Как правильно оформить отзыв на исковое заявление в арбитражный суд: сшивать ли документы и приложения, нумерация и заверение листов

Обязанность направления отзыва и способ его направления в суд и лицам, участвующим в деле

При определении того, как подать отзыв, решающее значение имеет ч. 1 и ч. 3 ст. 131 АПК РФ, которая прямо называет способ направления: суду и лицам, участвующим в деле, отзыв на бумажном носителе направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

1. Ответчик обязан направить или представить в арбитражный суд и лицам, участвующим в деле, отзыв на исковое заявление с указанием возражений относительно предъявленных к нему требований по каждому доводу, содержащемуся в исковом заявлении. Такой отзыв и прилагаемые к нему документы могут быть представлены в арбитражный суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 27.07.2010 № 228-ФЗ ) (В редакции Федерального закона от 30.12.2021 № 440-ФЗ ) 2. В случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, иные участники арбитражного процесса вправе направить в арбитражный суд и другим лицам, участвующим в деле, отзыв в письменной форме на исковое заявление. 3. Отзыв на исковое заявление направляется в арбитражный суд и лицам, участвующим в деле, в срок, обеспечивающий возможность ознакомления с отзывом до начала судебного заседания. О направлении отзыва и сроке, в течение которого лица, участвующие в деле, должны представить отзыв, может быть указано в определении о принятии искового заявления к производству арбитражного суда. (В редакции Федерального закона от 30.12.2021 № 440-ФЗ ) Ответчик направляет отзыв на исковое заявление на бумажном носителе в арбитражный суд и лицам, участвующим в деле, заказным письмом с уведомлением о вручении.
   — ч. 1, 3 ст. 131 АПК РФ

То есть вы уже избрали верный способ — заказное письмо с уведомлением. Обратите внимание на два момента. Первое: отзыв вы обязаны направить не только в арбитражный суд, но и истцу и другим лицам, участвующим в деле (ч. 1 ст. 131). Направление только в суд не обеспечит соблюдение вашей обязанности, поэтому экземпляров должно быть: один — в суд, один — каждому лицу, участвующему в деле (истцу, третьим лицам). Второе: направление другим лицам должно быть отдельным заказным письмом с уведомлением — приложить отзыв и документы к одному отправлению в суд недостаточно.

1. К отзыву на исковое заявление прилагаются документы, которые подтверждают доводы и (или) возражения относительно иска, а также документы, которые подтверждают направление копий отзыва и прилагаемых к нему документов истцу и другим лицам, участвующим в деле.
   — ч. 7 ст. 131 АПК РФ

В силу ч. 7 ст. 131 к отзыву прилагаются документы, подтверждающие направление копий отзыва и приложений истцу и другим лицам, участвующим в деле. То есть к комплекту в суд нужно приложить квитанции/почтовые уведомления о направлении экземпляров истцу и иным лицам — иначе суд сочтёт, что обязанность по ч. 1 ст. 131 не выполнена.

Вывод: отзыв направляется заказным письмом с уведомлением о вручении (как вы и планируете), но обязательно отдельными отправлениями в суд и каждому лицу, участвующему в деле; к экземпляру для суда прикладываются документы, подтверждающие направление экземпляров истцу, — иначе обязанность не считается исполненной.

Требования к сшиванию/скреплению отзыва и приложений — является ли прошивка обязательной

Вопрос о том, надо ли сшивать отзыв на 13 листах и 33 приложения, решается прежде всего тем, что Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ (утв. Постановлением Пленума ВАС РФ № 100 от 25.12.2013) не устанавливает обязанности сторон прошивать подаваемые ими документы. Требование о прошивке и нумерации листов в этой Инструкции относится к судебным делам, формируемым самим судом, а не к документам, подаваемым участниками процесса.

Судебное дело, передаваемое лицу, обратившемуся в суд для ознакомления, должно быть оформлено в соответствии с требованиями настоящей Инструкции (листы дела должны быть прошиты, пронумерованы, составлена опись документов дела). Ознакомление с материалами судебного дела производится строго в присутствии лица, ответственного за ознакомление, с целью исключения случаев изъятия и уничтожения документов судебного дела, внесения в них исправлений и дописок. Лица, допущенные к ознакомлению с материалами судебного дела, вправе делать выписки из них, использовать собственные технические средства для изготовления копий документов судебного дела. Поскольку изготовление копий в данном случае производится не работниками суда
— п. 12.6 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ, утв. Постановлением Пленума ВАС РФ № 100 от 25.12.2013

Как видно, требование «листы дела должны быть прошиты, пронумерованы» адресовано работникам суда при формировании судебного дела для ознакомления — оно не обращено к стороне, подающей отзыв. Более того, недостатки в оформлении представляемых документов не являются основанием для отказа в их приёме и возврата — вопрос решается судьёй в процессуальном порядке.

