Правомерны ли требования работодателя к материально ответственному лицу оформить электронную цифровую подпись в учебном заведении

Обязанность материально ответственного лица оформлять электронную подпись для подписания документов

Анализ ситуации

Вы являетесь работником, на которого возложены обязанности материально ответственного лица (МОЛ). Работодатель требует от вас оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для подписания актов приёма-передачи имущества и инвентаризационных ведомостей в электронном виде.

Ключевой вопрос — является ли данное требование неотъемлемой частью вашей трудовой функции или представляет собой изменение условий трудового договора.

Применимые нормы законодательства

1. Изменение трудовой функции и возложение дополнительных обязанностей

Трудовая функция и обязанности работника определяются трудовым договором, должностной инструкцией. Законодательство строго регламентирует порядок их изменения.

"Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами." (Источник: ТК РФ Статья 60. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором)

"Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом." (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации", Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора)

Если обязанность по использованию КЭП для подписания документов не была изначально прописана в вашем трудовом договоре, должностной инструкции или договоре о материальной ответственности, её введение требует вашего согласия. Работодатель не может в одностороннем порядке обязать вас выполнять такую работу.

2. Порядок введения электронного документооборота (ЭДО)

Отдельные нормы регулируют переход на электронный документооборот внутри организации. Это не может быть сделано по простому распоряжению администрации.

"Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации... Работодатель уведомляет каждого работника... о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие. Переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника..." (Источник: ТК РФ Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота)

"Отсутствие согласия работника... на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота... либо отсутствие у работника... электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника." (Источник: ТК РФ Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота)

Таким образом, для законного требования использовать ЭДО (и, как следствие, электронную подпись) работодатель должен:

1. Принять локальный акт с учётом мнения профсоюза.
2. Уведомить вас.
3. Получить ваше письменное согласие.

3. Вид электронной подписи и её оплата

Требование использовать именно квалифицированную электронную подпись для внутренних документов не является безусловным. Закон допускает использование иных видов подписей при наличии соглашения.

"При подписании иных... электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться: усиленная квалифицированная электронная подпись; усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора; ... простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила..." (Источник: ТК РФ Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота)

Важно отметить, что все расходы, связанные с получением и использованием электронной подписи для трудовых целей, несёт работодатель.

"Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование." (Источник: ТК РФ Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота)

Эта норма коррелирует с общей нормой о возмещении расходов при использовании работником своего имущества для нужд работодателя.

"При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию)... а также возмещаются расходы, связанные с их использованием." (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации" ТК РФ Статья 188. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника)

4. Последствия отказа и способы защиты

Если требование об оформлении КЭП не основано на законном порядке изменения условий труда и не обеспечено компенсацией расходов, отказ от его выполнения является правомерным.

"В целях самозащиты трудовых прав работник, известив работодателя или своего непосредственного руководителя либо иной представителя работодателя в письменной форме, может отказаться от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором..." (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации", Статья 379. Формы самозащиты)

Если требование работодателя является законным (все условия введения ЭДО соблюдены, расходы оплачивает работодатель), то отказ может рассматриваться как неисполнение трудовых обязанностей.

"За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания..." (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации" ТК РФ Статья 192. Дисциплинарные взыскания)

В случае возникновения спора вы вправе обратиться за его разрешением.

"Индивидуальные трудовые споры рассматриваются комиссиями по трудовым спорам и судами..." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 382. Органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров)

Также можно обратиться с жалобой в федеральную инспекцию труда для проведения проверки.

"В соответствии с возложенными на нее задачами федеральная инспекция труда реализует следующие основные полномочия: осуществляет федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением трудового законодательства..." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 356. Основные полномочия федеральной инспекции труда)

Выводы и рекомендации

1. Требование не является безусловно правомерным. Обязанность использовать КЭП не является автоматической частью функций МОЛ. Она должна быть предусмотрена вашим трудовым договором или введена в установленном порядке.

2. Порядок действий для правомерного требования от работодателя:

   • Принятие локального нормативного акта об ЭДО с учётом мнения профсоюза.
   • Ваше письменное уведомление о переходе на ЭДО.
   • Получение от вас письменного согласия на такой переход.
   • Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении условий труда (способа выполнения обязанностей).
   • Полная оплата работодателем всех расходов на получение, обслуживание и использование электронной подписи, необходимой для работы.

3. Ваши действия, если требования предъявляются без соблюдения указанного порядка:

   • Письменно запросите у работодателя обоснование: на каком основании (ссылка на пункт трудового договора, должностной инструкции, локальный акт) вводится данная обязанность.
   • Уточните, за чей счёт будут производиться затраты на оформление и обслуживание КЭП. Настаивайте на том, что в соответствии со статьёй 22.2 ТК РФ все расходы несёт работодатель.
   • Если обязанность не была оговорена изначально, вы можете отказаться от её выполнения, ссылаясь на статьи 60 и 379 ТК РФ, письменно уведомив об этом работодателя.
   • В случае давления, угроз дисциплинарного взыскания или других негативных последствий вы вправе:
     • Обратиться в комиссию по трудовым спорам (если она создана в организации).
     • Подать жалобу в государственную инспекцию труда для проведения проверки.
     • Обратиться в суд с иском о признании требований работодателя незаконными.

Рекомендуется вести всю переписку с администрацией в письменной форме (например, заявления, служебные записки с отметкой о приёме) для фиксации позиций сторон. В сложной ситуации целесообразно проконсультироваться с адвокатом, специализирующимся на трудовом праве.