Как получить документы о въезде отца в служебную квартиру в 90-х годах при службе: куда обращаться и какие документы запрашивать

Какой документ оформлялся при вселении военнослужащего в служебную квартиру в 1990-х — ордер или договор

Речь идёт именно об ордере, а не о договоре. В 1990-х годах порядок заселения военнослужащих и членов их семей в служебные жилые помещения Минобороны регулировался Инструкцией о порядке обеспечения жилыми помещениями в Вооружённых Силах РФ (утв. Приказом Минобороны РФ № 80 от 15.02.2000), согласно которой основанием вселения был ордер, выдававшийся квартирно-эксплуатационной частью (КЭЧ) района.

Заселение жилых помещений для постоянного проживания, служебных жилых помещений, служебных жилых помещений, пригодных для временного проживания, и общежитий производится по соответствующим ордерам. Для оформления ордеров на заселение жилых помещений для постоянного проживания, служебных жилых помещений и служебных жилых помещений, пригодных для временного проживания, воинские части представляют в КЭЧ района следующие документы: утвержденный список распределения жилых помещений по воинской части; выписки из протокола заседания жилищной комиссии воинской части (гарнизона); справки о сдаче жилых помещений в КЭЧ района. В справке о сдаче жилого помещения указывается информация о действиях, произведенных со справкой о сдаче жилого помещения по предыдущему месту военной службы. Если военнослужащий проживал в служебном жилом помещении или имел забронированное жилое помещение, представляется справка о сдаче им служебного или забронированного жилого помещения; паспорта (свидетельства о рождении) членов семьи, подлежащих включению в ордер, а также письменное обязательство совершеннолетних членов семьи об освобождении ими после получения жилого помещения ранее занимаемой жилой площади; копии жилищного договора (для военнослужащих, обеспечиваемых служебными жилыми помещениями);
— п. 40 Инструкции, утв. Приказом Минобороны РФ № 80 от 15.02.2000

Ключевой вывод из этой нормы для вашей ситуации: единственным документом-основанием вселения вашего отца в служебную квартиру был ордер, который оформляла и выдавала КЭЧ района (квартирно-эксплуатационная часть) по представлению воинской части. Договор найма служебного жилого помещения в тот период не заключался — именно поэтому вы и не можете найти «договор»: его не существовало, был ордер. Ордер вручался непосредственно военнослужащему под расписку либо передавался представителям воинской части.

Кроме того, закон прямо предусматривал, что выдача ордеров на служебное жилое помещение производится в том же порядке, что и для жилья государственного и муниципального жилищного фонда. Это означает, что параллельно велась книга регистрации (учёта) ордеров, и копии ордеров (корешки) сохранялись у органа, их выдавшего.

Вывод: подтверждением вселения отца служит ордер на служебное жилое помещение, выданный КЭЧ района. Искать нужно ордер (подлинник мог остаться у отца или в его личном деле) либо его копию/корешок и запись в книге учёта ордеров по месту дислокации воинской части.

Куда обращаться за копией ордера: воинская часть, жилищные органы Минобороны, военкомат и архивы

Ордер на служебное жильё в 1990-е выдавала КЭЧ района — это орган расквартирования Минобороны (при этом оформление велось по представлению воинской части и её жилищной комиссии). Поэтому поиск нужно вести по нескольким направлениям одновременно, в зависимости от того, какие структуры сохранились.

1) Воинская часть и её жилищная комиссия. Именно воинская часть представляла в КЭЧ список распределения, выписку из протокола жилищной комиссии и личные данные членов семьи, включаемых в ордер (см. > Заселение жилых помещений для постоянного проживания, служебных жилых помещений, служебных жилых помещений, пригодных для временного проживания, и общежитий производится по соответствующим ордерам. Для оформления ордеров на заселение жилых помещений для постоянного проживания, служебных жилых помещений и служебных жилых помещений, пригодных для временного проживания, воинские части представляют в КЭЧ района следующие документы: утвержденный список распределения жилых помещений по воинской части; выписки из протокола заседания жилищной комиссии воинской части (гарнизона); справки о сдаче жилых помещений в КЭЧ района. В справке о сдаче жилого помещения указывается информация о действиях, произведенных со справкой о сдаче жилого помещения по предыдущему месту военной службы. Если военнослужащий проживал в служебном жилом помещении или имел забронированное жилое помещение, представляется справка о сдаче им служебного или забронированного жилого помещения; паспорта (свидетельства о рождении) членов семьи, подлежащих включению в ордер, а также письменное обязательство совершеннолетних членов семьи об освобождении ими после получения жилого помещения ранее занимаемой жилой площади; копии жилищного договора (для военнослужащих, обеспечиваемых служебными жилыми помещениями);

— п. 40 Инструкции, утв. Приказом Минобороны РФ № 80 от 15.02.2000). Если часть существует — запрос о выдаче архивной копии ордера и выписки из протокола жилищной комиссии направляется командиру части.

2) Жилищные органы Минобороны (правопреемники КЭЧ). КЭЧ реорганизованы в специализированные организации и территориальные управления жилищного обеспечения Минобороны (ФГКУ «Росжилкомплекс» и региональные управления жилищного обеспечения — РУЖО), а также в эксплуатационные организации по месту нахождения жилфонда. Книги учёта и корешки ордеров могли остаться у них.

3) Военный комиссариат по месту жительства отца. Послужной список хранится в личном деле военнослужащего; в личное дело вносились сведения о постановке на учёт и предоставлении жилья. Военкомат по запросу выдаёт справки и копии из личного дела — это важно, так как у вас уже есть послужной список, то есть место хранения личного дела известно.

