Какие документы нужны для покупки материалов у иностранного физического лица из Туниса: договор, инвойс, накладная, акт, расписка? На каком языке составлять и нужно ли заверять арабский текст?

Достаточно ли закупочного акта (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) или нужен договор

Регулярная закупка материалов — это договор купли-продажи (поставки); отдельное соглашение как таковое обязательно не всегда, но первичный документ обязателен всегда. Хозяйственная операция должна оформляться первичным документом независимо от того, подписан ли отдельный договор.

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
   — ч. 1 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ

1. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
   — ч. 2 ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Ключевой вывод для вас: акт сам по себе не заменяет договор и не является «достаточным документом» в отрыве от остального. Закон требует оформлять факт хозяйственной жизни первичным документом (ч. 1 ст. 9), а сам акт должен содержать все семь обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9). Особенно критичны для сделки с иностранцем реквизиты № 6 и № 7 — должность и подписи лиц, совершивших сделку. У продавца-физлица без статуса ИП нет «должности», поэтому в акте и договоре надо прямо указать, что он действует как физическое лицо от своего имени, и привести его паспортные данные — иначе реквизит нечитаем и акт уязвим.

Договор желателен письменно — не как отдельная обязанность для сделок этого типа, а как доказательственная страховка.

1. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными
   — п. 2 ст. 434 ГК РФ

1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.
   — п. 1 ст. 162 ГК РФ

Поскольку стороны — российское ООО и иностранный гражданин, сделка является внешнеэкономической. Если написать её не письменно, последствие по п. 1 ст. 162 ГК РФ — запрет ссылаться на свидетельские показания в споре. Для регулярных ежемесячных поставок это риск: при отсутствии надлежащего договора доказывать согласованные наименование, количество, цену придётся только письменными документами (акты, инвойсы, переписка). Поэтому практический оптимум — один рамочный договор купли-продажи (поставки) на длительный срок + ежемесячные акты приёма-передачи и инвойсы к каждой партии. Предмет договора считается согласованным, если определены наименование и количество товара (п. 3 ст. 455 ГК РФ); для регулярных закупок удобно приложить спецификацию.

1. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). 2. К купле-продаже ценных бумаг и валютных ценностей положения, предусмотренные настоящим параграфом, применяются, если законом не установлены специальные правила их купли-продажи. 3. В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иным законом, особенности купли и продажи товаров отдельных видов определяются законами и иными правовыми актами. 4. Положения, предусмотренные настоящим параграфом, применяются к продаже имущественных , в том числе цифровых, прав, если иное не вытекает из содержания или характера этих прав. (В редакции Федерального закона от 18.03.2019 № 34-ФЗ ) 5. К отдельным видам договора купли-продажи (розничная купля-продажа, поставка товаров, поставка товаров для государственных нужд, контрактация, энергоснабжение, продажа недвижимости, продажа предприятия) положения, предусмотренные настоящим параграфом, применяются, если иное не предусмотрено правилами настоящего Кодекса об этих видах договоров.
   — п. 1 ст. 454, п. 3 ст. 455 ГК РФ

Вывод по вопросу: одного закупочного акта недостаточно и как единственного документа не рекомендуется. Минимально надёжный комплект — письменный рамочный договор купли-продажи (поставки) + ежемесячный акт приёма-передачи (или закупочный акт) со всеми семью обязательными реквизитами ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ + инвойс продавца на партию. Расписка о получении денег как основной документ избыточна, но как подтверждение оплаты (особенно при расчётах наличными) полезна. Все первичные документы должны быть на русском языке; об апостиле/нотариусе — отдельно ниже.

Язык документов и нужен ли перевод/нотариус/апостиль

Документы бухгалтерского учёта в РФ составляются на русском языке. Это прямое требование стандарта, а не рекомендация.

1. Документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке, за исключением случаев, установленных абзацем вторым настоящего пункта и в абзацем первым пункта 6 настоящего Стандарта.
   — п. 5 ФСБУ 27/2021, утв. Приказом Минфина РФ № 62н от 16.04.2021

Здесь важная развилка. Если продавец-тунисец подписывает только арабский документ, он должен содержать построчный перевод на русский язык. Однако если вы составляете собственный русскоязычный акт и договор по правилам российского бухучёта, требование ФСБУ 27/2021 уже соблюдено — дублирование на арабском не обязательно, но и не запрещено. При двуязычном тексте (русский + арабский) оба текста должны быть идентичны по содержанию.