21.2. Статьи 125 и 126 АПК РФ содержат требования к форме, содержанию искового заявления и перечню документов, прилагаемых к исковому заявлению. В соответствии с этими требованиями имеющиеся недостатки в исковом заявлении, отсутствие документов, необходимых в качестве приложения к нему, и т.п. не являются основанием для отказа в приеме и возврате исковых заявлений работниками подразделения делопроизводства, так как решение этих вопросов отнесено АПК РФ к процессуальной деятельности суда. Вопрос о возможности рассмотрения поступивших материалов при отсутствии тех или иных документов или об их возврате заявителю решается судьей, на рассмотрении которого находятся документы.
— п. 21.2 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ, утв. Постановлением Пленума ВАС РФ № 100 от 25.12.2013

Это означает: отсутствие прошивки, скрепления, единообразной нумерации приложений не даёт оснований сотрудникам суда не принять ваш отзыв — приём документов не может быть отклонён по такому основанию. Если у суда возникнут претензии к оформлению, они будут разрешены судьёй в рамках рассмотрения дела (например, потребуется представить подлинники), а не отказом в приёме.

Практическая рекомендация: юридически прошивать не обязательно, но для удобства суда и сохранности лучше всё же сброшюровать (сшить) многостраничные приложения по каждому документу отдельно и вложить в дело с описью. Вы правильно сделали, пронумеровав каждый лист и заверив: это упрощает идентификацию и исключает споры о неполноте комплекта.

Вывод: сшивание не является обязательным процессуальным требованием к документам стороны (прошивка предписана суду при формировании дела, п. 12.6 Инструкции № 100), а отсутствие прошивки не влечёт отказ в приёме (п. 21.2 той же Инструкции). Вы можете не сшивать или скрепить для удобства — на принятие отзыва это не влияет.

Форма представления доказательств: подлинник или надлежаще заверенная копия

Вы сообщили, что «каждый лист пронумеровал и заверил». С точки зрения процессуального права важна не нумерация, а то, в каком виде представляются приложения: подлинниками или надлежаще заверенными копиями.

1. Письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если к рассматриваемому делу имеет отношение только часть документа, представляется заверенная выписка из него. 9. Подлинные документы представляются в арбитражный суд в случае, если обстоятельства дела согласно федеральному закону или иному нормативному правовому акту подлежат подтверждению только такими документами, а также по требованию арбитражного суда.
   — ч. 8, 9 ст. 75 АПК РФ

Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежаще заверенной копии (ч. 8 ст. 75 АПК РФ). Подлинники обязательны только там, где закон требует именно подлинного документа, или по требованию суда (ч. 9). Для отзыва на иск обычно достаточно надлежаще заверенных копий приложений; подлинники (например, доверенность представителя, подписанный договор) могут быть представлены по требованию суда.

При этом «надлежащая заверенность» копии означает заверение в установленном порядке (например, подпись с расшифровкой и отметкой «Копия верна»; для многостраничных копий практикуется заверение каждого листа или сшитого комплекта с заверительной надписью). Ваша намеренная нумерация и заверение каждого листа как раз удовлетворяют требованию надлежащего заверения многостраничных копий — это допустимый способ, не хуже прошивки.

Вывод: приложения к отзыву должны быть либо подлинниками, либо надлежаще заверенными копиями (ч. 8 ст. 75 АПК РФ). Поскольку вы заверили каждый лист, ваши копии считаются надлежаще заверенными; подлинники понадобятся только при требовании суда или если закон предписывает именно подлинный документ.

Последствия непредставления отзыва в установленный судом срок

Срок направления отзыва прямо связан с возможностью ознакомления с ним до начала заседания (ч. 3 ст. 131 АПК РФ). Нарушение срока или непредставление отзыва влечёт процессуальные последствия — дело может быть рассмотрено по имеющимся доказательствам, а судебные расходы отнесены на ответчика независимо от исхода дела.

1. В случае, если в установленный судом срок ответчик не представит отзыв на исковое заявление, арбитражный суд вправе рассмотреть дело по имеющимся в деле доказательствам или при невозможности рассмотреть дело без отзыва вправе установить новый срок для его представления. При этом арбитражный суд может отнести на ответчика судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела в соответствии с частью 2 статьи 111 настоящего Кодекса.
   — ч. 4 ст. 131 АПК РФ

То есть пренебречь подачей отзыва нельзя: даже при формально «необязательной» прошивке сам факт подачи отзыва и приложений в срок имеет значение — иначе суд вправе рассмотреть дело по доказательствам истца, а расходы возложить на вас независимо от результата. Поэтому главное — успеть направить отзыв и приложения так, чтобы они поступили (и могли быть получены истцом) до начала судебного заседания.

