012 г. № 23-ПП "О доступе физических лиц, в том числе зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц к подсистеме "личный кабинет" государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) города Москвы". 2.5. Документы, необходимые для предоставления государственной услуги 2.5.1. Предоставление государственной услуги осуществляется на основании следующих документов (информации): 2.5.1.1. Документы, представляемые заявителем: 2.5.1.1.1. Запрос, который заполняется посредством внесения сведений, необходимых для поиска запрашиваемых документов, указанных в приложении к настоящему Регламенту, в интерактивную форму на Портале. 2.5.1.1.2. Электронная копия (электронный образ) нотариально заверенной доверенности, подтверждающей полномочия представителя заявителя, в случае подачи запроса представителем заявителя. 2.5.1.1.3.
— п. 2.4.1 Административного регламента, утв. Постановлением Правительства Москвы № 789-ПП

Применение к вашим фактам. Региональное регулирование (на примере Москвы) прямо предусматривает выдачу архивной справки/выписки/копии гражданину, а документ о трудовой деятельности требуется «за исключением случаев утраты трудовой книжки» — то есть ваш случай попадает под исключение.

2.7.1.2. По запросам по тематикам "О награждении медалью "Ветеран труда", "О награждении медалью "За оборону Москвы", "О награждении медалью "За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг.", "О награждении медалями "В память 800-летия Москвы", "В память 850-летия Москвы", "О награждении медалью "За доблестный труд к 100-летию со дня рождения В.И. Ленина", "О награждении ведомственными наградами, почетными грамотами", "О трудовом стаже, в том числе в органах КПСС, ВЛКСМ", "О заработной плате, в том числе в органах КПСС, ВЛКСМ", "О пособии по безработице по документам территориальных органов труда и занятости населения города Москвы до 2002 года", "О мобилизации в народное ополчение, на трудовой фронт в годы Великой Отечественной войны", "О получении копии акта медицинского освидетельствования в районных Бюро медико-социальной экспертизы города Москвы до 2005 года", "О получении копии приговора, вынесенного Московским городским судом", "Об установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения)", "Об учебе", "О пребывании детей в учреждениях для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (детские дома, школы-интернаты и др.)" - 20 рабочих дней. 2.7.2. Срок предоставления государственной услуги начинает исчисляться с даты регистрации запроса в ГКУ "Объединенная дирекция". 2.8. Отказ в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги 2.8.1.
— п. 2.7.1.2 и п. 2.12 Административного регламента, утв. Постановлением Правительства Москвы № 789-ПП

Применение к вашим фактам. Запросы «о трудовом стаже» и «о заработной плате» — самостоятельные тематики такой услуги; срок исполнения — до 20 рабочих дней с даты регистрации запроса (ориентир для государственных архивов).

2.12. Плата за предоставление государственной услуги Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно. 2.13. Показатели доступности и качества государственной услуги 2.13.1. Срок регистрации запроса и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, - не позднее рабочего дня с момента получения ГКУ "Объединенная дирекция" запроса. 2.13.2. Время ожидания в очереди при получении результата предоставления государственной услуги в МФЦ - не более 15 минут. 2.14. Порядок информирования о предоставлении государственной услуги Информация о предоставлении государственной услуги размещается: - на информационных стендах или иных источниках информирования в помещениях архивных учреждений, ГКУ "Объединенная дирекция", МФЦ; - на официальных сайтах архивных учреждений, Главархива Москвы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет; - на Портале. 2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга 2.15.1. Помещения, в которых предоставляется государственная услуга, должны соответствовать требованиям пожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности и быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, иными средствами, обеспечивающими безопасность и комфортное пребывание заявителей. 2.15.2. Доступность для инвалидов помещений, в которых предоставляется государственная услуга, обеспечивается в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов. 3.
— п. 2.12 Административного регламента, утв. Постановлением Правительства Москвы № 789-ПП

Применение к вашим фактам. Услуга предоставляется бесплатно — гражданка не платит за подтверждение стажа.

Вывод по вопросу: надлежащий результат — архивная справка (выписка) о периоде работы и справка о заработной плате (начислении), оформленные на основании имеющихся архивных документов, заверенные надлежащим образом и выданные безвозмездно по письменному заявлению. Срок по ст. 62 ТК РФ — не позднее трёх рабочих дней; для запросов в государственный архив — ориентир до 20 рабочих дней (п. 2.7.1.2 Регламента № 789-ПП). Дополнительно выдайте заверенные копии приказа о приёме и ведомостей. В справке честно укажите: «подтверждается работа в должности … с … по …; приказ о приёме № … от …; документ об увольнении в архиве отсутствует» — это облегчит гражданке доказывание.

