Хранение кадровых документов при внутреннем переводе в рамках одной организации
Анализ вашей ситуации
Вы были переведены в другое структурное подразделение в рамках одной крупной корпорации (одного юридического лица). При этом прежнее подразделение (кадровая служба) передало вам на руки оригиналы кадровых документов, включая трудовой договор и приказы. Ваш вопрос касается обязанности работодателя сохранять копии или оригиналы этих документов в своем архиве после такого внутреннего перевода.
Ключевой момент: внутренний перевод (изменение трудовой функции и/или структурного подразделения) не прекращает трудовые отношения с работодателем. Трудовой договор продолжает действовать, но в измененном виде. Следовательно, все обязанности работодателя по оформлению и хранению кадровой документации сохраняются в полном объеме.
Применимые нормы законодательства
1. Правила оформления и хранения трудового договора
Согласно Трудовому кодексу, установлены строгие требования к форме трудового договора и распределению его экземпляров:
"Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя." (Источник: ТК РФ, статья 67)
Важно: Закон прямо обязывает работодателя хранить у себя один подписанный экземпляр договора на весь период трудовых отношений и далее — в течение установленного срока архивного хранения. Передача работнику оригинала экземпляра, предназначенного для хранения у работодателя, является нарушением данной нормы.
2. Сроки обязательного архивного хранения кадровых документов
Работодатель обязан хранить документы по личному составу, включая трудовые договоры и приказы, в течение длительных сроков, установленных архивным законодательством. Эти сроки не зависят от внутренних перемещений работника.
"Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении — 50/75 лет ЭПК" (Источник: Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, пункт 435)
"Приказы, распоряжения по личному составу; документы к ним: а) о приеме, переводе, перемещении... — 50/75 лет ЭПК" (Источник: Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, пункт 434)
Аббревиатура "ЭПК" означает, что точный срок хранения (50 или 75 лет) устанавливается экспертно-проверочной комиссией архива, но в любом случае он составляет несколько десятилетий.
3. Обязанности работодателя и последствия их нарушения
Работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство, что включает в себя и надлежащее оформление, и хранение документов.
"Работодатель обязан: соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права..." (Источник: ТК РФ, статья 22)
За нарушение правил ведения и хранения кадровой документации установлена ответственность.
"Лица, виновные в нарушении трудового законодательства... привлекаются к... административной... ответственности в порядке, установленном федеральными законами." (Источник: ТК РФ, статья 419)
На практике такое нарушение может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
Выводы и конкретные рекомендации
-
Работодатель обязан хранить документы. При вашем внутреннем переводе работодатель (корпорация в целом) обязан хранить в своем архиве (в кадровой службе или в архиве организации) свой экземпляр трудового договора, а также оригиналы всех приказов, связанных с вашим приемом и переводом. Срок хранения — минимум 50 лет.
-
Передача вам оригинала экземпляра работодателя — это нарушение. Действия кадровой службы предыдущего подразделения по передаче вам оригинала трудового договора, который по закону должен храниться у работодателя, являются неправомерными. У вас на руках должен находиться ваш экземпляр договора. Работодатель не имеет права лишать себя своего экземпляра.
-
Ваши дальнейшие действия:
- Обратитесь в кадровую службу вашей корпорации (нового или головного подразделения) с письменным запросом для прояснения ситуации. Уточните, где хранятся оригиналы (или надлежащим образом заверенные копии) вашего трудового договора и приказов. Попросите предоставить вам заверенную копию приказа о переводе, если она вам необходима.
- Проверьте наличие у вас вашего экземпляра договора. Убедитесь, что переданный вам документ является именно вашим экземпляром (обычно на нем стоит отметка о вручении, которую вы расписывались при получении). Если это экземпляр работодателя, настоятельно рекомендую поставить об этом в известность кадровую службу.
- Если организация отказывается исправлять ситуацию или не может подтвердить наличие обязательных документов в архиве, это свидетельствует о серьезных нарушениях в документообороте. Для защиты своих прав (например, в случае спора о стаже, условиях труда) вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (через онлай-приемную или лично) или за консультацией к адвокату, специализирующемуся на трудовом праве.
Резюме: Да, прежний работодатель (в лице кадровой службы структурного подразделения) в рамках одной организации обязан не просто оставить копии, а обеспечить сохранность оригиналов (своего экземпляра трудового договора и приказов) в установленном архивном порядке. Передача вам этих оригиналов нарушает требования Трудового кодекса и архивных правил.
