Но ведь это лучше, чем совсем без документов, или я не прав?

Учёт в КУДиР товаров, купленных ИП на УСН 6% как физическим лицом: риски и рекомендации

Вы обоснованно полагаете, что отражать хозяйственные операции с хоть какими-то документами в учёте лучше, чем вовсе без них. Вместе с тем, ситуация с документами, выписанными на Вас как на обычное физическое лицо без указания статуса ИП, не является идеальной и создаёт определённые риски. Давайте разберёмся по порядку.

1. Должны ли Вы вообще отражать расходы в КУДиР?

Налоговый кодекс прямо обязывает всех предпринимателей на УСН вести Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР).

«Налогоплательщики обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения»
(Источник: НК РФ, статья 346.24)

Однако наполнение КУДиР напрямую зависит от выбранного объекта налогообложения. Поскольку Вы применяете УСН с объектом «доходы» (6%), расходы не влияют на Вашу налоговую базу. Налоговой базой в этом случае признаётся денежное выражение доходов (ст. 346.18 НК РФ).

Что касается раздела «Расходы» Книги, то для Вас он является не обязательным, а добровольным. Согласно действовавшему длительное время и отражённому в представленных нормах порядку заполнения (который по сути воспроизводится и в современных актах ФНС):

«Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, в графе 5 отражает: … вправе также, по своему усмотрению, отражать в графе 5 иные расходы, связанные с получением доходов…»
(Источник: Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н, раздел II «Порядок заполнения», пункт 2.5)

Таким образом, Вы не обязаны вносить свои затраты на закупку товаров и материалов в КУДиР. Но если желаете вести полноценный учёт своих затрат для внутренних целей — имеете полное право это сделать.

2. Соответствуют ли документы на физическое лицо требованиям к первичным учётным документам?

Сам по себе КУДиР ведётся на основании первичных документов, которыми должен оформляться каждый факт хозяйственной жизни.

«Организации и индивидуальные предприниматели… ведут Книгу учета доходов и расходов… в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.»
(Источник: Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н, раздел I «Общие требования», пункт 1.1)

Что же считается надлежащим первичным учётным документом, определяет Федеральный закон «О бухгалтерском учёте». В его статье 9 перечислены обязательные реквизиты:

«2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление…
7. подписи лиц… с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.»
   (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», статья 9)

Обратите внимание: в перечне нет прямого требования указывать статус покупателя (физическое лицо или ИП). Главное, чтобы из документа можно было однозначно идентифицировать стороны и понять суть операции. Ваши фамилия, имя, отчество, а главное — ИНН (который у физического лица и индивидуального предпринимателя один и тот же) — позволяют идентифицировать Вас. Следовательно, наличие ИНН резко повышает доказательную силу такого документа.

Таким образом, документ, выписанный на Вас без приписки «ИП», не является автоматически ничтожным или недопустимым. Это документ с устранимым недостатком, который не отменяет того факта, что Вы реально понесли затраты в рамках предпринимательской деятельности.

3. Имеются ли налоговые риски и штрафы за отражение таких операций?

Рисков привлечения к серьёзной ответственности практически нет.
Поскольку Ваши расходы никак не влияют на сумму налога к уплате (объект «доходы»), их искажённый учёт в КУДиР не может повлечь занижение налоговой базы и недоимку. Это ключевой фактор.

Штрафы, которых обычно опасаются в подобных ситуациях, к Вам малоприменимы:

• Статья 15.11 КоАП РФ (грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту, в том числе отсутствие или искажение первичных документов) на Вас не распространяется. Эта норма адресована тем, кто обязан вести бухгалтерский учёт. А предприниматели на УСН от этой обязанности освобождены, если ведут налоговый учёт в КУДиР, что Вы и делаете.

  «Бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом могут не вести:

  1. индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, – в случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах они ведут учет доходов или доходов и расходов…»

  (Источник: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, статья 6)

• Статья 120 НК РФ (грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения) также не сработает, так как обязательным условием для этого состава является занижение налоговой базы, чего в Вашем случае нет и быть не может.

Максимум, что теоретически возможно при камеральной проверке, — претензия о ненадлежащем оформлении «первички» в рамках вашего налогового учёта. Но и здесь из-за отсутствия ущерба бюджету дело, скорее всего, ограничится замечанием или предупреждением. Наличие хоть какого-то документа (пусть и на физическое лицо) в сотни раз лучше, чем полное отсутствие бумаг, которое квалифицируется уже как прямое нарушение учёта.

Выводы и конкретные рекомендации

1. Отражать операции в КУДиР можно и нужно. Фактические расходы на бизнес следует фиксировать. Это Ваше право. Документы на физическое лицо, содержащие Ваш ИНН и наименование товара, подтверждают реальность сделок и служат доказательством Ваших затрат и формирования товарных запасов для перепродажи. Отсутствие в них слова «ИП» — недостаток, но не фатальный.

2. Штраф за это Вам не грозит, так как Вы на УСН «доходы» и эти расходы не влияют на налог. Вы не подпадаете под ответственность за грубое нарушение бухучёта.

3. «Лучше, чем совсем без документов» — Вы абсолютно правы. Полное отсутствие документов может поставить под сомнение не только учёт, но и саму возможность продажи товара в рамках Вашего ИП. Если Вы продаёте товар как предприниматель, а документов на его приобретение нет вовсе, налоговый орган при желании может переквалифицировать такую продажу в реализацию личного имущества с совсем иным режимом налогообложения.

4. На будущее рекомендую скорректировать практику. При покупках для бизнеса просите продавцов или площадки указывать в документах Ваши полные реквизиты как ИП (ФИО, ИНН, а при возможности и ОГРНИП). Обычно это несложно сделать, достаточно сообщить свои данные при оформлении заказа. Это полностью снимет все вопросы.

Если вопрос станет предметом спора с налоговым органом, и Ваши документы сочтут недостаточными, но Вы сможете доказать реальность операций и отсутствие недоплаты налога, Вам нечего опасаться. В сложной ситуации рекомендую обратиться к профессиональному адвокату, специализирующемуся на налоговых спорах.