4) Архивы. Для обоснования обращения в архив применяется общая норма о судьбе документов ликвидированных (реорганизованных) госорганов и организаций:

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив
— п. 8 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ

Если воинская часть или КЭЧ расформированы, их документы (в том числе по личному составу и жилищные) в упорядоченном состоянии подлежали передаче в государственный/муниципальный архив по месту дислокации либо в ведомственные архивы Минобороны (Центральный архив Министерства обороны — ЦАМО — и его филиалы, а также архивы военных округов/флотов). Поэтому одним из главных адресов запроса является ЦАМО и архив того субъекта РФ, где располагалась часть.

Вывод: запрос целесообразно направить одновременно: (а) командиру воинской части (если сохранилась), (б) в региональное управление жилищного обеспечения / эксплуатационную организацию Минобороны, (в) в военкомат для получения выписок из личного дела, (г) в ЦАМО и в государственный/муниципальный архив субъекта РФ по месту дислокации части. Порядок обращения единый — письменный запрос; все эти органы обязаны дать ответ.

Порядок и право на получение архивных документов, и плата за архивные справки

Право на поиск и получение архивных документов закреплено законом:

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. (В редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ) 1 1 . Доступ к архивным документам обеспечивается: 1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронном виде ; (В редакции Федерального закона от 13.12.2024 № 469-ФЗ) 2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в электронном виде
— п. 1 ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ

Это означает, что вы вправе письменно запросить у любого названного органа (воинская часть, жилищные органы Минобороны, военкомат, архив) копию ордера, выписку из книги учёта ордеров или архивную справку. Запрос подаётся в свободной форме с указанием Ф.И.О. отца, периода службы, номера части, адреса (или ориентировочного местоположения) квартиры; прилагаются документы, подтверждающие родство (свидетельство о рождении, о смерти отца) и имеющийся послужной список.

По вопросу платы применяется важная льгота:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет
— п. 3 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ

Если запрос связан с подтверждением права на пенсию, льготы или компенсации (например, для оформления соцвыплат, жилищной субсидии, признания нуждающимся в жилье), архивные справки и копии выдаются бесплатно. В иных случаях архив может оказывать информационные услуги на платной основе (п. 4 ст. 26 этого же закона).

Вывод: обращение — письменный запрос, направляемый по почте либо через Интернет; при связи запроса с пенсиями, льготами или иными формами соцзащиты справки и копии выдаются бесплатно. Формулируйте запрос так, чтобы указать его социально-правовую цель (подтверждение жилищных прав отца/семьи), — это даёт право на безвозмездное оформление архивной справки.

Доступ сына/наследника к документам отца: ограничение и как его снять

Поскольку ордер и личное дело военнослужащего содержат сведения о личной и семейной жизни отца, на них распространяется специальное ограничение доступа:

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов
— п. 3 ст. 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ

Это ключевая развилка для вас как заявителя. Документы отца 1990-х годов формально закрыты от посторонних на 75 лет. Однако:

— если отец жив, достаточно его письменного разрешения — приложите его к запросу, и архив/воинская часть обязаны предоставить документы досрочно;

— если отец умер, вместо его разрешения представляется письменное разрешение наследников — ваш статус наследника подтверждается свидетельством о праве на наследство (при его отсутствии — свидетельство о смерти отца и документы о родстве, что обычно достаточно для снятия ограничения при соцзащитных целях запроса).

Без такого разрешения архив вправе отказать в выдаче документов, содержащих сведения о личной/семейной тайне, сославшись на 75-летний срок.

Вывод: для получения ордера и выписок из личного дела отца приложите к запросу его письменное согласие (если отец жив) либо, если он умер, свидетельство о смерти и документы, подтверждающие ваш статус наследника. Это снимет ограничение доступа, предусмотренное 75-летним сроком, и позволит получить документы. При отказе органа выдать ордер/справку при наличии такого разрешения отказ можно обжаловать вышестоящему органу либо в суд.

Ответственность должностных лиц за неправомерный отказ в выдаче документов

Если орган, располагающий архивными документами (воинская часть, жилищный орган Минобороны, военкомат, архив), неправомерно откажет вам в предоставлении запрошенной информации, несвоевременно её предоставит либо выдаст заведомо недостоверные сведения, должностные лица несут административную ответственность:

Неправомерный отказ в предоставлении гражданину, в том числе адвокату в связи с поступившим от него адвокатским запросом, и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации - (В редакции Федерального закона от 02.06.2016 № 160-ФЗ ) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей
— ст. 5.39 КоАП РФ, п. 2

Важно: ответственность наступает именно за неправомерный отказ в предоставлении информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами. В вашем случае право на получение архивных документов закреплено ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле» (см. > Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. (В редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ) 1 1 . Доступ к архивным документам обеспечивается: 1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронном виде ; (В редакции Федерального закона от 13.12.2024 № 469-ФЗ) 2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в электронном виде

— п. 1 ст. 24 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ), а для социально-правовых запросов — и бесплатная выдача справок по ст. 26 (см. > Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет
— п. 3 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ). Соответственно, отказ при наличии у органа запрошенного документа (ордера, книги учёта ордеров, личного дела) и при снятии ограничения доступа (согласие отца либо наследников) является неправомерным и может быть обжалован: вышестоящему органу, в военную прокуратуру (по линии Минобороны) либо в суд; в отношении виновного должностного лица возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.39 КоАП РФ.

Вывод: получение ордера — это реализация вашего законного права на доступ к архивным документам. Отказ органа при соблюдении вами условий доступа неправомерен и влечёт административный штраф для должностного лица (от 5 до 10 тысяч рублей), а само решение об отказе подлежит обжалованию вышестоящему органу, в прокуратуру или в суд.