Помощь в разработке схемы учета хозяйственных операций и составлении договоров для малого бизнеса

Организация бухгалтерского учета и документооборота при УСН в розничной торговле

Анализ вашей ситуации

Вы ведете бизнес в сфере розничной торговли и применяете упрощенную систему налогообложения (УСН). Для минимизации налоговых рисков необходимо правильно организовать бухгалтерский учет, документооборот и договорную работу.

Порядок отражения хозяйственных операций при УСН

Общие принципы учета

"Бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности." (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статья 1)

При УСН индивидуальные предприниматели могут не вести бухгалтерский учет в полном объеме, но обязаны вести налоговый учет доходов и расходов.

Особенности признания доходов и расходов при УСН

"В целях настоящей главы датой получения доходов признается день поступления денежных средств на счета в банках, и (или) на счет цифрового рубля, и (или) в кассу, получения иного имущества (работ, услуг) и (или) имущественных прав, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод)." (Источник: Налоговый кодекс РФ, статья 346.17)

"Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты." (Источник: Налоговый кодекс РФ, статья 346.17)

Необходимые первичные документы

Общие требования к первичным документам

"Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом." (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статья 9)

Обязательные реквизиты первичных документов включают:

• Наименование документа
• Дата составления
• Наименование экономического субъекта
• Содержание факта хозяйственной жизни
• Величина натурального и/или денежного измерения
• Наименование должности лица, совершившего операцию
• Подписи ответственных лиц

Контрольно-кассовая техника (ККТ)

"При расчетах, осуществляемых при непосредственном взаимодействии покупателя (клиента) и пользователя, контрольно-кассовая техника должна находиться на месте указанного взаимодействия и применяться пользователем в момент взаимодействия с покупателем (клиентом) при осуществлении такого расчета" (Источник: Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ, статья 4.3)

Схема бухгалтерского учета при УСН

Учетная политика

"Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику." (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", статья 8)

Книга учета доходов и расходов

"Налогоплательщики обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения" (Источник: Налоговый кодекс РФ, статья 346.24)

Рекомендации по типовым договорам

Договор поставки

В договорах поставки рекомендуется включать:

• Четкое описание товара и его характеристик
• Порядок и сроки поставки
• Цену и порядок расчетов
• Условия приемки товара
• Ответственность сторон
• Порядок разрешения споров

Договор оказания услуг

Ключевые условия:

• Подробное описание услуг
• Сроки выполнения
• Стоимость и порядок оплаты
• Гарантии качества
• Ответственность за нарушение сроков

Налоговые и административные риски

Основные виды нарушений и штрафов

Нарушения в бухгалтерском учете:

"Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей." (Источник: КоАП РФ, статья 15.11)

Нарушение правил применения ККТ:

"Неприменение контрольно-кассовой техники в установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники случаях - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее десяти тысяч рублей" (Источник: КоАП РФ, статья 14.5)

Нарушение сроков представления налоговой декларации:

"Нарушение установленных законодательством о налогах и сборах сроков представления налоговой декларации (расчета по страховым взносам) в налоговый орган по месту учета влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей." (Источник: КоАП РФ, статья 15.5)

Грубые нарушения правил учета доходов и расходов:

"Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей." (Источник: Налоговый кодекс РФ, статья 120)

Выводы и рекомендации

1. Разработайте учетную политику - закрепите порядок документооборота и методы учета
2. Обеспечьте правильное оформление всех операций первичными документами
3. Соблюдайте требования по применению ККТ - используйте исправную технику, выдавайте чеки
4. Ведите Книгу учета доходов и расходов в установленном порядке
5. Своевременно представляйте налоговую отчетность по УСН
6. Разработайте типовые формы договоров с учетом требований законодательства
7. Организуйте систему внутреннего контроля за движением товаров и денежных средств
8. Обеспечьте хранение документов в течение установленных сроков (не менее 5 лет)

Для минимизации рисков рекомендую обратиться к профессиональному бухгалтеру или адвокату, специализирующемуся на налоговом праве, для разработки индивидуальной схемы учета и документооборота, соответствующей специфике именно вашего бизнеса.