Оформление трудовых отношений при смене наименования учреждения и отсутствии электронной подписи
Анализ ситуации
Муниципальное учреждение сменило наименование на основании приказа учредителя от 15 августа, изменения внесены в ЕГРЮЛ 20 августа. Учреждение временно не имеет возможности подписывать документы электронной подписью, но необходимо оформить прием нового работника в штат.
Применимые правовые нормы
Использование нового наименования
"Данные государственной регистрации включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления. Лицо, добросовестно полагающееся на данные единого государственного реестра юридических лиц, вправе исходить из того, что они соответствуют действительным обстоятельствам." (Источник: Гражданский кодекс Российской Федерации, статья 51)
"В едином государственном реестре юридических лиц содержатся следующие сведения о юридическом лице: а) полное и (если имеется) сокращенное наименование..." (Источник: Федеральный закон "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей", статья 5)
"Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 57)
Форма трудового договора
"Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 67)
"Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами." (Источник: Гражданский кодекс Российской Федерации, статья 160)
Электронный документооборот
"Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 22.2)
"Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота... либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, статья 22.2)
Выводы и рекомендации
1. По наименованию работодателя
- Трудовой договор должен заключаться на новое наименование, поскольку сведения ЕГРЮЛ считаются достоверными с момента внесения записи 20 августа.
- Использование старого наименования после внесения изменений в ЕГРЮЛ может быть расценено как предоставление недостоверных сведений.
2. По оформлению документов без электронной подписи
- Заключайте трудовой договор в простой письменной форме на бумажном носителе с собственноручными подписями сторон.
- Отсутствие электронной подписи не препятствует оформлению трудовых отношений традиционным способом.
3. По минимизации рисков с трудовой инспекцией
- Оформите все кадровые документы (трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию) на бланках с новым наименованием учреждения.
- Убедитесь, что в трудовом договоре правильно указаны:
- Новое наименование учреждения
- ИНН (если он не менялся)
- Сведения о представителе работодателя
- Подготовьте документы, подтверждающие смену наименования (выписку из ЕГРЮЛ, приказ учредителя) для предъявления при проверках.
- Заключите с действующими работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам о смене наименования работодателя.
4. Дополнительные меры
- При первой возможности оформите электронную подпись на новое наименование для полноценного электронного документооборота.
- Ведите кадровый документооборот последовательно: все новые документы — только с новым наименованием.
При возникновении сложностей в процессе оформления документов рекомендую обратиться к адвокату, специализирующемуся на трудовом праве.
