Распределение обязанностей уволенного секретаря между действующими сотрудниками в порядке совмещения
Да, такой подход является законным при строгом соблюдении процедур, установленных трудовым законодательством, и при условии получения добровольного согласия работников. Поручение дополнительной работы в порядке совмещения должностей регламентировано статьей 60.2 Трудового кодекса РФ. Удаленный режим работы одного из сотрудников не является препятствием, но требует дополнительного внимания при оформлении.
1. Правовая основа совмещения
Ключевой нормой, на которую вы правильно ссылаетесь, является статья 60.2 ТК РФ.
"С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату... Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника." (Источник: Трудовой кодекс РФ, статья 60.2)
Это означает, что для законности действий необходимо:
- Письменное согласие работника.
- Выполнение дополнительной работы в течение нормального рабочего дня, а не в свободное время (это отличает совмещение от совместительства).
- Установление срока, содержания и объема дополнительной работы соглашением сторон.
- Обязательная доплата за совмещение.
2. Правильный порядок оформления документов
Изменение условий труда, к которым относится и поручение дополнительной работы, требует соглашения сторон.
"Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора... Соглашение... заключается в письменной форме." (Источник: Трудовой кодекс РФ, статья 72)
Пошаговый алгоритм оформления:
Шаг 1: Получение письменного согласия работника.
Можно оформить как отдельное заявление работника или его подпись на письменном предложении работодателя о совмещении.
Шаг 2: Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору.
Это основной документ, фиксирующий изменения. В нем необходимо указать:
- Конкретный вид поручаемой работы (например, "выполнение обязанностей секретаря в порядке совмещения должностей").
- Подробный перечень новых обязанностей (желательно с разделением функций между двумя сотрудниками).
- Срок, на который устанавливается совмещение.
- Размер доплаты.
"При совмещении профессий (должностей)... работнику производится доплата. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы." (Источник: Трудовой кодекс РФ, статья 151)
Шаг 3: Издание приказа (распоряжения) работодателя.
Приказ издается на основании подписанного дополнительного соглашения. Форма приказа свободная, он должен содержать все существенные условия. С приказом работника знакомят под подпись.
Шаг 4: Внесение записи в кадровые документы.
Сведения о совмещении вносятся в личную карточку работника (например, в раздел III унифицированной формы № Т-2).
Итог: Требуется и дополнительное соглашение (договоренность с работником), и приказ (распорядительный документ работодателя).
3. Оплата и учет рабочего времени
- Оплата: Размер доплаты определяется соглашением сторон (ст. 151 ТК РФ). Он может быть установлен в твердой сумме или в процентах от оклада по вакантной должности секретаря. Выплачивается ежемесячно вместе с основной зарплатой.
- Учет рабочего времени: Работник выполняет дополнительную работу в рамках своей нормальной продолжительности рабочего дня. В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) он отмечается как работающий на своей основной должности. Критически важно контролировать общую нагрузку, чтобы фактическое время выполнения всех обязанностей не превышало установленную норму. В противном случае может возникнуть переработка, которую необходимо оформлять и оплачивать как сверхурочную работу.
"Рабочее время - время, в течение которого работник... должен исполнять трудовые обязанности... Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником." (Источник: Трудовой кодекс РФ, статья 91)
4. Особенности оформления для удаленного (дистанционного) работника
Для сотрудника, работающего из другого города, действуют все общие правила совмещения, но с учетом специфики дистанционной работы.
"Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя... при условии использования для выполнения данной трудовой функции... информационно-телекоммуникационных сетей..." (Источник: Трудовой кодекс РФ, статья 312.1)
При оформлении совмещения с таким работником необходимо:
- Указать в дополнительном соглашении, что место выполнения дополнительной работы не меняется (остается его домашний адрес или иной адрес, указанный в основном договоре).
- Детально прописать, какими средствами и способами он будет исполнять новые обязанности (работа с электронным документооборотом, прием звонков через VoIP, организация встреч в онлайн-календаре и т.д.).
- Урегулировать вопросы предоставления необходимого оборудования, программного обеспечения и компенсации расходов на связь, если это не сделано ранее.
Документы могут быть подписаны с использованием квалифицированной электронной подписи в порядке электронного документооборота.
5. Основные риски и "подводные камни"
-
Чрезмерная нагрузка и переработка: Самый существенный риск. Если объем дополнительной работы велик, а основная занятость высока, сотрудник может не успевать выполнять обязанности в рамках 8-часового дня, что ведет к скрытой переработке. Это нарушение трудовых прав и основание для жалоб и споров.
"Работник... может отказаться от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором..." (Источник: Трудовой кодекс РФ, статья 379)
-
Досрочное прекращение совмещения: Любая из сторон имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
"Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня." (Источник: Трудовой кодекс РФ, статья 60.2)
-
Нечеткое определение обязанностей: Если в соглашении не детализирован перечень новых функций, в дальнейшем возможны споры о том, что входит в объем дополнительной работы, а что нет.
Выводы и конкретные рекомендации
- Действуйте в рамках ст. 60.2 ТК РФ — выбранный вами механизм («совмещение») корректен.
- Тщательно разделите и опишите обязанности. Составьте детальный перечень задач бывшего секретаря и распределите их между двумя сотрудниками. Этот перечень станет приложением к дополнительному соглашению.
- Оформите документы для каждого сотрудника в следующем порядке:
- Письменное предложение работодателя и согласие работника.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием срока, четкого перечня обязанностей и размера доплаты.
- Приказ о совмещении.
- Для удаленного работника в дополнительном соглашении особо оговорите технические и организационные аспекты выполнения им новых функций.
- Контролируйте реальную нагрузку. Регулярно интересуйтесь у сотрудников, укладываются ли они в нормальное рабочее время. Это позволит избежать переработок и потенциальных трудовых споров.
При возникновении сложностей с учетом рабочего времени или оценкой нагрузки рекомендуем обратиться за консультацией к адвокату, специализирующемуся на трудовом праве.
