Кассовая смена на ИП и кассир-сотрудник в чеке

О порядке указания реквизита «кассир» в кассовом чеке при фактическом осуществлении расчетов наемным работником

Ваша ситуация довольно распространена, но действительно содержит нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники (ККТ). С точки зрения закона, указывать в чеке ИП вместо фактического продавца — неправильно. Разберемся подробнее.

Требования 54-ФЗ к реквизиту «кассир»

Федеральный закон № 54-ФЗ строго регламентирует, какие сведения должен содержать кассовый чек. Один из обязательных реквизитов прямо прописан в статье 4.7:

"должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов, осуществленных с использованием автоматических устройств для расчетов, применяемых в том числе при осуществлении расчетов в безналичном порядке в сети "Интернет")" (Источник: Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, статья 4.7).

Ключевой момент здесь — словосочетание «лица, осуществившего расчет». Закон требует указать в чеке именно того человека, который фактически:

• взял деньги (или провел эквайринг),
• нажал кнопки на кассе,
• выдал чек покупателю.

В вашей ситуации это делает продавец Петров Сергей, а не вы. Следовательно, в чеке должен быть указан именно он (его должность «продавец» и его фамилия), а не ваши данные. Указание ваших ФИО вводит в заблуждение покупателя и делает фискальные данные недостоверными, что нарушает общую обязанность пользователя ККТ, установленную статьей 5 54-ФЗ:

"обеспечивать достоверность фискальных данных, формируемых с применением контрольно-кассовой техники" (Источник: Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, статья 5).

Исключения из этого правила (например, расчеты в интернете через автоматические устройства) к вашей ситуации с физической розничной точкой не применимы.

Риски административной ответственности

Систематическое указание в чеке не того лица, которое фактически проводит расчет, является нарушением установленного порядка применения ККТ. Это влечет административную ответственность.

Налоговые органы проверяют не только достоверность сумм, но и корректность реквизитов, поскольку это влияет на защиту прав потребителей. Штраф за данное нарушение предусмотрен частью 4 статьи 14.5 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ):

"Применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям, либо применение контрольно-кассовой техники с нарушением установленных законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка и условий ее применения -
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от полутора тысяч до трех тысяч рублей; на юридических лиц - предупреждение или наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей." (Источник: Кодекс РФ об административных правонарушениях, статья 14.5, часть 4).

При этом важно понимать статус ИП при таком штрафе. В самой же статье 14.5 КоАП есть специальное примечание, которое говорит, что за подобные нарушения ИП несет ответственность как юридическое лицо. Следовательно, для вас размер потенциального штрафа составит от 5 000 до 10 000 рублей. При первом правонарушении есть высокая вероятность получить предупреждение, если ранее подобных нарушений не было.

Что нужно сделать: настройка кассы и кадровое оформление

Вам нужно настроить кассу так, чтобы она отражала действительность. Технически это возможно практически на любой современной кассе.

1. Настройка ККТ: Практически все модели касс позволяют заводить в систему нескольких «кассиров». Вам нужно добавить продавца Петрова Сергея как кассира, указав его должность и ФИО. Перед началом работы продавец должен идентифицировать себя в системе (например, введя личный код или специальную карту), и тогда все чеки будут автоматически биться с его реквизитами. Открытие смены при этом может происходить автоматически, но фискальный регистратор будет «знать», кто за клавиатурой.
2. Оформление трудовых отношений: Действия работника — это продолжение вашей деятельности. В трудовом договоре с Петровым, помимо прочих условий, должны быть прописаны его обязанности по работе с ККТ, обслуживанию покупателей и расчетам с ними (основание: статьи 57 и 60 Трудового кодекса РФ). Также вам необходимо оформить его материальную ответственность за денежные средства, с которыми он работает.

Выводы и итоговые рекомендации

Оставлять все как есть рискованно. Налоговая инспекция при анализе фискальных данных вполне может заметить несоответствие (например, вычислив, что один и тот же «кассир» — ИП — одновременно пробивает чеки в разных, далеко расположенных точках, что физически невозможно).

Вот что я вам рекомендую сделать в ближайшее время:

• Внести изменения в настройки кассы: Введите данные продавца как кассира и настройте его обязательную авторизацию перед открытием смены или началом продаж.
• Провести инструктаж работника: Убедитесь, что продавец знает свой персональный код и порядок работы с кассой.
• Проверить трудовой договор: Убедитесь, что в нем четко прописана обязанность сотрудника осуществлять расчеты с использованием ККТ.

Если понадобится детальнее разобрать ваш конкретный случай или возникнут сложности с технической настройкой конкретной модели кассы, рекомендую обратиться за индивидуальной консультацией к адвокату, специализирующемуся на налоговом праве и проверках.