Как не проводить специальную оценку условий труда для офис-менеджера, который с мая 2024 года работает удаленно из дома, и что делать с задачей в системе

Работа дистанционного сотрудника и проведение специальной оценки условий труда (СОУТ)

Анализ ситуации

Вы перевели сотрудника на дистанционную работу с оформлением дополнительного соглашения и приказа. В вашей кадровой программе автоматически сформировалась задача о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) для его должности. Вы справедливо сомневаетесь в необходимости этой процедуры, так как работник выполняет трудовую функцию дома.

Применимые правовые нормы

1. Дистанционная работа и освобождение от СОУТ

Согласно законодательству, рабочие места дистанционных работников не подлежат специальной оценке условий труда.

"Специальная оценка условий труда не проводится в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями - физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями..." (Источник: Федеральный закон от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда", статья 3, часть 3)

Это прямое и исчерпывающее основание, освобождающее вас от обязанности проводить СОУТ для данного сотрудника.

2. Правовое регулирование дистанционной работы

Дистанционная работа имеет специальное определение в Трудовом кодексе:

"Дистанционной (удаленной) работой... является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения... вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя..." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 312.1)

Ключевой признак — рабочее место находится вне контроля работодателя (в вашем случае — домашнее пространство сотрудника).

3. Оформление перевода на дистанционную работу

Изменение условий трудового договора, в том числе изменение места работы, требует письменного соглашения сторон.

"Изменение определенных сторонами условий трудового договора... допускается только по соглашению сторон трудового договора... Соглашение... заключается в письменной форме." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 72)

Вы оформили дополнительное соглашение и приказ, что является правильным действием. Эти документы подтверждают дистанционный характер работы.

4. Особенности охраны труда для дистанционных работников

Обязанности работодателя по охране труда для дистанционных работников существенно ограничены по сравнению с работниками на стационарных рабочих местах.

"Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда, установленные настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации... на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно не распространяются..." (Источник: Трудовой кодекс Российской Федерации, Статья 312.7)

Это подтверждает, что общий порядок, включающий проведение СОУТ, на дистанционного работника не распространяется.

Выводы и рекомендации

1. Проводить СОУТ не требуется. На основании прямого указания закона рабочее место дистанционного сотрудника не подлежит специальной оценке условий труда.

2. Оформленные документы, вероятно, достаточны. Дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о переводе на дистанционную работу являются основными документами, подтверждающими характер работы. Убедитесь, что в дополнительном соглашении четко прописано, что работа выполняется дистанционно (вне стационарного рабочего места работодателя), с указанием места работы работника (например, «по месту жительства»).

3. Действия для снятия автоматической задачи в кадровой системе:

   • Внесение изменений в кадровые данные: Необходимо скорректировать информацию о рабочем месте сотрудника в кадровой программе. Поле «Место работы» или «Характер работы» должно отражать статус «дистанционный». Это внутренняя административная процедура.
   • Корректировка штатного расписания или иного локального акта: Проверьте, как у вас закреплена должность «офис-менеджера». Если в штатном расписании или в локальном положении о дистанционной работе указано, что эта должность может заниматься удаленно, это станет дополнительным основанием. При необходимости внесите изменения.
   • Направление уведомления в ФСС: Напомню, что при переводе на дистанционную работу сведения об изменении условий труда в части режима работы (если он изменился) направляются в Фонд социального страхования. Это не связано с СОУТ, но является отдельной обязанностью.

Итог: Ваша ситуация полностью подпадает под законодательное исключение. Для окончательного решения «автоматической задачи» вам нужно административными методами изменить параметры учета данного рабочего места в вашей кадровой программе, опираясь на оформленные кадровые документы (допсоглашение, приказ) и нормы закона. Если у вас возникают сложности с перенастройкой программы, рекомендую обратиться к технической поддержке вашего программного обеспечения или к адвокату, специализирующемуся на трудовом праве, для подготовки официального обоснования для вашего IT-отдела или руководства.