Можно ли предоставить копии свидетельств о рождении детей нотариусу для согласия собственника на регистрацию и нужно ли потом оригиналы в МФЦ

Нужны ли оригиналы свидетельств о рождении для нотариального согласия собственника

Прежде всего важно понимать, что сам нотариус не «выдаёт согласие на регистрацию». Вселение и регистрация членов семьи собственника — это жилищно-регистрационные действия, а нотариус лишь удостоверяет волю собственника (его согласие/заявление), которым он как собственник распоряжается своим жильём.

Собственник вправе вселить членов своей семьи и предоставить им помещение в пользование на законном основании:

Собственник жилого помещения вправе предоставить во владение и (или) в пользование принадлежащее ему на праве собственности жилое помещение гражданину на основании договора найма (в том числе краткосрочного найма), договора безвозмездного пользования или на ином законном основании, а также юридическому лицу на основании договора аренды или на ином законном основании с учетом требований, установленных гражданским законодательством, настоящим Кодексом,
— ст. 30 ЖК РФ, п. 2

Что касается детей, вселяемых к законному представителю-родителю, — они в силу закона относятся к членам семьи:

К членам семьи собственника жилого помещения относятся проживающие совместно с данным собственником в принадлежащем ему жилом помещении его супруг, а также дети и родители данного собственника. Другие родственники, нетрудоспособные иждивенцы и в исключительных случаях иные граждане могут быть признаны членами семьи собственника, если они вселены собственником в качестве членов своей семьи.
— ст. 31 ЖК РФ, п. 1

Для самой регистрации по месту жительства гражданин представляет документ, удостоверяющий личность, заявление установленной формы и документ, являющийся основанием для вселения:

1. Гражданин, изменивший место жительства, обязан не позднее 7 дней со дня прибытия на новое место жительства обратиться к лицам, ответственным за прием и передачу в органы регистрационного учета документов , и представить: (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 15.08.2014 № 809) документ, удостоверяющий личность; абзац; (Исключен - Постановление Правительства Российской Федерации от 14.08.2002 № 599) заявление установленной формы о регистрации по месту жительства; документ, являющийся в соответствии с жилищным законодательством Российской Федерации основанием для вселения в жилое помещение.
   — п. 16 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 № 713

Обратите внимание: этот перечень документов НЕ включает свидетельство о рождении ребёнка как обязательный документ для регистрации — оно нужно лишь для подтверждения родства и гражданства ребёнка. То есть требование предъявить именно ОРИГИНАЛ свидетельства о рождении ни Правилами № 713, ни Законом № 5242-1 не установлено как обязательное условие. Для подтверждения родства достаточно сведений о государственной регистрации рождения (реквизиты актовой записи), а не «предъявления оригинала при регистрации». При приёме документов через МФЦ специалист лишь сверяет сведения заявления с предъявленным документом; если подаёте за себя и предъявляете свой паспорт, сведения о детях вносятся в заявление.

Вывод по вопросу: закон не требует обязательного предъявления ОРИГИНАЛОВ свидетельств о рождении для оформления нотариального согласия собственника и последующей регистрации. Существенно, чтобы нотариус мог проверить личность и факты, а регистрирующий орган — сведения о родстве; реквизиты актовых записей о рождении доступны в ЕГР ЗАГС, и оригиналы как таковые в перечень обязательных документов не входят.

Вправе ли нотариус отказать из-за копий и что он обязан проверить

Нотариус обязан установить личность обратившегося и удостовериться в подлинности предъявленных документов. Установление личности производится «на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения»:

Установление личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица должно производиться на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности указанных гражданина, его представителя или представителя юридического лица, за исключением случаев, предусмотренных частями пятой, шестой и десятой настоящей статьи. (В редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 480-ФЗ) При установлении личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица нотариус использует соответствующие государственные информационные ресурсы, доступ к которым предоставляет федеральный орган исполнительной власти в сфере внутренних дел в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. (В редакции федеральных законов от 27.12.2018 № 528-ФЗ; от 27.12.2019 № 480-ФЗ) Для установления личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица нотариус также использует специальные технические и программно-технические средства, позволяющие удостовериться в подлинности представленных гражданином документов, при их наличии в его распоряжении. Требования к таким специальным техническим и программно-техническим средствам утверждаются федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел. (В редакции федеральных законов от 27.12.2018 № 528-ФЗ;
— ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате, п. 2, пп. 1