1. В случаях использования в сферах, указанных в части 1 настоящей статьи, наряду с государственным языком Российской Федерации государственного языка республики, находящейся в составе Российской Федерации, других языков народов Российской Федерации или иностранного языка тексты на русском языке и на государственном языке республики, находящейся в составе Российской Федерации, других языках народов Российской Федерации или иностранном языке, если иное не установлено законодательством Российской Федерации, должны быть идентичными по содержанию, равнозначными по размещению и техническому оформлению
   — ч. 2 ст. 3 ФЗ от 01.06.2005 № 53-ФЗ

Это норма Федерального закона о государственном языке: при параллельном использовании иностранного языка текст на русском языке обязателен и должен быть тождественен. Практический смысл для вас: русский текст — юридически основной. Рекомендую русский как язык, имеющий приоритет в коллизии (о чём прямо указать в договоре), а арабский — как факультативный перевод для удобства продавца. Делопроизводство организаций всех форм собственности ведётся на государственном языке.

1. Государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию: 1) в деятельности федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, в том числе в деятельности по ведению делопроизводства;
   — ч. 1 ст. 3 ФЗ от 01.06.2005 № 53-ФЗ

Что касается заверения (нотариус/переводчик/апостиль): для частной коммерческой сделки с физическим лицом ни нотариальное удостоверение самого договора, ни апостиль на обычные коммерческие документы (акт, инвойс) законом не требуются — нотариальная форма обязательна лишь в случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон. Достаточно заверения перевода подписью переводчика либо самой организации, если вы переводите документ продавца для собственного учёта. Апостиль/легализация относятся к официальным иностранным документам (документы об образовании, справки госорганов и т.п.), а не к актам приёма-передачи и инвойсам в коммерческом обороте.

Вывод по вопросу: документы составляйте на русском языке как основном; арабский — только как параллельный перевод без юридического приоритета, тексты при двуязычии должны совпадать. Перевод иностранного (арабского) документа на русский обязателен и должен быть построчным (п. 5 ФСБУ 27/2021). Нотариальное удостоверение договора и апостиль на акты/инвойсы по такой сделке не требуются; заверения перевода подписью переводчика достаточно.

Налоговые обязанности: НДФЛ у источника и обоснование расходов

Продавец — иностранный гражданин, нерезидент. Его доход от продажи материалов — объект НДФЛ у источника выплаты в РФ.

1. Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (далее в настоящей главе - налогоплательщики) признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников, в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации.
   — п. 1 ст. 207 НК РФ

Объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиками: 1) от источников в Российской Федерации и (или) от источников за пределами Российской Федерации - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации; 2) от источников в Российской Федерации - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации.
— ст. 209 НК РФ

1. Налоговая ставка устанавливается в размере 30 процентов в отношении всех доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами Российской Федерации, за исключением доходов, получаемых:
   — п. 3 ст. 224 НК РФ

Из связки ст. 207, 209 и п. 3 ст. 224 НК РФ следует: доход нерезидента от источников в РФ облагается по ставке 30 %, и его должен исчислить и удержать налоговый агент — ваша организация.

1. Российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения или постоянные представительства иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 настоящей статьи, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога
   — п. 1 ст. 226 НК РФ

Это ключевое: при выплате продавцу вы обязаны исчислить, удержать из суммы и уплатить НДФЛ. Удержать надо из вознаграждения продавца (а не доплатить сверх), поэтому сумму к перечислению продавцу следует определять «за вычетом налога». Это надо прямо закрепить в договоре, чтобы у продавца не возникло спора о размере причитающейся ему суммы. Обратите внимание: если у продавца отсутствует ИНН и статус, обязанность агента всё равно сохраняется — её не снимает отсутствие у контрагента регистрации в РФ.

Если материалы ввозятся в РФ, НДС — таможенный платёж при ввозе (импортный НДС). Если продавец реализует товары на территории РФ как иностранное лицо, не состоящее на учёте, — возникает агентский НДС по ст. 161 НК РФ. Эта норма сформулирована через «иностранных лиц» — в первую очередь иностранные организации, но её буквальное прочтение требует проверить каждый случай отдельно.

