Обязанности председателя СНТ по предоставлению документов членам и допустимые периоды требования

Права членов СНТ на доступ к документации товарищества

Анализ ситуации

Члены садоводческого некоммерческого товарищества (СНТ) имеют право на получение информации о деятельности товарищества, однако это право не является абсолютным и имеет определенные ограничения, установленные законодательством.

Применимые нормы законодательства

Документы, подлежащие обязательному предоставлению

Согласно Федеральному закону от 29.07.2017 N 217-ФЗ, члены товарищества имеют право знакомиться и по заявлению получать заверенные копии следующих документов:

"Члены товарищества имеют право знакомиться и по заявлению получать за плату, размер которой устанавливается решением общего собрания членов товарищества, заверенные в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона, копии: 1) устава товарищества с внесенными в него изменениями, документа, подтверждающего факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц; 2) бухгалтерской (финансовой) отчетности товарищества, приходно-расходных смет товарищества, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок); 3) заключения ревизионной комиссии (ревизора) товарищества; 4) документов, подтверждающих права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе; 5) протокола собрания об учреждении товарищества, протоколов общих собраний членов товарищества, заседаний правления товарищества и ревизионной комиссии товарищества; 6) финансово-экономического обоснования размера взносов; 7) иных предусмотренных настоящим Федеральным законом, уставом товарищества и решениями общего собрания членов товарищества внутренних документов товарищества." (Источник: Федеральный закон от 29.07.2017 N 217-ФЗ, статья 11)

Также закон устанавливает, что:

"Заверенные копии протоколов, указанных в частях 2 и 3 настоящей статьи, или заверенные выписки из данных протоколов предоставляются членам товарищества по их требованию" (Источник: Федеральный закон от 29.07.2017 N 217-ФЗ, статья 21)

Ограничения доступа к документам

1. Документы, содержащие персональные данные

Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. (Источник: Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", статья 7)

Это означает, что предоставление документов, содержащих персональные данные других членов товарищества (списки должников, реестр членов с полными персональными данными), может быть ограничено.

2. Первичные бухгалтерские документы
Закон №217-ФЗ не предусматривает право на получение копий первичных бухгалтерских документов (выписки по счетам, оборотно-сальдовые ведомости, первичные договоры). Члены товарищества имеют право на ознакомление с бухгалтерской отчетностью, но не со всей первичной документацией.

3. Внутренние кадровые документы
Трудовые договоры, штатное расписание, должностные инструкции относятся к внутренней документации товарищества. Члены СНТ могут получать информацию об условиях договоров с председателем и бухгалтером как о расходах товарищества, но массовое требование копий всех кадровых документов неправомерно.

Сроки хранения документов

"Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года." (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статья 29)

"Протоколы, указанные в частях 2 и 3 настоящей статьи, а также иные документы товарищества хранятся в его делах не менее сорока девяти лет." (Источник: Федеральный закон от 29.07.2017 N 217-ФЗ, статья 21)

Защита от злоупотребления правом

"Не допускаются осуществление гражданских прав исключительно с намерением причинить вред другому лицу, действия в обход закона с противоправной целью, а также иное заведомо недобросовестное осуществление гражданских прав (злоупотребление правом)." (Источник: Гражданский кодекс Российской Федерации, статья 10)

Выводы и рекомендации

Обязательные к предоставлению документы:

• Устав товарищества и изменения к нему
• Бухгалтерская (финансовая) отчетность
• Приходно-расходные сметы и отчеты об их исполнении
• Аудиторские заключения (если проводился аудит)
• Заключения ревизионной комиссии
• Документы на имущество товарищества
• Протоколы общих собраний, заседаний правления и ревизионной комиссии
• Финансово-экономическое обоснование размера взносов

Документы с ограниченным доступом:

• Первичные бухгалтерские документы - можно ознакомиться, но не обязательно предоставлять копии
• Документы с персональными данными - предоставляются в обезличенной форме
• Внутренние кадровые документы - предоставляется информация о расходах, но не полные копии документов

Временные рамки:

Члены СНТ могут требовать документы за весь период своего членства в товариществе, однако:

• Бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет
• Учредительные и распорядительные документы хранятся не менее 49 лет
• Требование документов за период, превышающий сроки хранения, не имеет смысла

Рекомендации председателю:

1. Предоставить заверенные копии документов, прямо указанных в статье 11 ФЗ-217
2. По документам, не входящим в этот перечень, обеспечить возможность ознакомления в помещении правления
3. При обработке персональных данных соблюдать требования Федерального закона №152-ФЗ
4. В случае явно избыточного запроса, не связанного с защитой законных интересов, можно сослаться на статью 10 ГК РФ о злоупотреблении правом

При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться за консультацией к адвокату, специализирующемуся на корпоративном праве.