Возврат документов из колледжа после отчисления в 2009 году: юридические аспекты и порядок действий

Восстановление документов, оставленных в колледже при отчислении в 2009 году

Анализ ситуации

Вы были отчислены из колледжа в 2009 году после недолгого обучения и не забрали свои документы (аттестат о среднем образовании и копию паспорта). Сейчас вам необходимо их получить. Основные вопросы касаются сроков хранения, порядка истребования и возможных последствий утраты документов колледжем.

Применимые правовые нормы и порядок действий

1. Право на истребование документов и сроки исковой давности

Вы являетесь собственником своих личных документов. Требование об их возврате не ограничено общим сроком исковой давности в 3 года, так как это требование собственника об устранении нарушения его права.

"Исковая давность не распространяется на: ... требования собственника или иного владельца об устранении всяких нарушений его права, хотя бы эти нарушения не были соединены с лишением владения" (Источник: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая), статья 208)

Таким образом, вы вправе потребовать возврата документов в любое время.

2. Сроки хранения документов в образовательной организации

Колледж, как любая организация, обязан обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков.

"Государственные органы, органы местного самоуправления, организации ... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения" (Источник: Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", статья 17)

Для документов по личному составу установлены длительные сроки хранения:

• "Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет" (Источник: Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", статья 22.1)

• "Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет" (Источник: Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", статья 22.1)

Ваш аттестат о среднем образовании был создан до вашего поступления в колледж (до 2009 года). Даже если он был передан в колледж после 1 января 2003 года, минимальный срок его хранения как документа по личному составу составляет 50 лет. С момента вашего отчисления (2009 год) прошло около 15 лет, поэтому документы должны храниться в архиве колледжа или переданном в установленном порядке архиве. Уничтожение документов до истечения срока хранения является нарушением.

3. Алгоритм действий по истребованию документов

Шаг 1: Подготовка и направление письменного запроса
Обратитесь в колледж с письменным заявлением на имя директора (ректора). В заявлении укажите:

• Ваши ФИО, год поступления и отчисления.
• Перечень запрашиваемых документов (оригинал аттестата, копия паспорта).
• Просьбу выдать документы или предоставить информацию об их месте нахождения.
• Контактные данные для ответа.

К заявлению приложите копию паспорта. Факт обучения можно подтвердить записью в заявлении. Колледж обязан вести учет обучающихся.

"К компетенции образовательной организации ... относятся: ... индивидуальный учет результатов освоения обучающимися образовательных программ ... а также хранение в архивах информации об этих результатах" (Источник: Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации", статья 28)

Заявление направьте заказным письмом с уведомлением о вручении или вручите лично под роспись на вашем экземпляре.

Шаг 2: Действия в случае отказа или бездействия колледжа

• Если документы утеряны, требуйте письменного подтверждения этого факта.
• В случае неправомерного отказа в предоставлении информации или документов вы можете обжаловать действия колледжа.

  "Неправомерный отказ в предоставлении гражданину ... информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, ... влечет наложение административного штрафа на должностных лиц" (Источник: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 5.39)

• Обратитесь с жалобой в органы, осуществляющие контроль в сфере образования (например, Министерство образования вашего региона, Рособрнадзор).
• За нарушение правил хранения архивных документов также предусмотрена административная ответственность.

  "Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ... влечет ... административный штраф" (Источник: Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, статья 13.20)

4. Последствия утраты документов колледжем

Если колледж утратил ваши документы по своей вине, он обязан возместить причиненные убытки. Убытками будут считаться все расходы, которые вы понесете для восстановления своих прав (например, расходы на восстановление аттестата через органы образования).

"Лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков ... Под убытками понимаются расходы, которые лицо ... произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права" (Источник: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая), статья 15)

Кроме того, утрата ваших персональных данных (копии паспорта) может повлечь ответственность по закону о персональных данных.

"Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав ... подлежит возмещению" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 24)

Если колледж отказывается добровольно возместить расходы на восстановление документов, этот вопрос решается в судебном порядке.

Выводы и рекомендации

1. Документы, скорее всего, подлежат хранению. Учитывая длительные сроки хранения документов по личному составу (50-75 лет), высока вероятность, что ваши документы все еще хранятся в архиве колледжа или в архиве, куда они могли быть переданы.
2. Действуйте письменно. Подготовьте и направьте в колледж официальный запрос с просьбой выдать документы или сообщить об их судьбе. Обязательно сохраните доказательства обращения (уведомление о вручении, копию заявления с отметкой о приеме).
3. Требуйте официального ответа. В случае устного отказа или сообщения об утрате требуйте предоставить ответ в письменной форме.
4. В случае утраты аттестата обратитесь в образовательную организацию, которая его выдала (ваша школа), для процедуры восстановления. Все расходы, понесенные в связи с восстановлением утраченных по вине колледжа документов, вы вправе взыскать с колледжа.
5. Если колледж не реагирует или отказывает, обращайтесь с жалобами в:
   • Департамент (Министерство) образования вашего субъекта РФ.
   • Федеральную службу по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор).
   • Прокуратуру (с заявлением о проведении проверки по факту возможного нарушения архивного законодательства и законодательства об образовании).
6. Судебная защита. В случае безрезультатности досудебных обращений и для взыскания убытков, связанных с восстановлением документов, вам следует обратиться в суд. Для подготовки искового заявления и представительства в суде рекомендуется обратиться к адвокату.