Основным документом, определяющим правовую природу доверенности, является ст. 185 Гражданского кодекса РФ. Представленная невесткой доверенность представляет собой письменное уполномочие, выданное ею для представительства перед администрацией города. Администрация вправе удостовериться в личности представляемого — то есть самой невестки — и сделать отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя. Однако в данной ситуации невестка находится в другом городе, и её личность не может быть удостоверена сотрудниками администрации по паспорту, который держит представитель. Это не означает автоматического отказа в выдаче справок, но создаёт для администрации объективную сложность: у неё нет возможности проверить, что доверенность действительно исходит от указанного в ней лица.
- Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
- Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.
— Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая), ст. 185
Более конкретные требования к форме доверенности установлены ст. 185.1 ГК РФ. Получение справок в администрации города не относится к сделкам, требующим нотариальной формы, не является заявлением о государственной регистрации прав и не влечёт распоряжение зарегистрированными правами; оно также не входит в перечень случаев, для которых предусмотрено удостоверение доверенности организацией по месту работы или учёбы (заработная плата, пенсии, пособия, корреспонденция). Следовательно, по общему правилу для получения справок нотариальное удостоверение доверенности необязательно, и простая письменная форма является достаточной. Однако это общее правило может быть изменено специальными нормами о персональных данных или муниципальными правовыми актами, которые администрация вправе принять.
Статья 185.1 ГК РФ устанавливает требования к удостоверению доверенностей. Пункт 1: доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена. Пункт 3: доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на получение корреспонденции может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения. Получение справок в администрации города не подпадает под перечисленные случаи, следовательно, для получения справок
— Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая), ст. 185.1
Определение, кто может выступать в качестве заявителя при получении муниципальной услуги, дано в Федеральном законе «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Согласно ст. 2 этого закона, заявителем является как само физическое лицо, так и его уполномоченные представители. Это означает, что закон прямо допускает получение справок через представителя, и личное присутствие невестки не является обязательным условием. Администрация, требуя её личного присутствия, выходит за рамки данного определения только в том случае, если у неё есть сомнения в действительности полномочий представителя.
Статья 2 пункт 3: заявитель - физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, предоставляющий государственные услуги, или в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, указанные в пунктах 2.1 и 2.2 настоящей статьи, или к должностным лицам указанных органов или организаций.
— Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», ст. 2
Статья 7 того же закона устанавливает ограничения для органов, предоставляющих услуги: они не вправе требовать от заявителя представления документов или совершения действий, не предусмотренных нормативными правовыми актами, регулирующими предоставление услуг. Если в муниципальном регламенте администрации не установлено требование о личном присутствии заявителя (невестки) при получении справок через представителя, то такое требование является незаконным. На практике администрация часто ссылается на необходимость подтверждения полномочий представителя, что само по себе допустимо, но не должно выливаться в безусловное требование личной явки доверителя.
Статья 7. Требования к взаимодействию с заявителем при предоставлении государственных и муниципальных услуг: 1. Органы, предоставляющие государственные услуги, и органы, предоставляющие муниципальные услуги, не вправе требовать от заявителя: 1) представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг; 2) представления документов и информации, в том числе подтверждающих внесение заявителем платы за предоставление государственных и муниципальных услуг, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственн
— Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», ст. 7
Поскольку справки, которые хочет получить представитель, содержат персональные данные невестки, необходимо учитывать требования Федерального закона «О персональных данных». Ст. 6 этого закона предусматривает, что обработка персональных данных (в том числе выдача справок, содержащих такие данные) допускается с согласия субъекта персональных данных либо для исполнения полномочий органов местного самоуправления при предоставлении муниципальных услуг. Согласие может быть дано как самим субъектом, так и его представителем, но полномочия представителя должны быть проверены оператором — администрацией. Это даёт администрации право оценить, достаточно ли представленной простой письменной доверенности для подтверждения полномочий на дачу согласия.
Статья 6. Условия обработки персональных данных: 1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных; 4) обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ.
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 6
Более подробно форма согласия и проверка полномочий представителя раскрыты в ст. 9 того же закона. Согласие на обработку персональных данных может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения, в том числе в виде отдельного документа. Если согласие даёт представитель, оператор обязан проверить его полномочия. В случае простой письменной доверенности, не заверенной нотариально, администрация вправе усомниться в её подлинности, особенно при отсутствии личного присутствия невестки. Это может служить правомерным основанием для отказа, если администрация не имеет иных способов удостовериться в личности и воле доверителя. Закон прямо требует, чтобы в письменном согласии были указаны фамилия, имя, отчество, адрес субъекта и номер его основного документа, удостоверяющего личность. Представитель может предоставить эти сведения, но проверить их соответствие действительности без контакта с невесткой администрация не может.
Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. 1. ... Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. ... В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных проверяются оператором. ... 4. ... Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности: 1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведени
— Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 9
Таким образом, ключевым вопросом является не столько личное присутствие невестки, сколько наличие у представителя надёжно подтверждённых полномочий. Требование администрации о личном присутствии может быть юридически необоснованным, если муниципальный регламент не содержит такого условия. Однако для обработки персональных данных администрация вправе настаивать на нотариальном удостоверении доверенности или на отдельном письменном согласии невестки, удостоверенном таким образом, чтобы исключить сомнения в его подлинности. В отсутствие нотариального удостоверения отказ в выдаче справок может быть признан законным, поскольку администрация несёт ответственность за неправомерную передачу персональных данных.
