Правомерно ли требование заказчика указывать проект в платежках самозанятым и как подтвердить расходы на УСН
1. Анализ ситуации и договорных отношений
Вы как ИП на УСН (доходы минус расходы) оказываете услуги по сборке мебели нескольким компаниям. Договоры прямо разрешают вам привлекать третьих лиц, за которых вы отвечаете перед заказчиком. С точки зрения Гражданского кодекса вы выступаете генеральным подрядчиком, а самозанятые – субподрядчиками:
«Если из закона или договора подряда не вытекает обязанность подрядчика выполнить предусмотренную в договоре работу лично, подрядчик вправе привлечь к исполнению своих обязательств других лиц (субподрядчиков). В этом случае подрядчик выступает в роли генерального подрядчика» (ГК РФ Статья 706, п. 1).
Именно вы отвечаете перед конечными заказчиками за действия самозанятых. Поэтому основным фокусом сейчас является порядок оформления документов между вами и самозанятыми – и, как следствие, между вами и налоговой инспекцией.
2. Обязательно ли указывать конкретный проект в платёжных поручениях по закону?
Нет, законодательство не обязывает детализировать привязку к проекту или конечному заказчику в назначении платежа. Платёжное поручение должно содержать общие сведения – назначение платежа и наименование услуги. Детализация по договорам или проектам возможна, но не является обязательной:
«Указываются назначение платежа, наименование товаров, работ, услуг, номера и даты договоров, товарных документов, а также может указываться другая информация, в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации, включая налог на добавленную стоимость» (Положение Банка России от 29.06.2021 № 762-П, Приложение 1, реквизит 24 «Назначение платежа»).
Перечень носит открытый характер – можно указать номер договора или проект, но закон не требует этого. Платёжное поручение с записью «услуги сборки мебели» полностью соответствует банковским правилам.
Если заказчик настаивает, его требование – это договорное условие, а не императивная норма права. По ГК РФ стороны вправе определять любые условия договора, не противоречащие закону. Поэтому вы можете договориться с компанией о таком порядке, но понудить вас извне (вне суда) они не могут.
3. Подтверждение расходов на УСН при привлечении самозанятых
Для вас ключевой вопрос: достаточно ли имеющихся документов, чтобы налоговая инспекция приняла расходы на оплату услуг самозанятых.
При УСН с объектом «доходы минус расходы» вы вправе уменьшать доходы на обоснованные и документально подтверждённые затраты. Расходы на оплату услуг сторонних лиц (в том числе самозанятых) прямо включены в перечень:
«1. При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы:… 5) материальные расходы, включая расходы на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями» (НК РФ Статья 346.16, пп. 5 п. 1);
и одновременно:
«2. Расходы, указанные в пункте 1 настоящей статьи, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 настоящего Кодекса» (ст. 346.16 НК РФ).
Что это за критерии? Статья 252 НК РФ требует, чтобы расходы были:
«обоснованные и документально подтверждённые затраты… Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведённые расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчётом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода» (НК РФ Статья 252, п. 1).
Кроме того, специальная норма для расчётов с самозанятыми прямо говорит: без чека – расходы не учитываются:
«Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощённую систему налогообложения… при определении налоговой базы не учитывают расходы, связанные с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у лиц, применяющих налог, при отсутствии чека, сформированного продавцом (исполнителем) в порядке, предусмотренном статьёй 14 настоящего Федерального закона» (Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ, ст. 15, ч. 9).
Что касается самого чека самозанятого, закон предъявляет к нему минимальные требования: в чеке указываются, помимо прочего, наименования реализуемых товаров, выполненных работ, оказанных услуг (пп. 6 п. 6 ст. 14 Закона № 422-ФЗ). Уточнять проект или конечного заказчика чек не обязан. Поэтому формулировка «сборка мебели» в чеке полностью правомерна.
Достаточность вашей текущей документации
У вас в распоряжении оказываются:
- чек самозанятого (наименование «сборка мебели»);
- двусторонний акт выполненных работ, в котором уже детализированы объект и конечный заказчик;
- платёжное поручение с назначением «услуги сборки мебели».
Совокупность этих трёх документов позволяет:
- подтвердить факт оплаты (платёжка);
- подтвердить факт оказания услуги именно для целей вашей предпринимательской деятельности (акт с детализацией);
- подтвердить легальность расчётов с самозанятым (чек).
Для налогового учёта по УСН акт, как первичный учетный документ, должен отвечать требованиям статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»:
«Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом… Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:… содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни…» (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 9).