Если документов не хватит — установление факта работы в суде и показания свидетелей

Если архивных документов за какой-то отрезок не сохранилось, период устанавливается в суде. Суд принимает такие дела только при невозможности получить документы иным путём.

Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов. Статья 266. Подача заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение Заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение, подается в суд по месту жительства заявителя, за исключением заявления об установлении факта владения и пользования недвижимым имуществом, которое подается в суд по месту нахождения недвижимого имущества. Статья 267. Содержание заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение В заявлении об установлении факта, имеющего юридическое значение, должно быть указано, для какой цели заявителю необходимо установить данный факт, а также должны быть приведены доказательства, подтверждающие невозможность получения заявителем надлежащих документов или невозможность восстановления утраченных документов. Статья 268. Решение суда относительно заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение Решение суда по заявлению об установлении факта, имеющего юридическое значение, является документом, подтверждающим факт, имеющий юридическое значение, а в отношении факта, подлежащего регистрации, служит основанием для такой регистрации, но не заменяет собой документы, выдаваемые органами, осуществляющими регистрацию. Глава 29. УСЫНОВЛЕНИЕ (УДОЧЕРЕНИЕ) РЕБЕНКА Статья 269.
— ст. 265 ГПК РФ, п. 2

Применение к вашим фактам. Гражданка обращается в районный суд по своему месту жительства (заявление подаётся по месту жительства заявителя) с заявлением об установлении факта работы; ваши архивные справки и справка об отсутствии приказа об увольнении докажут невозможность иного порядка.

1. Суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций. 2. Суд рассматривает дела об установлении: 1) родственных отношений; 2) факта нахождения на иждивении; 3) факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; 4) факта признания отцовства; 5) факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении; 6) факта владения и пользования недвижимым имуществом; 7) факта несчастного случая; 8) факта смерти в определенное время и при определенных обстоятельствах в случае отказа органов записи актов гражданского состояния в регистрации смерти; 9) факта принятия наследства и места открытия наследства; 10) других имеющих юридическое значение фактов.
   — ст. 264 ГПК РФ, п. 1

Применение к вашим фактам. Факт работы относится к «другим имеющим юридическое значение фактам» (подп. 10 п. 2 ст. 264 ГПК РФ) и рассматривается в особом производстве; в заявлении обязательно указываются цель и доказательства невозможности получить документы.

В заявлении об установлении факта, имеющего юридическое значение, должно быть указано, для какой цели заявителю необходимо установить данный факт, а также должны быть приведены доказательства, подтверждающие невозможность получения заявителем надлежащих документов или невозможность восстановления утраченных документов. Статья 268. Решение суда относительно заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение Решение суда по заявлению об установлении факта, имеющего юридическое значение, является документом, подтверждающим факт, имеющий юридическое значение, а в отношении факта, подлежащего регистрации, служит основанием для такой регистрации, но не заменяет собой документы, выдаваемые органами, осуществляющими регистрацию. Глава 29. УСЫНОВЛЕНИЕ (УДОЧЕРЕНИЕ) РЕБЕНКА Статья 269. Подача заявления об усыновлении или удочерении 1. Заявление об усыновлении или удочерении (далее - усыновление) подается гражданами Российской Федерации, желающими усыновить ребенка, в районный суд по месту жительства или месту нахождения усыновляемого ребенка. 2.
— ст. 267 ГПК РФ, п. 2

Заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение, подается в суд по месту жительства заявителя, за исключением заявления об установлении факта владения и пользования недвижимым имуществом, которое подается в суд по месту нахождения недвижимого имущества. Статья 267. Содержание заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение В заявлении об установлении факта, имеющего юридическое значение, должно быть указано, для какой цели заявителю необходимо установить данный факт, а также должны быть приведены доказательства, подтверждающие невозможность получения заявителем надлежащих документов или невозможность восстановления утраченных документов. Статья 268. Решение суда относительно заявления об установлении факта, имеющего юридическое значение Решение суда по заявлению об установлении факта, имеющего юридическое значение, является документом, подтверждающим факт, имеющий юридическое значение, а в отношении факта, подлежащего регистрации, служит основанием для такой регистрации, но не заменяет собой документы, выдаваемые органами, осуществляющими регистрацию. Глава 29. УСЫНОВЛЕНИЕ (УДОЧЕРЕНИЕ) РЕБЕНКА Статья 269. Подача заявления об усыновлении или удочерении 1. Заявление об усыновлении или удочерении (далее - усыновление) подается гражданами Российской Федерации, желающими усыновить ребенка, в районный суд по месту жительства или месту нахождения усыновляемого ребенка. 2.
— ст. 266 ГПК РФ, п. 2

