Запись в трудовую книжку при временном переводе сотрудника на замену декретницы с упразднённой должности и последующим постоянным переводом

Оформление временного перевода и записей в трудовой книжке при упразднённой должности

Анализ ситуации

Ситуация характеризуется временным переводом сотрудника на другую должность для замещения временно отсутствующего работника (находящегося в отпуске по беременности и родам). Ключевые особенности:

1. Перевод оформлен с согласия сотрудника и по приказу.
2. Перевод является временным.
3. Прежняя должность сотрудника упразднена и исключена из штатного расписания.
4. В будущем планируется перевод сотрудника на новую должность на постоянной основе.

Применимые нормы и их анализ

1. Оформление временного перевода

Временный перевод для замещения временно отсутствующего работника регулируется специальной нормой Трудового кодекса.

"По соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, а в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу." (Источник: Трудовой кодекс РФ, Статья 72.2)

Вывод: Ваш перевод оформлен правомерно, так как он осуществляется по соглашению сторон (с согласия сотрудника) и на срок до выхода основного работника.

2. Внесение записи о временном переводе в трудовую книжку

Порядок ведения трудовых книжек четко определяет, какие записи подлежат внесению.

"Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку..." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 10 Правил)
"В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника..." (Источник: Трудовой кодекс РФ, Статья 66)

Вывод: Запись о временном переводе в трудовую книжку вносить НЕ НУЖНО. В трудовую книжку вносятся только сведения о постоянных переводах. Ваш временный перевод, оформленный по статье 72.2 ТК РФ, не является основанием для такой записи.

3. Отражение факта упразднения прежней должности

Упразднение должности — это изменение штатного расписания работодателя. Трудовая книжка фиксирует факты трудовой деятельности работника, а не изменения в структуре работодателя.

• В трудовую книжку не вносятся записи об изменении названия должности, если трудовые отношения не прерывались и не было постоянного перевода.
• Факт исключения должности из штатного расписания сам по себе не отражается в трудовой книжке сотрудника, который продолжает работать у того же работодателя.

Вывод: Отдельную запись об упразднении прежней должности в трудовую книжку вносить не требуется.

4. Порядок оформления последующего постоянного перевода

После окончания срока временного перевода возможны два сценария:

1. Возврат к прежней работе. Но в вашем случае прежняя должность упразднена, поэтому предоставить её работнику невозможно. Если сотрудник не согласен на другие вакантные должности, это может повлечь расторжение трудового договора по инициативе работодателя в порядке, предусмотренном для случаев изменения условий труда (ст. 74 ТК РФ) или сокращения штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

2. Оформление перевода на постоянную основу. Это соответствует вашим планам. Важно знать следующее правило:

   "Если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным." (Источник: Трудовой кодекс РФ, Статья 72.2)

   Это означает, что если после выхода сотрудницы из декрета ваш работник продолжает трудиться на новой должности, его временный перевод автоматически трансформируется в постоянный. В этом случае необходимо оформить дополнительные документы (например, соглашение о переводе на постоянную работу) и издать соответствующий приказ.

   Именно на основании этого нового приказа о постоянном переводе в трудовую книжку вносится запись.

   "Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу... вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя..." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 10 Правил)

   Запись будет отражать перевод на новую должность с указанием даты, которая может совпадать с датой окончания временного перевода или датой издания приказа о постоянном переводе.

Выводы и рекомендации

1. Запись о текущем временном переводе в трудовую книжку НЕ ВНОСИТЕ. Это прямо противоречит установленным правилам.
2. Запись об упразднении прежней должности также НЕ ВНОСИТЕ. Трудовая книжка не является отражением штатного расписания компании.
3. Будьте готовы к оформлению постоянного перевода по окончании срока временного замещения. Если сотрудник продолжит работу на новой должности, заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору о постоянном переводе и издайте приказ.
4. Внести запись в трудовую книжку вы будете обязаны только после издания приказа о постоянном переводе. В записи будет указано: "Переведен на должность [название новой должности]" со ссылкой на номер и дату приказа о постоянном переводе.
5. Соблюдайте письменную форму всех соглашений (о временном, а затем о постоянном переводе), как того требует Трудовой кодекс.
6. Проследите за сроками: запись о постоянном переводе, когда он будет оформлен, необходимо внести в трудовую книжку не позднее недели со дня издания приказа.

Для корректного оформления всех последующих кадровых процедур (особенно в связи с отсутствием прежней должности) рекомендуется проконсультироваться у адвоката, специализирующегося на трудовом праве, или у специалистов по кадровому делопроизводству.