Само по себе ношение служебной формы вне места службы не является прямым нарушением закона, если не установлено специальным ведомственным актом. В вашем случае такое требование содержится во внутреннем приказе, хотя и сформулировано нечётко. Для полиции и Росгвардии порядок ношения формы детально регламентируется подзаконными актами (например, приказами МВД или Росгвардии), которые в предоставленном контексте отсутствуют. При наличии такого запрета его нарушение может квалифицироваться как дисциплинарный проступок. Статья 33 Федерального закона «О полиции» устанавливает общую ответственность сотрудника за свои действия, в том числе за нарушение служебной дисциплины.
Сотрудник полиции независимо от замещаемой должности несет ответственность за свои действия (бездействие) и за отдаваемые приказы и распоряжения.
— Федеральный закон от 07.02.2011 № 3-ФЗ «О полиции», ст. 33
Понятие дисциплинарного проступка и перечень взысканий закреплены в ст. 192 ТК РФ. Для привлечения к ответственности необходимо установить, что сотрудник по своей вине не исполнил или ненадлежаще исполнил возложенные на него обязанности. Ношение формы вне работы может быть признано таким неисполнением, если это прямо запрещено локальным актом или должностной инструкцией. Важно, что в силу ст. 192 ТК РФ для отдельных категорий работников (включая сотрудников спецподразделений) могут быть предусмотрены дополнительные взыскания, однако в любом случае проступок должен быть виновным.
За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 настоящего Кодекса) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 192
Обстоятельства, на которые ссылается ваш коллега (срочная необходимость и отсутствие переодевалки), напрямую влияют на оценку вины. Если сотрудник докажет, что у него не было реальной возможности переодеться и действовал он в силу крайней необходимости (например, по срочному вызову после смены), то в его действиях может отсутствовать вина, а следовательно, и состав дисциплинарного проступка. Статья 193 ТК РФ предписывает обязательный порядок применения взыскания, включая истребование письменного объяснения до наложения взыскания. Именно на этой стадии сотрудник вправе изложить все смягчающие обстоятельства.
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 193
Таким образом, если в вашем ведомстве действует четкий запрет на ношение формы вне службы (даже если он сформулирован нечётко, но поддаётся толкованию), то формально наказание возможно. Однако при наличии уважительных причин (срочность, отсутствие помещения для переодевания) вы можете оспорить взыскание, ссылаясь на отсутствие вины. В контексте нет специальной нормы, которая бы учитывала такие обстоятельства автоматически, поэтому они оцениваются в рамках ст. 192 ТК РФ (вина) и ст. 193 (объяснения). Для войск национальной гвардии и ФСБ аналогичные принципы должны содержаться в их собственных федеральных законах (например, ФЗ «О войсках национальной гвардии» и ФЗ «О Федеральной службе безопасности»), которые в предоставленном контексте отсутствуют — их необходимо проверять отдельно на предмет наличия норм о порядке ношения формы и дисциплинарной ответственности.