Ваш детализированный акт с указанием объекта и заказчика как раз и раскрывает содержание хозяйственной операции, поэтому он полностью соответствует закону. Платёжное поручение здесь играет второстепенную роль – оно подтверждает перечисление денег, но не обязано дублировать всю аналитику.
Таким образом, с точки зрения документального подтверждения расходов комплекта «платёжка + чек + детализированный акт» достаточно и для налогового учёта, и для ответа на возможный запрос инспекции.
4. Риски налоговых доначислений и как их минимизировать
Основной налоговый риск – это обвинение в необоснованности расходов или отсутствии связи с предпринимательской деятельностью. Однако при наличии актов, в которых указан конкретный заказчик и объект, связь очевидна. Отсутствие упоминания проекта в платёжке или чеке само по себе не опровергает реальность операций.
Налоговый кодекс запрещает уменьшать базу только при искажении сведений о фактах хозяйственной жизни:
«Не допускается уменьшение налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога в результате искажения сведений о фактах хозяйственной жизни…» (НК РФ Статья 54.1, п. 1).
В вашей ситуации искажения нет: услуги действительно оказаны, оплачены, что подтверждается несколькими документами. Более того, для вывода о необоснованности налоговому органу пришлось бы доказать умысел либо фиктивность сделок, а также отсутствие деловой цели (ст. 54.1 п. 2). Обобщённое назначение платежа таким доказательством не является.
Кроме того, действует презумпция невиновности налогоплательщика:
«Лицо считается невиновным в совершении налогового правонарушения, пока его виновность не будет доказана в предусмотренном федеральным законом порядке.… Неустранимые сомнения в виновности лица, привлекаемого к ответственности, толкуются в пользу этого лица» (НК РФ Статья 108, п. 6).
Риск доначислений по УСН, а также применения штрафа по ст. 122 НК РФ (20 % от неуплаченной суммы) может возникнуть, только если инспектор докажет, что услуги в действительности не оказывались, либо оплата не связана с предпринимательской деятельностью. Обобщённая формулировка в платёжке и чеке – не основание для такого вывода, особенно когда есть двусторонние акты с детализацией.
Как дополнительно обезопасить себя
- Убедитесь, что в актах с самозанятыми чётко прописаны: объём, место выполнения, ссылка на договор с самозанятым (если он есть) и, главное, идентификация конечного заказчика (проекта).
- При желании (не обязательно) можно в назначении платежа добавить краткую ссылку, например: «услуги сборки мебели по договору №…» или «… по заказу ООО …». Это не повредит и удовлетворит просьбу требовательного заказчика.
- Что касается чека самозанятого – его содержание регулируется приложением «Мой налог». Вы не можете навязывать самозанятому определённый текст. Если самозанятый может изменить описание на более детальное – хорошо, если нет – это некритично, так как законодательство не требует детализации заказчика в чеке.
5. Выводы и практические рекомендации
-
По требованию заказчика: Закон не обязывает вас указывать в платёжках конкретный проект. Требование компании – исключительно договорное. Вы имеете полное право отказаться, либо принять его путём внесения изменений в договор, если сочтёте удобным.
-
Для налогового учёта: Имеющегося у вас комплекта документов (платёжное поручение с общим назначением, чек самозанятого, детализированный акт) вполне достаточно для документального подтверждения расходов по УСН. Связь между оплатой и деятельностью, направленной на получение дохода, прослеживается через акт.
-
Риск доначислений: При реальном оказании услуг и надлежащем оформлении актов он минимален. Ни налоговая, ни суд не сочтут неконкретизированное назначение платежа единственным основанием для отказа в признании расходов. Самое важное – чтобы ваши акты были оформлены чётко и содержали все обязательные реквизиты первичного учётного документа.
Рекомендации:
- Продолжайте подписывать с самозанятыми акты с детализацией объекта и заказчика – это основной защитный документ.
- Храните чеки самозанятых, платёжные поручения и акты вместе в одном пакете, чтобы при запросе налоговой быстро представить полную информацию.
- Если какая-то компания настойчиво требует включения номера проекта в платёжку, вы можете договориться о компромиссном варианте – например, добавить в примечание договора с этой компанией, что такое указание делается по её внутренней учётной политике, но не является требованием закона.
- При малейших сомнениях или начале налоговой проверки рекомендуется проконсультироваться с адвокатом, специализирующимся на налоговых спорах, чтобы он оценил конкретную ситуацию и помог выстроить защиту.
Таким образом, детализация в платёжках не обязательна, а ваш текущий документооборот в целом законно подтверждает расходы. Риск доначислений при реальности операций близок к нулю.
