Как восстановить утерянные свидетельство о смерти и трудовую книжку умершего 20 лет назад для оформления пенсии

Восстановление (получение повторного) свидетельства о смерти

Свидетельство о смерти восстанавливается без каких-либо ограничений по давности: запись акта о смерти хранится в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния бессрочно, поэтому получение повторного документа возможно и спустя 20 лет.

1. В случае утраты, порчи, в других случаях отсутствия возможности использования свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния, в том числе ветхости бланка свидетельства, нечитаемости текста и (или) печати органа записи актов гражданского состояния, ламинирования, орган записи актов гражданского состояния выдает повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, а в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, иной документ, подтверждающий факт государственной регистрации акта гражданского состояния на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния
   — п. 1 ст. 9 ФЗ от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»

Именно ваш случай: оригинал утрачен при переезде, то есть налицо «отсутствие возможности использования свидетельства», что прямо является основанием для выдачи повторного документа.

1. Повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния и иные документы, подтверждающие наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, выдаются : (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 358-ФЗ) лицу, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния; родственнику умершего или другому заинтересованному лицу
   — п. 2 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

Свекровь как жена умершего является его родственником, поэтому вправе получить повторное свидетельство. Если документ нужен вам (снохе) — вы тоже относитесь к «другому заинтересованному лицу», обратившемуся в связи со смертью лица, однако надёжнее, чтобы с заявлением обратилась сама свекровь либо действовать по её нотариальной доверенности.

Лицу, обратившемуся в орган записи актов гражданского состояния лично, повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния или иной документ, подтверждающий наличие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, выдается на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, в день обращения
— п. 4 ст. 9 ФЗ № 143-ФЗ

При личном обращении в ЗАГС повторное свидетельство выдаётся в день обращения. Заявление можно подать в любой орган ЗАГС (через МФЦ или Единый портал госуслуг) — сведения запрашиваются из единого федерального реестра, ехать в город, где регистрировалась смерть, не требуется. Если запись отсутствует в электронном реестре (например, акты, составленные до оцифровки), ЗАГС проводит проверку по бумажной записи — в этом случае удобнее обращаться в ЗАГС по месту регистрации смерти либо в архив ЗАГС соответствующего региона.

За выдачу повторного свидетельства уплачивается госпошлина 350 рублей (льгот для пенсионеров в данном виде платежа НК РФ не предусматривает, но пережившему супругу она нередко возмещается в составе судебных/пенсионных расходов не применяется — платится заявителем).

Вывод: восстановить свидетельство о смерти можно и через 20 лет — обратиться в любой орган ЗАГС (лично, через МФЦ или госуслуги) с заявлением и документом, удостоверяющим личность; пошлина 350 рублей; при наличии записи в едином реестре документ выдаётся в день обращения.

Подтверждение страхового стажа умершего при утрате трудовой книжки

Утрата трудовой книжки не лишает возможности подтвердить стаж — закон прямо предусматривает заменяющие документы.

1. Документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее - трудовая книжка). При отсутствии трудовой книжки, а также в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы
   — п. 11 Правил подсчёта и подтверждения страхового стажа, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015

Периоды работы подтверждаются документами работодателя (справки, выписки из приказов, лицевые счета, ведомости на зарплату), а при ликвидации организации — архивными справками государственных и муниципальных архивов. Поскольку умерший умер 20 лет назад и работал, вероятнее всего, до регистрации в системе персонифицированного учёта, действует общий порядок подтверждения стажа документами.

1. При подсчете страхового стажа периоды, которые предусмотрены статьями 11 и 12 настоящего Федерального закона, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета за указанный период и (или) документов, выдаваемых работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации
   — ч. 1 ст. 14 ФЗ от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»

Самостоятельно искать архивы вам не обязательно: пенсионный орган обязан содействовать в истребовании документов.

8 1 . Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, оказывает содействие гражданину в истребовании документов, необходимых для назначения страховой пенсии, запрашиваемых у заявителя в соответствии с частью 7 настоящей статьи, подтверждающих обстоятельства, имевшие место на территории Российской Федерации, а также на территории иностранного государства, с которым Российской Федерацией заключен международный договор, регулирующий правоотношения в сфере пенсионного обеспечения, путем направления соответствующих запросов в адрес работодателей, архивных учреждений
— ч. 8.1 ст. 21 ФЗ № 400-ФЗ

Достаточно назвать в заявлении места работы умершего (по памяти, со слов свидетелей) — СФР сам направит запросы бывшим работодателям и в архивы.