Отказ нотариуса допускается только по закрытому перечню оснований. Ни одно из них прямо не формулирует требование «предъявить оригинал свидетельства о рождении ребёнка»; из этого перечня к ситуации ближе всего основание «документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства»:

Нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если: совершение такого действия противоречит закону; действие подлежит совершению другим нотариусом; с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства;
— ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате, п. 2, пп. 1

А требования к документам сформулированы через их внешние свойства — читаемость, отсутствие подчисток, исправлений, карандаша; несущественные недостатки нотариус вправе принять:

Документы, представляемые нотариусу в подтверждение фактов, которые нотариус обязан проверить при совершении нотариального действия, должны соответствовать требованиям настоящей статьи. В случае, если указанные документы исполнены на бумажных носителях, они не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей, для которых представлен документ, нотариус вправе принять такой документ для совершения нотариального действия.
— ст. 45 Основ законодательства РФ о нотариате, п. 2, пп. 1

Из этих норм следует, что «копия вместо оригинала» сама по себе не названа основанием отказа. Если нотариус усматривает, что копия не читаема, содержит исправления либо не позволяет проверить факт (родство, гражданство), он вправе сослаться на ст. 48 и отказать со ссылкой на несоответствие представленных документов. Если отказ состоялся — он должен быть мотивирован: по вашему требованию нотариус в письменной форме излагает причины и разъясняет порядок обжалования:

Нотариус по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия.
— ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате (порядок отказа), п. 2, пп. 1

Практически: попросите нотариуса прямо указать в постановлении, на какое основание ст. 48 Основ он ссылается, отказывая из-за отсутствия оригинала. Это покажет, обоснован отказ либо произволен. Подтвердить родство и гражданство ребёнка можно и без самого оригинала — через сведения о госрегистрации рождения (реквизиты актовой записи в ЕГР ЗАГС) и сведения о гражданстве ребёнка; надлежаще заверенная копия также применима, поскольку закон прямо допускает представление «надлежаще заверенной копии» документа-основания при регистрации (ст. 6 Закона № 5242-1, см. блок 1).

Вывод по вопросу: отказ нотариуса удостоверить согласие ТОЛЬКО по мотиву «принесена копия, а не оригинал» не назван в законе как самостоятельное основание и, как правило, неправомерен; однако нотариус вправе отказать, если конкретная копия не отвечает требованиям ст. 45 Основ (нечитаема, с исправлениями) или не позволяет проверить факты. Если отказ последовал — требуйте письменное постановление с точной нормой; немотивированный отказ обжалуется в суд по месту нахождения нотариальной конторы.

Хватит ли нотариального согласия собственника как основания для вселения

Собственник распоряжается своим помещением и может использовать его для проживания членов семьи:

Жилые помещения предназначены для проживания граждан. Гражданин - собственник жилого помещения может использовать его для личного проживания и проживания членов его семьи. Жилые помещения могут сдаваться их собственниками для проживания на основании договора. 3. Размещение в жилых домах промышленных производств не допускается. Размещение собственником в принадлежащем ему жилом помещении предприятий, учреждений, организаций допускается только после перевода такого помещения в нежилое. Перевод помещений из жилых в нежилые производится в порядке, определяемом жилищным законодательством.
— ст. 288 ГК РФ, п. 2

Вселение в жилое помещение собственником именно своей семьи порождает право пользования у этих лиц:

Члены семьи собственника, проживающие в принадлежащем ему жилом помещении, имеют право пользования этим помещением на условиях, предусмотренных жилищным законодательством. Дееспособные и ограниченные судом в дееспособности члены семьи собственника, проживающие в принадлежащем ему жилом помещении, несут солидарную с собственником ответственность по обязательствам, вытекающим из пользования жилым помещением.
— ст. 292 ГК РФ, п. 1

Именно заявление/согласие собственника и есть тот самый «документ, являющийся в соответствии с жилищным законодательством основанием для вселения». Если собственник лично не может явиться для подачи такого заявления, его волеизъявление оформляется нотариально — как документ, подтверждающий согласие на вселение и регистрацию. Нотариальная форма здесь избыточна для самого вселения (достаточно письменной формы), но она удобна и надёжна: она подтверждает подлинность воли собственника перед МФЦ и исключает споры о подделке подписи.