1. При реализации товаров (работ, услуг), местом реализации которых является территория Российской Федерации, налоговая база определяется налоговыми агентами в случае реализации этих товаров (работ, услуг) налогоплательщиками - иностранными лицами: не состоящими на учете в налоговых органах либо состоящими на учете в налоговых органах только в связи с нахождением на территории Российской Федерации принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств либо в связи с открытием счета в банке; состоящими на учете в налоговых органах по месту нахождения их обособленных подразделений на территории Российской Федерации (за исключением осуществления реализации указанных в абзаце первом настоящего пункта товаров (работ, услуг) через обособленное подразделение иностранной организации, расположенное на территории Российской Федерации). Налоговая база определяется налоговыми агентами отдельно при совершении каждой операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации с учетом настоящей главы как сумма дохода от реализации этих товаров (работ, услуг) с учетом налога. (Пункт в редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 305-ФЗ ) 2. Для целей пункта 1 настоящей статьи налоговыми агентами признаются организации и индивидуальные предприниматели, приобретающие на территории Российской Федерации товары (работы, услуги) у указанных в пункте 1 настоящей статьи иностранных лиц, если иное не предусмотрено пунктом 5 2 настоящей статьи и пунктами 3 и 10 1 статьи 174 2 настоящего Кодекса. Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет соответствующую сумму налога вне зависимости от того, исполняют ли они обязанности налогоплательщика, связанные с исчислением и уплатой налога, и иные обязанности, установленные настоящей главой.
   — п. 1, 2 ст. 161 НК РФ

Поскольку продавец — физическое лицо, не ИП и не организация, обязанность агента по НДС по ст. 161 НК РФ к нему напрямую не применяется (норма говорит о реализации «налогоплательщиками — иностранными лицами», каковыми физлицо без статуса ИП не является). Но если товар физически ввозится на территорию РФ, НДС уплачивается в составе таможенных платежей при ввозе — это ваша обязанность как импортёра. Этот факт (как ввезён товар) — решающая неизвестная: уточните его у продавца/перевозчика.

Для налога на прибыль ваши затраты должны быть обоснованы и документально подтверждены. Норма допускает подтверждение как документами по законодательству РФ, так и документами по обычаям делового оборота страны продавца, а также косвенными документами.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
— п. 1 ст. 252 НК РФ

Это работает в вашу пользу: расходы можно подтвердить документами иностранного образца (инвойс), но безопаснее иметь русскоязычный акт/договор с построчным переводом (см. блок о языке) — тогда документальное подтверждение по ст. 252 НК РФ бесспорно, а стоимость в валюте пересчитывается в рубли.

1. Денежное измерение объектов бухгалтерского учета производится в валюте Российской Федерации. 3. Если иное не установлено законодательством Российской Федерации, стоимость объектов бухгалтерского учета, выраженная в иностранной валюте, подлежит пересчету в валюту Российской Федерации.
   — ч. 2, 3 ст. 12 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Бухгалтерское измерение всегда в рублях (ч. 2, 3 ст. 12 Закона № 402-ФЗ): при оплате в валюте стоимость пересчитывается в рубли по правилам учётной политики.

Вывод по вопросу: при каждой выплате продавцу-нерезиденту вы как налоговый агент исчисляете, удерживаете и уплачиваете НДФЛ по ставке 30 % (ст. 226, п. 1 ст. 207, ст. 209, п. 3 ст. 224 НК РФ), удерживая налог из суммы продавца. Для налога на прибыль расходы подтверждаются документами с построчным переводом (ст. 252 НК РФ). Если материалы ввозятся — таможенный НДС; агентский НДС по ст. 161 НК РФ к физлицу-нерезиденту напрямую не применяется. Суммы в учёте отражаются в рублях (ст. 12 Закона № 402-ФЗ).

Валютное регулирование расчётов с иностранцем

Продавец — нерезидент, значит расчёты с ним суть валютные операции, и здесь есть жёсткие процедурные правила.

1. Если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом, расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, счета цифрового рубля, открытые оператором платформы цифрового рубля, порядок открытия и ведения которых устанавливается Центральным банком Российской Федерации, а также переводами электронных денежных средств.
   — ч. 2 ст. 14 ФЗ от 10.12.2003 № 173-ФЗ

Расчёты с нерезидентом организация-резидент по общему правилу ведёт через счета в уполномоченных банках (либо переводом электронных денежных средств), а не наличными из кассы. Наличные расчёты с физлицом-нерезидентом допустимы лишь в узких исключениях (розничная купля-продажа товаров), прямо перечисленных в законе. Покупка материалов для производства к этим исключениям не относится, поэтому оплату наличными следует исключить.

Поскольку деятельность внешнеторговая, применяются требования о репатриации: вы обязаны обеспечить получение товара (или возврат аванса), а в контракте должны быть указаны сроки исполнения обязательств.

