Требование налоговой сдать РСВ и 6-НДФЛ при отсутствии работников

Ответ на требование ИФНС о представлении расчетов при отсутствии выплат

Вы как налоговый агент получили требование о представлении Расчетов по страховым взносам и 6-НДФЛ за периоды, когда у вас не было сотрудников и выплат. Ваша задача — грамотно ответить налоговому органу, чтобы избежать неправомерных штрафов, обосновав отсутствие обязанности подавать эти отчеты.

Проанализируем вашу ситуацию поэтапно.

Анализ обязанности по представлению отчетности

Налоговый кодекс РФ связывает обязанность по представлению расчетов с наличием объекта обложения налогом или страховыми взносами и фактом выплат в пользу физических лиц.

1. По страховым взносам

• Объект обложения. Согласно статье 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами для ИП-работодателей признаются:

  "выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию... в рамках трудовых отношений" (Источник: НК РФ, статья 420).

• База для исчисления. База определяется как сумма этих выплат, начисленных в пользу каждого физлица с начала расчетного периода (статья 421 НК РФ).
• Обязанность подавать расчет (РСВ). В статье 431 НК РФ указано, кто именно обязан представлять расчет:

  "Плательщики, указанные в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса... представляют... расчет по страховым взносам - не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом" (Источник: НК РФ, статья 431).

К категории плательщиков, упомянутых в подпункте 1 пункта 1 статьи 419 НК РФ, относятся «лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам», в том числе индивидуальные предприниматели. Следовательно, если в отчетном периоде ИП-работодатель не производил выплат и иных вознаграждений физическим лицам и не имел сотрудников, у него не возникает объекта обложения страховыми взносами и обязанности по представлению расчета (РСВ), так как он не подпадает под категорию плательщиков, производящих выплаты.

2. По налогу на доходы физических лиц

• Объект налогообложения. Объектом обложения НДФЛ является доход, полученный физическим лицом (статья 209 НК РФ).
• Обязанности налогового агента. Индивидуальные предприниматели, являющиеся источником выплаты дохода, признаются налоговыми агентами (статья 226 НК РФ). Они обязаны исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ, вести учет доходов и представлять в налоговый орган расчеты, в частности расчет сумм налога по форме 6-НДФЛ (статья 230 НК РФ). Если в течение отчетных периодов (1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год) вы как ИП не производили выплат физическим лицам, то вы не являлись источником дохода, и у вас не возникало обязанностей налогового агента, включая подачу расчета 6-НДФЛ.

Вывод по прошедшим периодам: За периоды, когда у вас не было сотрудников и не производилось никаких выплат, вы не являлись плательщиком страховых взносов, производящим выплаты, и не выполняли функции налогового агента по НДФЛ. Следовательно, обязанность представлять РСВ и 6-НДФЛ за эти периоды у вас отсутствовала.

Оценка текущей ситуации с оформленным работником

В настоящее время вы нашли работника, оформили его, но он еще не приступил к работе. Этот факт имеет ключевое значение и разграничивает периоды:

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовой договор вступает в силу со дня его подписания. Однако работник обязан приступить к исполнению обязанностей со дня, определенного договором.

"Если работник не приступил к работе в день начала работы... то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным." (Источник: ТК РФ, статья 61).

Данная норма показывает, что сам по себе факт подписания договора, без фактического начала работы, не порождает полноценных трудовых отношений в части выполнения трудовой функции. Объект обложения страховыми взносами и НДФЛ возникает только при начислении выплат в рамках трудовых отношений (статья 420 НК РФ). Пока работник не приступил к работе и ему не начисляется заработная плата (доход), у вас не возникает обязанности подавать «нулевые» расчеты за текущий период только по факту заключения договора. При этом важно понимать разницу: за прошедшие периоды не было самого обязанного лица (налогового агента), а в текущем периоде обязанный статус формально может появиться, но отсутствует объект для исчисления и, как следствие, показатель для заполнения отчета.

О риске привлечения к ответственности

Налоговое правонарушение — это виновное противоправное деяние (статья 106 НК РФ). Общим условием для привлечения к ответственности является наличие события правонарушения. Лицо не может быть привлечено к ответственности, в частности, при отсутствии самого события правонарушения (статья 109 НК РФ).

