Отсутствие бухгалтерских документов за 1991-1992 годы при смене руководства

Подтверждение трудового стажа и заработка при утрате архивных документов

Анализ ситуации

Учебное заведение столкнулось с невозможностью предоставить пенсионному органу сведения о работнике за 1991-1992 годы в связи с утратой бухгалтерских документов при смене руководства. Ситуация осложнена тем, что предыдущий директор погиб в 2010 году, а передача документации не была оформлена надлежащим образом.

Применимые нормы законодательства

Альтернативные способы подтверждения трудовой деятельности

При отсутствии первичных документов подтверждение периодов работы может осуществляться различными способами:

"Периоды работы подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета. В случае если в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета содержатся неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы, периоды работы подтверждаются документами, указанными в пунктах 11 - 17(1) настоящих Правил." (Источник: Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, пункт 10)

"Документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца... При отсутствии трудовой книжки, а также в случае если в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы." (Источник: Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, пункт 11)

Подтверждение стажа через свидетельские показания

"Периоды работы на территории Российской Федерации до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица могут устанавливаться на основании показаний 2 и более свидетелей, знающих гражданина по совместной работе у одного работодателя, если документы о работе утрачены в связи со стихийным бедствием... и восстановить их невозможно." (Источник: Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, пункт 37)

"При утрате документов о работе и по другим причинам (вследствие небрежного их хранения, умышленного уничтожения и тому подобных причин) не по вине работника периоды работы устанавливаются на основании показаний 2 и более свидетелей, знающих этого работника по совместной работе у одного работодателя и располагающих документами о своей работе за время, в отношении которого они подтверждают работу гражданина." (Источник: Постановление Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015, пункт 38)

Обязанности по хранению документов

"Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет." (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ, статья 22.1)

"Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения" (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ, статья 17)

Порядок действий при утрате документов

"В случае обнаружения отсутствия дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов в произвольной форме" (Источник: Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77, пункт 65)

"Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов (дел), должен быть организован их розыск, проводимый в течение одного года с даты выявления их отсутствия... В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны" (Источник: Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77, пункт 104)

Выводы и рекомендации

Для учебного заведения:

1. Оформите акт об утрате документов - составьте акт о необнаружении архивных документов по установленной форме с указанием причин и обстоятельств утраты.

2. Предоставьте официальный ответ пенсионному органу - направьте в пенсионный орган письмо с приложением акта об утрате документов, разъяснив невозможность предоставления запрашиваемых сведений.

3. Проведите внутреннее расследование - установите обстоятельства утраты документов и примите меры по недопущению подобных ситуаций в будущем.

Для работника:

1. Запросите сведения из ПФР - обратитесь за сведениями индивидуального персонифицированного учета, которые могут содержать информацию о периодах работы.

2. Подготовьте альтернативные доказательства - соберите имеющиеся документы: трудовую книжку, трудовые договоры, выписки из приказов, свидетельские показания коллег.

3. Используйте свидетельские показания - при отсутствии документов период работы может быть подтвержден показаниями двух и более свидетелей, работавших совместно с заявителем.

Правовые последствия для учебного заведения:

Учебное заведение может быть привлечено к ответственности за нарушение законодательства об архивном деле:

"Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации." (Источник: Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ, статья 27)

Рекомендуется обратиться к адвокату для минимизации правовых рисков и правильного оформления документов, подтверждающих утрату архивных материалов.