Нанятие работников и самозанятых для ИП на УСН в сфере грузоперевозок: правовые аспекты и налогообложение

Совмещение трудовых договоров и договоров с самозанятыми для ИП на УСН

Анализ ситуации

Вы, как индивидуальный предприниматель (ИП) на упрощенной системе налогообложения (УСН), планируете привлекать персонал двумя способами: оформлять часть работников по трудовым договорам и привлекать самозанятых граждан по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) для разовых погрузо-разгрузочных работ. Это правомерная и распространённая практика, но она требует чёткого соблюдения законодательства.

1. Правомерность совмещения двух форм найма

Законодательство не запрещает ИП одновременно использовать трудовые договоры и договоры ГПХ с самозанятыми.

"Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка..." (Источник: ТК РФ, статья 56)

"Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается." (Источник: ТК РФ, статья 15)

Ключевое отличие: Трудовой договор устанавливает постоянные отношения подчинённости и контроля. Договор ГПХ с самозанятым — это разовые отношения заказчика и исполнителя, где важнее результат, а не процесс его достижения. Самозанятый является самостоятельным налогоплательщиком, применяющим специальный режим "Налог на профессиональный доход" (НПД).

"Не вправе применять специальный налоговый режим: ... лица, имеющие работников, с которыми они состоят в трудовых отношениях;" (Источник: Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ, статья 4)

Это ограничение касается самозанятого — он не может иметь наёмных работников. Для ИП-заказчика такого запрета нет.

Вывод: Совмещать формы найма можно. Но договор с самозанятым должен быть именно гражданско-правовым и не содержать признаков трудовых отношений.

2. Влияние наёмных работников на налог при УСН

Наличие работников влияет на расчёт налога в зависимости от выбранного объекта налогообложения.

Если объект "Доходы" (ставка 1-6%):
Вы вправе уменьшить сумму исчисленного налога на сумму уплаченных страховых взносов за себя и работников, но не более чем на 50%.

"Налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшают сумму налога ... на сумму: страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование... При этом налогоплательщики ... вправе уменьшить сумму налога ... не более чем на 50 процентов." (Источник: НК РФ, статья 346.21)

Если объект "Доходы минус расходы" (ставка 5-15%):
Все расходы на оплату труда и страховые взносы за работников включаются в состав расходов, тем самым уменьшая налоговую базу.

"В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах..." (Источник: НК РФ, статья 255)

"При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы: ... 6) расходы на оплату труда, ... 7) расходы на все виды обязательного страхования работников, ... включая страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование..." (Источник: НК РФ, статья 346.16)

Расходы на оплату услуг самозанятых (вознаграждения по договорам ГПХ) также могут быть учтены в составе расходов при УСН "доходы минус расходы".

"Расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера" (Источник: НК РФ, статья 255, пункт 21)

Важно: Для учёта этих расходов у вас должен быть чек, сформированный самозанятым.

"Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения ... при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у лиц, применяющих налог, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем)..." (Источник: Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ, статья 15)

3. Страховые взносы за работников по трудовым договорам

ИП, как работодатель, обязан уплачивать за работников следующие страховые взносы:

• На обязательное пенсионное страхование (ОПС)
• На обязательное медицинское страхование (ОМС)
• На обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ)

"Лица, производящие выплаты физическим лицам... индивидуальные предприниматели... обязаны... своевременно и в полном объеме уплачивать страховые взносы..." (Источник: Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об ОПС", статья 14)

"Обязанность по уплате страховых взносов на обязательное медицинское страхование работающего населения... устанавливаются законодательством Российской Федерации о налогах и сборах." (Источник: Федеральный закон от 29.11.2010 N 326-ФЗ "Об ОМС", статья 22)

Тарифы взносов (актуальны с 2023 года):

"устанавливаются тарифы страховых взносов ... в следующих единых размерах (единый тариф страховых взносов): 1) в пределах установленной единой предельной величины базы для исчисления страховых взносов - 30 процентов;" (Источник: НК РФ, статья 425)

Из этого единого тарифа распределяются взносы на конкретные виды страхования. Взносы исчисляются ежемесячно с выплат в пользу работника и уплачиваются не позднее 28-го числа следующего месяца.

"Сумма страховых взносов, исчисленная для уплаты за календарный месяц, подлежит уплате в срок не позднее 28-го числа следующего календарного месяца." (Источник: НК РФ, статья 431)

За самозанятых ИП страховые взносы не платит. Они сами, как налогоплательщики НПД, уплачивают только свой налог.

"Выплаты и иные вознаграждения, полученные налогоплательщиками - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями, подлежащие учету при определении налоговой базы по налогу, не признаются объектом обложения страховыми взносами для плательщиков..." (Источник: Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ, статья 15)

4. Оформление отношений с самозанятыми

1. Проверка статуса: Убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как самозанятый в приложении "Мой налог".
2. Договор: Заключите договор возмездного оказания услуг или договор подряда в письменной форме.

