Анализ записи "Работает по настоящее время" в трудовой книжке действующего сотрудника
Анализ ситуации
Вы, как специалист отдела кадров, внесли в раздел "Сведения о работе" трудовой книжки действующего работника запись "Работает по настоящее время". Это было сделано в период, когда трудовые отношения продолжаются. Теперь вы сомневаетесь в корректности такой формулировки и её возможных последствиях.
Применимые нормы и анализ
1. Соответствие записи установленным правилам
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, записи в трудовую книжку вносятся на основании соответствующих приказов работодателя.
"Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 10)
"Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 11)
Вывод: Формулировка "Работает по настоящее время" не является стандартной записью, предусмотренной Правилами. Обычно в разделе "Сведения о работе" указываются конкретные даты приема на работу и увольнения (прекращения трудового договора) с точными формулировками, соответствующими приказам. Указание "по настоящее время" более характерно для справок о работе, а не для записей в трудовой книжке.
2. Квалификация записи как ошибочной
Правила предусматривают процедуру исправления неправильных или неточных записей.
"В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись..." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 27)
"В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 30)
Вывод: Запись "Работает по настоящее время" может быть квалифицирована как неточная, поскольку она не соответствует стандартной форме внесения записей о работе. Это может создать проблемы при подсчете трудового стажа, особенно при обращении в Пенсионный фонд, где специалисты ожидают видеть конкретные даты начала и окончания работы.
3. Правовые последствия и риски
Работодатель и уполномоченное лицо несут ответственность за правильное ведение трудовых книжек.
"Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо... За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 45)
Риски:
- При проверке Государственной инспекцией труда нестандартная запись может быть расценена как нарушение правил ведения трудовых книжек.
- При расчете пенсии у сотрудников Пенсионного фонда могут возникнуть вопросы, что потребует дополнительных подтверждений периода работы.
- При увольнении работника потребуется внести запись об увольнении, но неясно, как она будет соотноситься с записью "Работает по настоящее время".
Рекомендации и порядок действий
Шаг 1: Признать запись недействительной
Поскольку работник продолжает трудовые отношения, и вы являетесь работодателем, который внес эту запись, вам следует исправить её в установленном порядке.
-
Издайте приказ (распоряжение) о признании записи недействительной. В приказе укажите:
- Причину исправления (неточная формулировка)
- Содержание записи, которую нужно признать недействительной
- Правильную формулировку для внесения
-
Внесите исправления в трудовую книжку:
- В следующей строке после записи "Работает по настоящее время" укажите порядковый номер
- В графе 1 укажите номер записи (продолжая нумерацию)
- В графе 2 укажите текущую дату
- В графе 3 напишите: "Запись за номером таким-то недействительна"
- В графе 4 укажите реквизиты приказа о признании записи недействительной
-
Внесите правильную запись о приеме на работу (если она ранее не была внесена правильно) с указанием конкретной даты приема в соответствии с приказом о приеме.
Шаг 2: Внесение записи об увольнении при прекращении трудовых отношений
Когда работник будет увольняться, внесите запись об увольнении в соответствии с установленными правилами:
"При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации... в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт..." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 15)
Шаг 3: Дальнейшие действия
- Уведомите работника о внесенных изменениях в его трудовую книжку.
- При завершении трудовых отношений не забудьте выполнить требования о заверении записей:
"При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника..." (Источник: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, пункт 35)
Выводы
- Запись "Работает по настоящее время" является неточной и не соответствует установленным правилам заполнения трудовых книжек.
- Исправить запись рекомендуется сейчас, пока работник продолжает трудовые отношения. Это избавит от потенциальных проблем при расчете стажа и при проверках.
- Порядок исправления предусматривает признание записи недействительной с последующим внесением правильной записи.
- Риски для работодателя включают возможность привлечения к ответственности за нарушение правил ведения трудовых книжек и сложности при подтверждении трудового стажа работника.
Рекомендация: Исправьте запись в ближайшее время, следуя установленной процедуре. В дальнейшем вносите в трудовые книжки только записи, точно соответствующие тексту приказов и установленным формулировкам. Если у вас остаются сомнения в процедуре исправления, обратитесь к адвокату, специализирующемуся на трудовом праве.