1. При осуществлении внешнеторговой деятельности и (или) при предоставлении резидентами иностранной валюты или валюты Российской Федерации в виде займов нерезидентам резиденты, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом, обязаны в сроки, предусмотренные внешнеторговыми договорами (контрактами) и (или) договорами займа, обеспечить: (В редакции Федерального закона от 03.04.2018 № 64-ФЗ) 1) получение от нерезидентов на свои банковские счета в уполномоченных банках иностранной валюты или валюты Российской Федерации, причитающейся в соответствии с условиями указанных договоров (контрактов) за переданные нерезидентам товары, выполненные для них работы, оказанные им услуги, переданные им информацию и результаты интеллектуальной деятельности, в том числе исключительные права на них; 2) возврат в Российскую Федерацию денежных средств, уплаченных нерезидентам за неввезенные в Российскую Федерацию (неполученные на территории Российской Федерации) товары, невыполненные работы, неоказанные услуги, непереданные информацию и результаты интеллектуальной деятельности, в том числе исключительные права на них; (В редакции Федерального закона от 06.12.2011 № 409-ФЗ) 3) получение от нерезидентов на свои банковские счета в уполномоченных банках иностранной валюты или валюты Российской Федерации, причитающейся в соответствии с условиями договоров займа. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 03.04.2018 № 64-ФЗ) 1 1 . В целях исполнения требования о репатриации иностранной валюты и валюты Российской Федерации в договорах (контрактах), заключенных между резидентами и нерезидентами при осуществлении внешнеторговой деятельности и (или) при предоставлении резидентами нерезидентам займов, должны быть указаны сроки исполнения сторонами обязательств по договорам (контрактам).
   — ч. 1, ч. 1.1 ст. 19 ФЗ от 10.12.2003 № 173-ФЗ

Практический смысл: в договоре обязательно пропишите сроки поставки и сроки оплаты. При закупке с предоплатой вы обязаны обеспечить либо получение товара в срок, либо возврат аванса; при поставке с отсрочкой — получение оплаты. Нарушение сроков грозит штрафом по ст. 15.25 КоАП РФ.

1. Осуществление незаконных валютных операций, то есть валютных операций, запрещенных валютным законодательством Российской Федерации или осуществленных с нарушением валютного законодательства Российской Федерации, включая куплю-продажу иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, минуя уполномоченные банки, либо осуществление валютных операций, расчеты по которым произведены, минуя счета в уполномоченных банках или счета (вклады) в банках и иных организациях финансового рынка, расположенных за пределами территории Российской Федерации, в случаях, не предусмотренных валютным законодательством Российской Федерации, либо осуществление валютных операций, расчеты по которым произведены за счет средств, зачисленных на счета (вклады) в банках и иных организациях финансового рынка, расположенных за пределами территории Российской Федерации, в случаях, не предусмотренных валютным законодательством Российской Федерации, либо осуществление перевода денежных средств без открытия банковского счета с использованием электронных средств платежа, предоставленных иностранными поставщиками платежных услуг, в случаях, не предусмотренных валютным законодательством Российской Федерации, - влечет наложение административного штрафа на граждан, лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, и юридических лиц в размере от 20 до 40 процентов суммы незаконной валютной операции либо суммы денежных средств, переведенных без открытия банковского счета с использованием электронных средств платежа, предоставленных иностранными поставщиками платежных услуг; на должностных лиц - от 20 до 40 процентов суммы незаконной валютной операции либо суммы денежных средств, переведенных без открытия банковского счета с использованием электронных средств платежа, предоставленных иностранными поставщиками платежных услуг, но не более тридцати тысяч рублей.
   — ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ

Так, осуществление валютной операции с нарушением валютного законодательства (например, расчёт наличными, минуя счёт в уполномоченном банке, вне разрешённых исключений) влечёт штраф от 20 до 40 % суммы операции для организации. Это делает валютный платёжный канал критически важным: оплата должна идти через уполномоченный банк с корректным оформлением.

Вывод по вопросу: все расчёты с продавцом-нерезидентом ведите безналично через уполномоченный банк (ч. 2 ст. 14 ФЗ-173); наличные для закупки производственных материалов исключите. В договоре обязательно укажите сроки исполнения обязательств обеих сторон (ч. 1.1 ст. 19 ФЗ-173) и обеспечьте получение товара или возврат аванса в эти сроки (ч. 1 ст. 19) — иначе штраф по ст. 15.25 КоАП РФ. Если у продавца нет счёта в российском банке, варианты: платёж в валюте через уполномоченный банк по реквизитам продавца либо (при согласии) рублёвый счёт, открытый продавцом в РФ.

Риски и ответственность за документы

Отсутствие или дефект первичных документов — самостоятельные основания для налоговой и административной ответственности, поэтому оформление «правильно с самого начала» здесь реально экономит деньги.