   "По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги... а заказчик обязуется оплатить эти услуги." (Источник: ГК РФ, статья 779)
   В договоре важно прописать: конкретный результат (например, "погрузка партии товара из пункта А в автомобиль"), сроки, цену, порядок сдачи-приемки. Не включайте условия о подчинении внутреннему распорядку, регулярной оплате (окладе), предоставлении отпуска.

3. Акт выполненных работ (услуг): После оказания услуги составьте и подпишите с исполнителем акт по форме КТ-2 или в свободной форме. Это документ, подтверждающий исполнение договора.
4. Оплата и чек: После оплаты самозанятый обязан сформировать для вас чек в приложении "Мой налог".

   "Чек должен быть сформирован налогоплательщиком и передан покупателю (заказчику)..." (Источник: Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ, статья 14)
   В чеке будет указана ставка 6% (так как вы — ИП, и услуги оказываются для вашей предпринимательской деятельности).
   "6 процентов в отношении доходов, полученных налогоплательщиками от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) индивидуальным предпринимателям для использования при ведении предпринимательской деятельности..." (Источник: Федеральный закон от 27.11.2018 N 422-ФЗ, статья 10)

5. Учёт: Чек и акт — ваши первичные документы, подтверждающие расходы.

5. Ограничения по количеству персонала

Для ИП на УСН существует прямое ограничение по средней численности работников.

"Не вправе применять упрощенную систему налогообложения: ... организации и индивидуальные предприниматели, средняя численность работников которых за налоговый (отчетный) период ... превышает 130 человек." (Источник: НК РФ, статья 346.12)

Важно: В эту численность включаются только работники по трудовым договорам. Самозанятые, с которыми заключены договоры ГПХ, не входят в среднесписочную численность.

6. Риски переквалификации договора ГПХ в трудовой

Контролирующие органы (трудовая инспекция, налоговая) могут проверить, не скрываются ли под видом договора ГПХ фактические трудовые отношения. Основания для переквалификации указаны в законе.

"Признание отношений, возникших на основании гражданско-правового договора, трудовыми отношениями может осуществляться: ... на основании ... предписания государственного инспектора труда ... или судебного решения..." (Источник: ТК РФ, статья 19.1)

Критерии, по которым договор ГПХ могут признать трудовым:

• Исполнитель постоянно выполняет одну и ту же функцию, а не разовые задания.
• Исполнитель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка (работает по графику, установленному ИП).
• Исполнителю гарантирована регулярная оплата (оклад) независимо от конкретного результата.
• ИП обеспечивает исполнителя инструментами, материалами, рабочим местом и осуществляет постоянный контроль за процессом работы.
• Между заданиями нет перерывов, что свидетельствует о постоянной занятости.

"Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении ... о личном выполнении работником за плату трудовой функции ... в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка..." (Источник: ТК РФ, статья 15)

Чтобы минимизировать риски, оформляйте с самозанятыми именно разовые договоры под конкретный заказ, указывайте конечный результат, избегайте признаков постоянного подчинения и контроля.

Выводы и конкретные рекомендации

1. Совмещать можно: Вы вправе иметь штатных работников и привлекать самозанятых по договорам ГПХ.
2. По налогу УСН:
   • При УСН "доходы" — взносы за работников уменьшают налог (до 50%).
   • При УСН "доходы минус расходы" — зарплата, взносы и оплата услуг самозанятых (при наличии чека) — всё это расходы.
3. По взносам: За штатных сотрудников вы платите страховые взносы по общему тарифу (около 30% от фонда оплаты труда). За самозанятых — не платите.
4. По документам:
   • С работниками — трудовой договор по ТК РФ.
   • С самозанятыми — договор ГПХ (услуг/подряда), акт выполненных работ и чек, сформированный в приложении "Мой налог".
5. По ограничениям: Следите, чтобы среднесписочная численность работников по трудовым договорам не превысила 130 человек.
6. Главный риск — переквалификация. Чтобы её избежать:
   • Заключайте с самозанятыми разовые договоры на конкретный результат.
   • Не устанавливайте им график работы, не включайте их в локальные акты.
   • Оплачивайте именно результат по акту, а не периоды времени.
   • Фиксируйте, что исполнитель использует свой инструмент (если возможно) и действует самостоятельно.

Рекомендуется: Для составления корректных договоров ГПХ, которые пройдут проверку у контролирующих органов, обратиться к адвокату, специализирующемуся на трудовом и налоговом праве. Это поможет легально оптимизировать затраты и избежать штрафов и доначислений.