Поскольку за спорные периоды у вас не было обязанности подавать расчеты (отсутствовала обязанность их подавать), то и непредставление их не образует состава правонарушения. Следовательно, штрафные санкции, предусмотренные статьей 119 НК РФ (за непредставление расчета по страховым взносам) или статьей 126 НК РФ (включая ее пункт 1.2 для 6-НДФЛ), к вам применены быть не могут.

Более того, вы имеете законное право не выполнять неправомерные требования налоговых органов. Пункт 11 статьи 21 НК РФ гласит, что налогоплательщики имеют право:

"не выполнять неправомерные акты и требования налоговых органов... не соответствующие настоящему Кодексу или иным федеральным законам" (Источник: НК РФ, статья 21).

Требование налогового органа о представлении расчетов за периоды, когда у вас отсутствовала обязанность их подавать, является неправомерным.

Рекомендации по ответу на требование ИФНС

Вам необходимо направить в инспекцию письменные пояснения. Поскольку требование, скорее всего, выставлено в рамках камеральной проверки или как уведомление о выявлении факта непредставления отчетности, ответ стоит подготовить в свободной форме, но с четким обоснованием вашей позиции.

Структура и содержание ответа:

1. Вводная часть. Укажите реквизиты полученного требования и сообщите, что во исполнение этого требования вы направляете пояснения.
2. Описательная часть. Четко и по пунктам изложите обстоятельства за каждый период, указанный в требовании (1 кв. 2024, полугодие 2024, 9 месяцев 2024, 2024 год, 1 кв. 2025). Сообщите, что в указанные периоды:
   • штатные сотрудники отсутствовали;
   • деятельность не велась;
   • трудовые и гражданско-правовые договоры с физическими лицами не заключались;
   • выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц не производились.
3. Правовое обоснование. Укажите, что в связи с отсутствием выплат вы не являлись плательщиком страховых взносов, производящим выплаты (в контексте ст. 419 НК РФ), и налоговым агентом по НДФЛ. Следовательно, обязанность по представлению РСВ и 6-НДФЛ за эти периоды у вас отсутствовала. В случае, если в полученном требовании запрашиваются пояснения по ст. 88 НК РФ, то вы их представляете.
4. Указание на неправомерность требования. При необходимости можно сослаться на свое право не выполнять неправомерные требования (ст. 21 НК РФ). Укажите на отсутствие события правонарушения.
5. Заключительная часть. Попросите признать требование в части представления отчетов за прошедшие периоды необоснованным и не применять к вам мер ответственности.

Перечень подтверждающих документов (приложите копии к пояснениям):

• Штатное расписание или его отсутствие: Приказ об утверждении штатного расписания с вакансиями (или его отсутствием в принципе) за соответствующие годы. Это доказывает, что ставки были вакантны.
• Табель учета рабочего времени: Если велся документооборот, табели будут пустыми, что подтвердит отсутствие отработанного времени.
• Книга учета доходов и расходов: Выписка из КУДиР за соответствующие периоды, показывающая отсутствие расходов на оплату труда и уплату страховых взносов.
• Выписка из банка: Выписка с вашего расчетного счета за соответствующие периоды, подтверждающая отсутствие перечислений заработной платы и других выплат физическим лицам.
• Пояснительная записка о деятельности: Можно кратко описать, что деятельность не велась.

Для текущей ситуации с работником отдельно укажите, что трудовой договор заключен [дата], но согласно табелю учета рабочего времени и расчетным ведомостям, начисления и выплаты в его пользу пока не производились, так как он еще не приступил к выполнению трудовых обязанностей. Это разъяснение дается на будущее, чтобы снять возможные вопросы.

Направьте подготовленный пакет документов ценным письмом с описью вложения или представьте через личный кабинет налогоплательщика, если требование пришло туда. Сохраните у себя копию ответа и документы, подтверждающие его отправку.

В случае, если налоговый орган все же попытается привлечь вас к ответственности, вы сможете обжаловать это решение в вышестоящий налоговый орган или в суд, используя подготовленный вами пакет документов и приведенные выше правовые основания. Если ситуация покажется сложной или возникнет спор, я, как модель-советчик, рекомендую обратиться за помощью к адвокату, специализирующемуся на налоговом праве, для защиты ваших интересов.