Если документы утрачены (в том числе по вине работодателя, а не работника) и восстановить их невозможно, стаж может быть подтверждён свидетельскими показаниями.

1. При подсчете страхового стажа периоды работы на территории Российской Федерации, предусмотренные статьей 11 настоящего Федерального закона, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования " могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием (землетрясением, наводнением, ураганом, пожаром и тому подобными причинами) и восстановить их невозможно. В отдельных случаях допускается установление стажа работы на основании показаний двух и более свидетелей при утрате документов и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника. Характер работы показаниями свидетелей не подтверждается
   — ч. 3 ст. 14 ФЗ № 400-ФЗ

Это ключевая норма для вашей ситуации: смерть наступила давно, документы о работе утрачены не по вине самого умершего — поэтому периоды работы можно устанавливать по показаниям двух и более свидетелей (бывших сослуживцев и т.п.). Характер работы (вредность, особые условия) свидетелями не подтверждается — для льготного стажа потребуются документы.

Вывод: утраченная трудовая книжка заменяется документами работодателя и архивными справками, которые истребует сам Социальный фонд по вашему заявлению; при невозможности восстановить документы стаж подтверждается показаниями не менее двух свидетелей, а при отказе СФР — решением суда об установлении факта работы.

Условия и срок назначения пенсии свекрови

Для назначения именно пенсии по случаю потери кормильца свекровь должна относиться к нетрудоспособным членам семьи умершего.

1. родители и супруг умершего кормильца, если они достигли возраста 65 и 60 лет (соответственно мужчины и женщины) (с учетом положений, предусмотренных приложением 6 к настоящему Федеральному закону) либо являются инвалидами
   — п. 3 ч. 2 ст. 10 ФЗ № 400-ФЗ

Свекровь как супруга умершего признаётся нетрудоспособным членом семьи, если достигла возраста 60 лет (женщины) либо является инвалидом.

1. Право на страховую пенсию по случаю потери кормильца имеют нетрудоспособные члены семьи умершего кормильца, состоявшие на его иждивении (за исключением лиц, совершивших уголовно наказуемое деяние, повлекшее за собой смерть кормильца и установленное в судебном порядке). Одному из родителей, супругу или другим членам семьи, указанным в пунктах 2 и 2 1 части 2 настоящей статьи, указанная пенсия назначается независимо от того, состояли они или нет на иждивении умершего кормильца
   — ч. 1 ст. 10 ФЗ № 400-ФЗ

Важно: супругу, достигшему пенсионного возраста, пенсия по случаю потери кормильца назначается независимо от иждивения — доказывать нахождение на содержании мужа не требуется.

Поскольку со смерти прошло более 12 месяцев, действует специальное правило о сроке, и оно в вашу пользу в меньшей степени, чем кажется, но конкретизирует лишь дату начала выплат:

1. страховая пенсия по случаю потери кормильца - со дня смерти кормильца, если обращение за указанной пенсией последовало не позднее чем через 12 месяцев со дня его смерти, а при превышении этого срока - на 12 месяцев раньше того дня, когда последовало обращение за указанной пенсией
   — п. 3 ч. 5 ст. 22 ФЗ № 400-ФЗ

Пенсия будет назначена только на 12 месяцев раньше дня обращения, а не за все прошедшие 20 лет — задним числом выплаты не производятся. Поэтому затягивать с подачей заявления не следует.

Если часть документов на момент подачи не готова (например, не получена архивная справка), сохранить первоначальную дату обращения можно, уложившись в трёхмесячный срок допредставления:

1. В случае, если к заявлению о назначении страховой пенсии приложены не все необходимые для подтверждения права на страховую пенсию документы, подлежащие представлению заявителем с учетом положений части 7 статьи 21 настоящего Федерального закона, орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, дает лицу, обратившемуся за страховой пенсией, разъяснение, какие документы он должен представить дополнительно. Если такие документы будут представлены не позднее чем через три месяца со дня получения соответствующего разъяснения, днем обращения за страховой пенсией считается день приема заявления о назначении страховой пенсии
   — ч. 3 ст. 22 ФЗ № 400-ФЗ

Вывод: свекровь (при достижении 60 лет либо инвалидности) вправе на пенсию по случаю потери кормильца независимо от иждивения; пенсия назначается не более чем за 12 месяцев до дня обращения, допредъявление недостающих документов в течение трёх месяцев сохраняет первоначальную дату обращения. Обращаться следует в территориальный орган Социального фонда России по месту жительства свекрови.