Вывод: непредставление отзыва в установленный срок грозит рассмотрением дела по доказательствам истца и отнесением на ответчика судебных расходов (ч. 4 ст. 131 АПК РФ). Оформление (сшивание) документов на это не влияет — решающим является своевременная подача отзыва и приложений заказным письмом с уведомлением.

Альтернативный способ подачи — электронный вид («Мой арбитр»)

Помимо бумажного направления заказным письмом, закон допускает подачу отзыва и приложений в электронном виде, что полностью снимает вопрос о сшивании (электронные документы не «прошиваются»).

Лица, участвующие в деле, также вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
— ч. 1 ст. 41 АПК РФ (абз. 2)

Абзац первый ч. 1 ст. 131 АПК РФ прямо устанавливает, что отзыв и прилагаемые к нему документы могут быть представлены в арбитражный суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа (см. цитату в блоке 1). При этом для направления отзыва в электронном виде лицам, участвующим в деле, ч. 3 ст. 131 предусматривает использование единого портала госуслуг либо системы электронного документооборота.

Практически подача через систему «Мой арбитр» (сервис электронной подачи документов, порядок приёма которых урегулирован п. 3.3 Инструкции № 100) избавляет от необходимости сшивать, нумеровать и заверять бумажные листы — достаточно отсканированных образов с усиленной квалифицированной электронной подписью. Это вариант на тот случай, если вы хотите избежать бумажного оформления вовсе.

Вывод: вы вправе подать отзыв как на бумаге заказным письмом (ч. 3 ст. 131 АПК РФ), так и в электронном виде (ч. 1 ст. 41, ч. 1 ст. 131 АПК РФ). При электронной подаче вопрос о прошивке отпадает сам собой; при бумажной — прошивка не обязательна (см. блок 2).

Механизм отнесения на ответчика судебных расходов при непредставлении отзыва

Последствие из ч. 4 ст. 131 АПК РФ (отнесение расходов) реализуется через общее правило ч. 2 ст. 111 АПК РФ — именно на него ссылается ч. 4 ст. 131.

1. Арбитражный суд вправе отнести все судебные расходы по делу на лицо, злоупотребляющее своими процессуальными правами или не выполняющее своих процессуальных обязанностей, если это привело к срыву судебного заседания, затягиванию судебного процесса, воспрепятствованию рассмотрения дела и принятию законного и обоснованного судебного акта.
   — ч. 2 ст. 111 АПК РФ

Связка такова: ч. 4 ст. 131 позволяет суду отнести на ответчика судебные расходы независимо от результата рассмотрения дела при непредставлении отзыва; ч. 2 ст. 111 АПК РФ — общая норма о возложении всех судебных расходов на лицо, не выполняющее процессуальные обязанности, если это привело к затягиванию процесса. Для вас это означает: несоблюдение обязанности подать и направить отзыв с приложениями в срок (а не формальное отсутствие сшивания) — реальный риск финансовых последствий.

Вывод: риск состоит в отнесении на вас судебных расходов независимо от исхода дела при непредставлении отзыва в срок (ч. 4 ст. 131 во взаимосвязи с ч. 2 ст. 111 АПК РФ). Оформление документов (прошивка/скрепление) на этот риск не влияет — влияет своевременность подачи и направления экземпляров лицам, участвующим в деле.

Какими доказательствами подтвердить направление отзыва истцу и лицам, участвующим в деле

Обязанность направить экземпляры отзыва и приложений истцу и другим лицам, участвующим в деле, должна быть подтверждена документально — соответствующие доказательства прилагаются к отзыву в суд.

1. К отзыву на исковое заявление прилагаются документы, которые подтверждают доводы и (или) возражения относительно иска, а также документы, которые подтверждают направление копий отзыва и прилагаемых к нему документов истцу и другим лицам, участвующим в деле.
   — ч. 7 ст. 131 АПК РФ

«Документы, которые подтверждают направление копий отзыва и прилагаемых к нему документов истцу и другим лицам, участвующим в деле» (ч. 7 ст. 131 АПК РФ) — это, при отправке заказным письмом, почтовые квитанции об отправке и уведомления о вручении (либо описи вложения). Поскольку ч. 3 ст. 131 прямо требует направления «заказным письмом с уведомлением о вручении», доказательством служат именно такие квитанции/уведомления по каждому адресату.

Так как вы отправляете почтой заказным письмом с уведомлением, приложите к комплекту для суда копии почтовых квитанций (и уведомлений после их возврата) на каждое отправление, направленное истцу и иным лицам, участвующим в деле. Это закроет обязанность по ч. 1 и ч. 7 ст. 131 АПК РФ.

Вывод: доказательствами направления служат почтовые квитанции и уведомления о вручении по каждому заказному отправлению истцу и иным лицам, участвующим в деле; их копии прикладываются к отзыву в суд (ч. 7 ст. 131 АПК РФ).