Применение к вашим фактам. Заявление подаётся по месту жительства гражданки, а не по месту нахождения учреждения, — суд, скорее всего, будет в её регионе.

Отдельно — свидетели: показания двух и более свидетелей допускаются при утрате документов и невозможности их восстановить, в том числе при утрате не по вине работника.

1. При подсчете страхового стажа периоды работы на территории Российской Федерации, предусмотренные статьей 11 настоящего Федерального закона, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно. В отдельных случаях допускается установление стажа работы на основании показаний двух и более свидетелей при утрате документов и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника. Характер работы показаниями свидетелей не подтверждается.
   — ч. 3 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Применение к вашим фактам. Утрата приказа об увольнения и отсутствие данных за 1992 г. произошли, судя по вашим сведениям, не по вине работника (потеря при сдаче в архив, при переименовании учреждения), поэтому за неподтверждённый документами отрезок стаж может устанавливаться показаниями двух и более свидетелей. Характер работы свидетелями не подтверждается.

1. При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов. 5. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
   — ч. 4 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»

Применение к вашим фактам. При реорганизации учреждения документы по личному составу передаются правопреемнику — это канал розыска «уехавших» при переименовании документов; запрос направляйте и правопреемнику.

Вывод по вопросу: непокрытый документами отрезок факта работы устанавливается районным судом в порядке особого производства — заявление подаётся по месту жительства гражданки (ст. 266 ГПК РФ) с указанием цели и доказательств невозможности иных путей (ст. 267 ГПК РФ). Поскольку утрата документов произошла не по вине работника, за этот отрезок допустимо подтверждение показаниями двух и более свидетелей — только период, не характер работы (ч. 3 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ). Ваши архивные справки и справка об отсутствии документа станут основными доказательствами.

Ответственность за утрату документов и порядок обжалования действий архива

Если документы утрачены по вине учреждения (небрежное хранение, потеря при передаче в архив, при переименовании), это нарушение архивного законодательства с установленной законом ответственностью.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ) Глава 8. Международное сотрудничество Статья 28. Международное сотрудничество Российской Федерации в сфере архивного дела (Наименование в редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ) Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные юридические лица в пределах своей компетенции, а также граждане - собственники или владельцы архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в сфере архивного дела, участвуют в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене. (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ) Статья 29. Вывоз и ввоз архивных документов 1. Вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, запрещается. 2. Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы Российской Федерации. Заявленные к вывозу указанные архивные документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. 3.
— ст. 27 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п. 8

Применение к вашим фактам. Норма адресована вашему учреждению как владельцу архивных документов: за ненадлежащее хранение и утрату документов по личному составу виновные должностные лица несут ответственность по законодательству РФ. Практический вывод — зафиксировать в справке причину отсутствия документов и организовать их розыск (у правопреемника, в вышестоящем и государственном архиве).

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1 1 настоящей статьи.
   — ч. 1 ст. 12 ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»

Применение к вашим фактам. На письменные обращения (и к вам, и в архив) распространяется 30-дневный срок рассмотрения; при молчании или отказе гражданка вправе обжаловать действия в вышестоящий архивный орган и/или в суд. Этот же срок применим к вашим запросам в архив.

Вывод по вопросу: утрата документов по вине учреждения — нарушение ст. 27 ФЗ № 125-ФЗ с возможной ответственностью виновных должностных лиц; гражданке следует зафиксировать это в справке. Письменные обращения рассматриваются в течение 30 дней (ч. 1 ст. 12 ФЗ № 59-ФЗ); при отказе или бездействии — жалоба в вышестоящий архивный орган и/или в районный суд. Единые реквизиты по всем блокам: судебный порядок — районный суд по месту жительства заявителя; справка по ст. 62 ТК РФ — 3 рабочих дня; архивный запрос — до 20 рабочих дней; обращение — 30 дней; архивные справки для пенсионного обеспечения — бесплатно.