Налоговая ответственность за отсутствие первичных документов или регистров — грубое нарушение правил учёта.

1. Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей. 2. Те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере тридцати тысяч рублей. 3. Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее сорока тысяч рублей. Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов , или отсутствие счетов-фактур , или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.
   — п. 1, 3 ст. 120 НК РФ

Смысл для регулярной закупки: если первичных документов нет вовсе или они оформлены с нарушением, налоговый орган вправе взыскать штраф 10 000 руб. за один период или 30 000 руб. за более чем один налоговый период, а при занижении базы — 20 % от неуплаченного налога (не менее 40 000 руб.). При ежемесячных закупках нарушение легко становится «систематическим» и длящимся более одного периода, что увеличивает штраф.

Административная ответственность для должностных лиц:

1. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности 1. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, предусмотренных статьей 15.15.6 настоящего Кодекса), - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей. 2. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Примечания: 1. Под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, предусмотренных статьей 15.15.6 настоящего Кодекса), понимается: занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета; искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10 процентов; регистрация в регистрах бухгалтерского учета мнимого объекта бухгалтерского учета (в том числе неосуществленных расходов, несуществующих обязательств, не имевших места фактов хозяйственной жизни) или притворного объекта бухгалтерского учета; ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета; составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета; отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.
   — ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ; примечание 1

Отдельно важна серия «продолжающихся» нарушений и сроки хранения: отсутствие первичных документов в течение установленных сроков хранения — прямой состав по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф на должностное лицо 5 000–10 000 руб., повторно — до 20 000 руб. или дисквалификация). Документы надо хранить в течение сроков, установленных законом о бухучёте.

Вывод по вопросу: если документы оформлены правильно с самого начала, риск ответственности минимизируется. При отсутствии первичных документов возможны: штраф по ст. 120 НК РФ (от 10 000 до 40 000 руб. и более), административный штраф по ст. 15.11 КоАП РФ на должностное лицо (5 000–20 000 руб. или дисквалификация), а при нарушении валютных правил — штраф по ст. 15.25 КоАП РФ (20–40 % суммы операции). Поэтому ежемесячное аккуратное оформление комплекта документов (договор + акт + инвойс с переводом) — это защита от всех трёх видов ответственности.

Решающие неизвестные факты и развилки

Несколько фактов, не названных в вопросе, меняют вывод, поэтому их нужно уточнить у продавца до подписания документов.

1. Как физически перемещается товар (ввоз в РФ или использование за границей). Если материалы ввозятся на территорию РФ, возникает обязанность уплатить таможенный НДС и оформить таможенные документы; декларация на товары становится ещё одним подтверждающим документом расходов (прямо названа в ст. 252 НК РФ). Если материалы приобретаются и перерабатываются за границей, таможня не применяется, но и режим расходов иной.

2. Валюта платежа (рубли или иностранная валюта). Если в валюте, расчёты идут через уполномоченный банк; суммы пересчитываются в рубли (ч. 2, 3 ст. 12 Закона № 402-ФЗ). Если в рублях через счёт продавца в российском банке — валютный контроль проще, но НДФЛ-агентом вы быть не перестаёте.

3. Аванс или оплата по факту поставки. При предоплате включается обязанность репатриации: обеспечить ввоз товара или возврат аванса в сроки договора (ч. 1 ст. 19 ФЗ-173), иначе штраф по ст. 15.25 КоАП РФ. При постоплате — обязанность обеспечить получение оплаты.

4. Является ли продавец налоговым резидентом РФ (183 дня). Если он вдруг резидент РФ, ставка и порядок НДФЛ меняются (п. 1, 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ). Для гражданина Туниса, находящегося за пределами РФ, это маловероятно, но факт надо проверить.

5. Наличие у продавца счёта в банке РФ. От этого зависит канал расчёта и объём валютного контроля.

6. Есть ли у продавца официальные иностранные документы (справки, доверенности). Только для них актуален вопрос апостиля/легализации; для коммерческих актов и инвойсов — нет.

Вывод по вопросу: исход зависит от того, ввозится ли товар в РФ, в какой валюте идёт оплата, авансируется ли сделка и является ли продавец резидентом РФ. Уточнив эти шесть фактов, вы определите: (1) канал платежа и режим валютного контроля; (2) объём таможенных обязанностей; (3) ставку НДФЛ. Базовый комплект документов (рамочный договор + ежемесячные акты с переводом + инвойсы) и русский язык как основной остаются неизменными во всех ветках.