Чья ЭЦП ставится на договор при смене исполняющего обязанности директора

Подписание договора при смене исполняющего обязанности директора до момента его подписания

Анализ ситуации

Ситуация заключается в следующем: договор составлен (датирован) 15 мая, однако подпись вашей организации должна быть проставлена 19 мая. На дату составления документа (15 мая) полномочиями подписи обладал исполняющий обязанности (и.о.) директора А. К моменту, когда требуется подписать договор (19 мая), и.о. директора уже является лицо Б. Таким образом, между датой, указанной в договоре, и датой его фактического подписания произошла смена лица, действующего от имени организации без доверенности.

Ключевой вопрос: момент, когда договор считается заключенным, и чья электронная подпись должна быть использована — та, что принадлежала лицу, имевшему полномочия на дату составления документа, или та, что принадлежит лицу, имеющему полномочия на дату его подписания.

Применимые правовые нормы

1. Момент заключения договора и его вступление в силу
   Согласно гражданскому законодательству, договор считается заключенным не в момент его составления или датировки, а в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.

   "Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта." (Источник: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ, статья 433)

   Договор становится обязательным для сторон с момента его заключения.

   "Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения." (Источник: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая), Статья 425)

   В вашем случае договор, подписанный поставщиком, является офертой. Ваша подпись, проставленная 19 мая, будет акцептом. Следовательно, договор будет считаться заключенным (а не просто составленным) 19 мая или в момент получения вашего акцепта контрагентом.

2. Полномочия единоличного исполнительного органа
   Единоличный исполнительный орган общества (директор или и.о. директора) действует от имени организации без доверенности.

   "Единоличный исполнительный орган общества: 1) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;" (Источник: Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", статья 40)

   Право подписи от имени юридического лица напрямую связано с занятием соответствующей должности. С момента прекращения полномочий и.о. директора А и вступления в должность и.о. директора Б, именно лицо Б приобретает полномочия действовать от имени общества, включая право подписи документов.

3. Использование электронной подписи
   Квалифицированная электронная подпись (ЭЦП), используемая для подписания документов от имени юридического лица, тесно связана с конкретным физическим лицом, уполномоченным действовать без доверенности.

   "В случае выдачи сертификата ключа проверки усиленной электронной подписи юридическому лицу в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности..." (Источник: Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", статья 14)

   Квалифицированная электронная подпись признается действительной, в том числе, при условии действительности сертификата на момент подписания электронного документа.

   "Квалифицированная электронная подпись признается действительной... при одновременном соблюдении следующих условий: ... 2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа)..." (Источник: Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", статья 11)

   При прекращении полномочий физического лица, действующего от имени юридического лица, соответствующий квалифицированный сертификат должен быть отозван (прекращает свое действие).

   "в случае прекращения осуществления физическим лицом, действующим от имени юридического лица без доверенности, полномочий представителя такого юридического лица квалифицированный сертификат... прекращает свое действие..." (Источник: Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Статья 17.2)

   Использование электронной подписи лица, чьи полномочия прекращены, после аннулирования сертификата не влечет юридических последствий.

   "Использование аннулированного сертификата ключа проверки электронной подписи не влечет юридических последствий..." (Источник: Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", статья 14)

Выводы и рекомендации

На основании анализа правовых норм можно сделать следующие выводы:

1. Дата "15 мая" в договоре — это дата его составления, а не дата заключения. Юридически значимым для определения полномочий подписавшего лица является момент фактического совершения действия по подписанию, то есть 19 мая.
2. На 19 мая законным представителем организации, имеющим право подписи без доверенности, является новый и.о. директора Б. Следовательно, полномочия на подписание договора от имени организации имеет именно он.
3. Электронная подпись — это аналог собственноручной подписи, неразрывно связанный с конкретным уполномоченным лицом. Поскольку на момент подписания (19 мая) уполномоченным лицом является Б, договор должен быть подписан квалифицированной электронной подписью, принадлежащей и.о. директору Б.
4. Использование электронной подписи прежнего и.о. директора А на 19 мая является рискованным, так как:
   • Его полномочия уже прекращены.
   • Его сертификат электронной подписи, скорее всего, должен быть аннулирован в соответствии с законом.
   • Подпись, созданная с использованием аннулированного или недействительного сертификата, не будет иметь юридической силы, что может повлечь признание договора незаключенным или привести к спорам о полномочиях подписавшего лица.

Рекомендации:

• Подпишите договор, поступивший 19 мая, квалифицированной электронной подписью действующего на эту дату и.о. директора Б.
• Убедитесь, что сертификат электронной подписи Б действителен на момент подписания.
• Организуйте своевременное аннулирование сертификата электронной подписи прежнего и.о. директора А в удостоверяющем центре в связи с прекращением его полномочий.
• Если в деятельности организации часто происходят подобные ситуации, рекомендуется закрепить во внутренних документах (например, в положении об ЭДО) четкий порядок действий при смене лиц, имеющих право подписи.

В случае возникновения сложностей с оформлением полномочий или использованием ЭЦП, для детальной проработки документации и минимизации рисков целесообразно обратиться к адвокату, специализирующемуся на корпоративном праве и электронном документообороте.