Судебный порядок установления фактов, если документы не восстановить

Если восстановить документы в административном порядке невозможно (нет записи о смерти в реестре, архив утрачен, работодатель ликвидирован без передачи документов), применяется особое производство в суде.

Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов.
— ст. 265 ГПК РФ

Суд устанавливает факты только тогда, когда иной (внесудебный) способ получить надлежащие документы исчерпан, — поэтому сначала нужно получить письменные отказы/справки ЗАГС и архива, подтверждающие невозможность восстановления.

1. факта нахождения на иждивении; 3) факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; 4) факта признания отцовства; 5) факта принадлежности правоустанавливающих документов
   — п. 2 ст. 264 ГПК РФ

Для вашего дела применимы факт регистрации смерти (п. 3), факт нахождения на иждивении (п. 2, нужен, если иждивение имеет значение при достижении пенсионного возраста), а также «другие факты, имеющие юридическое значение» (п. 10) — например, факт работы умершего в определённые периоды, который подтверждает стаж для расчёта пенсии.

Заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение, подается в суд по месту жительства заявителя, за исключением заявления об установлении факта владения и пользования недвижимым имуществом, которое подается в суд по месту нахождения недвижимого имущества.
— ст. 266 ГПК РФ

Заявление подаётся в районный суд по месту жительства заявителя (свекрови), то есть по новому месту жительства в другом городе.

В заявлении об установлении факта, имеющего юридическое значение, должно быть указано, для какой цели заявителю необходимо установить данный факт, а также должны быть приведены доказательства, подтверждающие невозможность получения заявителем надлежащих документов или невозможность восстановления утраченных документов.
— ст. 267 ГПК РФ

В заявлении обязательно указывается цель (назначение пенсии по случаю потери кормильца) и прикладываются доказательства невозможности получить документы вне суда (ответы ЗАГС, СФР, архивов).

Вывод: если ЗАГС или архив не смогут восстановить документы, свекровь вправе обратиться в районный суд по месту своего жительства с заявлением об установлении факта смерти, факта работы умершего (стажа) и, при необходимости, факта иждивения; судебное решение заменяет утраченные документы и является основанием для назначения пенсии.

Порядок обращения, подсудность споров и обжалование отказа

Заявление о назначении пенсии подаётся в территориальный орган Социального фонда России.

1. Установление страховых пенсий и выплата страховых пенсий, включая организацию их доставки, производятся органом, осуществляющим пенсионное обеспечение в соответствии с Федеральным законом от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации", по месту жительства лица, обратившегося за страховой пенсией
   — ч. 1 ст. 21 ФЗ № 400-ФЗ

Орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, — это Социальный фонд России (объединивший ПФР и ФСС); обращаться следует в его территориальное отделение по месту жительства свекрови, то есть в новом городе.

Если СФР откажет в назначении пенсии или в зачёте части стажа, отказ можно обжаловать.

1. Решения об установлении или отказе в установлении страховой пенсии, о выплате этой пенсии, об удержаниях из указанной пенсии и о взыскании излишне выплаченных сумм страховой пенсии могут быть обжалованы в вышестоящий пенсионный орган
   — ч. 20 ст. 21 ФЗ № 400-ФЗ

Обжалование возможно в вышестоящий орган СФР и (или) в суд. Учитывая, что вопрос связан с фактами (стаж, иждивение, смерть), при отказе целесообразно сразу обращаться с административным иском в районный суд по месту жительства свекрови либо, при споре о факте, — с заявлением в порядке особого производства (см. блок о судебном порядке).

Вывод: обращаться нужно в отделение Социального фонда России по месту жительства свекрови в новом городе; отказ СФР обжалуется в вышестоящий орган СФР и (или) в районный суд по месту жительства заявителя. Подсудность во всех блоках — районный суд по месту жительства свекрови, орган — территориальное отделение СФР.