Куда переехал архив расформированной военной части 45123 из поселка Светлые Ключи и где найти подтверждение службы

Куда по закону сдаётся архив расформированной воинской части

Архивная судьба документов воинской части определяется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». Ключевая норма для ликвидированных государственных органов и организаций:

1. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
   — ч. 8 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Для вашей ситуации это означает: воинская часть — государственная (федеральная) организация, и при её расформировании (ликвидации) документы, в том числе по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, послужные списки, справки о службе), подлежат обязательной передаче в государственный архив — их, по общему правилу, не могут выбросить или оставить в расформированной части. Уничтожение документов по личному составу до истечения сроков хранения прямо запрещено.

Какие именно документы и как долго хранятся, уточняют следующие нормы:

1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. 2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
   — ч. 1, 2 ст. 22.1 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет;
— п. 1 ч. 1 ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Документы по личному составу (а именно они вам нужны для подтверждения службы) хранятся 50–75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства, поэтому архив расформированной части обязан сохраниться — физическое отсутствие части на месте (только пара домов и КПП) не означает утрату документов.

Практически для воинских частей архив, как правило, передаётся не в муниципальный, а в ведомственные архивы Минобороны России: в объединённый архив военного округа (в котором дислоцировалась часть) либо в Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО РФ, г. Подольск). Это следует из ч. 2 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ, согласно которой передача идёт в архив по правилам, установленным уполномоченным органом, а для военного ведомства действует собственная система архивов:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.
   — ч. 2 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Таким образом, два равнозначных варианта хранения — государственный (областной) архив субъекта РФ по месту дислокации части либо ведомственный архив Минобороны России (объединённый архив военного округа / ЦАМО). При этом если часть не ликвидировалась окончательно, а переформировывалась/передавала функции другой части, применяется другое правило:

При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.
— ч. 7 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ

Вывод: документы расформированной военной части 45123 не могли быть уничтожены и подлежат хранению в одном из двух мест — в областном государственном архиве по месту дислокации (посёлок Светлые Ключи) либо в ведомственном архиве Минобороны России (объединённый архив соответствующего военного округа / ЦАМО г. Подольск). Точный адрес определяется актом о расформировании части и передаче дел; единого публичного адреса «посёлок Светлые Ключи → конкретный архив» в законе нет, поэтому местоположение устанавливается запросами, о чём — следующий блок.

Как и куда направить запрос, чтобы найти архив и получить подтверждение службы

Самостоятельно выяснять, где именно лежит архив, вы не обязаны: обязанность найти и предоставить документы возложена на органы, которым адресовано ваше обращение. Основа вашего права на запрос:

1. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, в государственные органы, органы местного самоуправления и их должностным лицам, в государственные и муниципальные учреждения и иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 80-ФЗ ) 2. Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц. 3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
   — ст. 2 ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», п. 1

Ключевой механизм — норма о том, что орган, рассматривающий обращение, сам запрашивает нужные документы у других органов:

1. запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия; (В редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ ) 3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина; 4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона; 5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией. 2. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
   — ч. 1 п. 2, ч. 2 ст. 10 ФЗ № 59-ФЗ

Это означает: вы подаёте письменное заявление с просьбой выдать архивную справку о прохождении службы в в/ч 45123, приложив копии имеющейся у вас справки и выписки из приказа. Адресат (военкомат или архив) обязан сам установить место хранения архива части, направив запрос в ЦАМО Минобороны, объединённый архив военного округа или областной архив, и дать письменный ответ. Отписка «мы не знаем, где документы» неправомерна.

Куда направлять запрос — выбирайте исходя из цели и имеющихся данных:

• Военный комиссариат по месту вашего жительства (учёта) — универсальный адресат: он ведёт воинский учёт и обязан принять меры к розыску документов и подтверждению службы.
• Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО, г. Подольск) — для запроса архивной справки о прохождении службы в конкретной части.
• Областной (региональный) государственный архив субъекта, где находился посёлок Светлые Ключи, — если документы части переданы на хранение в областной архив.

Срок и порядок рассмотрения:

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1 1 настоящей статьи. (В редакции Федерального закона от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 1 1 . Письменное обращение, поступившее высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения. (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
   — ч. 1, 2 ст. 12 ФЗ № 59-ФЗ

Вывод: подтверждение службы вы вправе получить через письменный запрос (обращение) в военный комиссариат по месту учёта либо напрямую в ЦАМО/областной архив. Орган обязан самостоятельно разыскать место хранения архива в/ч 45123 (запросив документы у других держателей в 15-дневный срок) и дать ответ по существу в течение 30 дней с возможностью продления ещё на 30 дней. Приложите копии старой справки и выписки из приказа — это существенно ускорит и облегчит розыск.

Что делать, если ответа нет, ответ отказной или архив «не найден»

Если орган не отвечает в срок, уклоняется от розыска документов или отвечает отпиской, у вас есть несколько правовых рычагов.

1. Ответственность за ненадлежащее хранение архива. Утрата или задержка в передаче документов расформированной части — это нарушение правил хранения архивных документов:

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей
— ст. 13.20 КоАП РФ

Если выяснится, что документы в/ч 45123 уничтожены или не переданы в архив в нарушение ч. 8 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ, должностные лица, ответственные за передачу, подлежат административной ответственности по этой статье. Это — основание для обращения в органы прокуратуры (военную прокуратуру) с жалобой на бездействие по розыску документов, а прокуратура вправе инициировать проверку соблюдения архивного законодательства.

2. Обжалование бездействия/отказа. Нарушение порядка рассмотрения обращения (нарушение 30-дневного срока, отказ без законных оснований) даёт основания для жалобы, в том числе в прокуратуру в порядке надзора и в суд. Независимо от того, найдена справка или нет, вам обязаны дать мотивированный письменный ответ.

3. Если документы действительно утрачены — судебное установление факта. Когда надлежащие документы получить невозможно (в том числе из-за утраты архива части), факт прохождения службы может быть установлен судом в порядке особого производства:

1. Суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций. 2. Суд рассматривает дела об установлении: 1) родственных отношений; 2) факта нахождения на иждивении; 3) факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; 4) факта признания отцовства; 5) факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении; 6) факта владения и пользования недвижимым имуществом; 7) факта несчастного случая; 8) факта смерти в определенное время и при определенных обстоятельствах в случае отказа органов записи актов гражданского состояния в регистрации смерти; 9) факта принятия наследства и места открытия наследства; 10) других имеющих юридическое значение фактов.
   — ст. 264 ГПК РФ, п. 1

Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов.
— ст. 265 ГПК РФ

Условие: перед обращением в суд вы должны исчерпать внесудебные способы — получить документальное подтверждение (письменные отказы архива, военкомата, ЦАМО) о том, что документы в/ч 45123 не найдены либо восстановить их невозможно. Факт прохождения военной службы в конкретный период устанавливается по имеющимся у вас документам (справка, выписка из приказа), показаниям свидетелей (сослуживцев), записям в военном билете.

Вывод: при отказе, отписке или утрате архива вы вправе: (а) обжаловать бездействие/отказ в военную прокуратуру и в суд; (б) потребовать привлечения виновных к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ за ненадлежащее хранение документов; (в) при невозможности получить документы иным способом — установить факт прохождения службы в суде (особое производство, ст. 264–265 ГПК РФ), подтвердив его сохранившимися у вас справкой, выпиской из приказа, военным билетом и свидетельскими показаниями.