Важная альтернатива: если брат вообще не сможет приехать, он может не оформлять отдельное «согласие», а выдать вам нотариальную доверенность на подачу от его имени заявлений и документов, — тогда вы сможете действовать как его представитель:

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. 2. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются: 1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, которые удостоверены начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом; 2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности работников, членов их семей и членов семей военнослужащих, которые удостоверены командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения; 3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, которые удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы; 4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, проживающих в стационарных организациях социального обслуживания, которые удостоверены руководителями (их заместителями) таких организаций . (В редакции федеральных законов от 28.03.2017 № 39-ФЗ, от 03.04.2023 № 101-ФЗ) 3.
— ст. 185.1 ГК РФ, п. 1

Вывод по вопросу: нотариально удостоверенное согласие (заявление) собственника на вселение и регистрацию вашей жены и детей является надлежащим основанием для вселения и подойдёт при подаче через МФЦ. Если нотариус по какой-то причине будет возражать против формы «согласия», эквивалентный путь — нотариальная доверенность от брата на ваше имя для подачи заявлений о регистрации от его имени.

Можно ли обойтись без оригиналов и какие есть риски

Законодательство о регистрационном учёте ориентировано на сведения, а не на «предъявление оригинала любой ценой»: данные о рождении можно истребовать из ЕГР ЗАГС, а в заявлении указываются реквизиты актовой записи. Поэтому самый безопасный способ не отправлять почтой оригиналы — это (1) получить в ЕГР ЗАГС сведения/справку о госрегистрации рождения либо (2) при необходимости оформить дубликат свидетельства по месту вашего нахождения (дубликат равнозначен оригиналу). Дубликат свидетельства о рождении выдаётся органом ЗАГС по вашему заявлению, и его можно получить, не выезжая к бабушке за оригиналом.

Если же речь идёт о факте постоянного проживания без регистрации свыше 7 дней — учитывайте ответственность:

Проживание гражданина Российской Федерации по месту пребывания или по месту жительства в жилом помещении без регистрации 1. Проживание гражданина Российской Федерации по месту пребывания или по месту жительства в жилом помещении без регистрации либо допущение такого проживания нанимателем или собственником этого жилого помещения свыше установленных законом сроков - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей; на нанимателей, собственников жилого помещения (физических лиц) - от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот пятидесяти тысяч до семисот пятидесяти тысяч рублей. 2. Нарушение, предусмотренное частью 1 настоящей статьи, совершенное в городе федерального значения Москве или Санкт-Петербурге, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на нанимателей, собственников жилого помещения (физических лиц) - от пяти тысяч до семи тысяч рублей; на юридических лиц - от трехсот тысяч до восьмисот тысяч рублей. Примечание.
— ст. 19.15.1 КоАП РФ

Это значит: держать детей и жену без регистрации «на будущее» рискованно — при проверке возможен штраф и на вас, и на собственника-брата как на допускающего проживание без регистрации. Поэтому затягивать с оформлением документов не стоит, но и отправлять по почте единственные оригиналы необязательно: дубликат или сведения из ЕГР ЗАГС решают задачу без риска утраты.

Вывод по вопросу: обойтись без пересылки оригиналов можно — через дубликат свидетельства, полученный по месту нахождения, либо через сведения о госрегистрации рождения. Это безопаснее и юридически полноценно; оригиналы не нужно отправлять почтой. Одновременно не затягивайте с регистрацией (срок — 7 дней с прибытия), иначе наступает административная ответственность по ст. 19.15.1 КоАП РФ.