Нужно ли нотариально заверять копии документов при обращении в городскую больницу Южно-Сахалинска: паспорта матери, свидетельства о рождении и смерти, справки о смерти сына, а также стоит ли приложить копию паспорта сына и копии справки о ранении, выписки из медкарты и эпикриза

Возникает ли у вас обязанность нотариально заверять копии документов, направляемых в больницу

Сначала — о вашем материальном праве. Как мать умершего вы прямо отнесены законом к кругу лиц, которым после смерти пациента открыт доступ к его медицинской документации и сведениям о здоровье:

После смерти гражданина допускается разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, супругу (супруге), близким родственникам (детям, родителям, усыновленным, усыновителям, родным братьям и родным сестрам, внукам, дедушкам, бабушкам) либо иным лицам, указанным гражданином или его законным представителем в письменном согласии на разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, или информированном добровольном согласии на медицинское вмешательство, по их запросу, если гражданин или его законный представитель не запретил разглашение сведений, составляющих врачебную тайну.
— ч. 3.1 ст. 13 ФЗ от 21.11.2011 № 323-ФЗ

Значит, для того чтобы получить заключение о причинах смерти, медицинские документы сына и их копии, вам достаточно быть его близким родственником — специального нотариального оформления статуса закон не требует. Обратите внимание на оговорку нормы: доступ закрыт, только если сам пациент или его законный представитель письменно запретил разглашение врачебной тайны; такого запрета вы не упоминаете, поэтому он предполагается отсутствующим.

Супруг (супруга), близкие родственники (дети, родители, усыновленные, усыновители, родные братья и родные сестры, внуки, дедушки, бабушки) либо иные лица, указанные пациентом или его законным представителем в письменном согласии на разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, или информированном добровольном согласии на медицинское вмешательство, имеют право непосредственно знакомиться с медицинской документацией пациента, в том числе после его смерти, если пациент или его законный представитель не запретил разглашение сведений, составляющих врачебную тайну. Порядок ознакомления с медицинской документацией пациента устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 315-ФЗ ) 5. Пациент либо его законный представитель имеет право по запросу, направленному в том числе в электронной форме, получать отражающие состояние здоровья пациента медицинские документы (их копии) и выписки из них, в том числе в форме электронных документов.
— ч. 4 ст. 22 ФЗ от 21.11.2011 № 323-ФЗ

Эта норма подтверждает, что вы вправе не только знакомиться с документацией, но и получать её, причём именно «по запросу» — то есть ваше письменное заявление, направленное почтой, и есть предусмотренная законом форма реализации права. Никакого нотариального удостоверения как условия реализации этого права норма не устанавливает.

Обращение гражданина в организацию, оказывающую медицинскую помощь, подчиняется общему порядку рассмотрения обращений, и он же определяет, что прилагать к такому обращению:

Гражданин в своем обращении в письменной форме в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет обращение в письменной форме , либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
— ч. 1 ст. 7 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Перечень обязательных элементов письменного обращения закрыт: адресат, ваши Ф.И.О., почтовый адрес, суть заявления, личная подпись и дата. Нотариального заверения приложений этот перечень не содержит.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к обращению в письменной форме документы и материалы либо их копии. (В редакции Федерального закона от 04.08.2023 № 480-ФЗ ) 3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), а также указывает адрес электронной почты либо использует адрес (уникальный идентификатор) личного кабинета на Едином портале или в иной информационной системе государственного органа или органа местного самоуправления, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина , по которым должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме. (В редакции федеральных законов от 27.11.2017 № 355-ФЗ , от 04.08.2023 № 480-ФЗ , от 28.12.2024 № 547-ФЗ )
— ч. 2 ст. 7 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Закон говорит о приложении документов «либо их копий» и нигде не требует, чтобы эти копии были нотариально засвидетельствованы. Обычные (простые) копии паспорта, свидетельства о рождении и свидетельства о смерти как раз и укладываются в формулу «документы и материалы либо их копии». Нотариальное свидетельствование копий существует как отдельное нотариальное действие (ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате) и совершается, когда сторона сама решит подтвердить верность копии, — это её право, а не обязанность по закону.

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами. (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 379-ФЗ) Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу. Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ.
— ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате

Поэтому требование заверить копии нотариально может исходить только из внутреннего правила либо разъяснения конкретной больницы, но не из нормы права. Обратите внимание: никакого общего запрета приложить простые копии закон не содержит, а значит, отказ больницы со ссылкой только на отсутствие нотариального заверения будет необоснованным. Вместе с тем закон не запрещает больнице разумно удостовериться, что документы исходят именно от вас: на этом основании она вправе сверить ваши данные с документом, удостоверяющим личность.

Оговорю ветку: если требование о нотариальном заверении всё же прозвучит письменно (в ответе больницы) и вы не хотите спорить, вы вправе заверить копии добровольно — это законно и ускорит выдачу; если спорить готовы — приложите простые копии и потребуйте письменное обоснование отказа со ссылкой на норму, потребовавшую заверения.

Вывод. Нотариально заверять копии паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о смерти и справки о смерти при направлении их в городскую больницу г. Южно-Сахалинска, по общему правилу, не нужно: ст. 22 и ст. 13 ФЗ № 323-ФЗ предоставляют вам право получить документы умершего сына по письменному запросу как близкому родственнику, а ст. 7 ФЗ № 59-ФЗ требует приложить «документы либо их копии», не устанавливая нотариальной формы. Копии прикладывайте простые, а если больница будет настаивать на нотариальном заверении, потребуйте письменную ссылку на норму, налагающую такую обязанность, и в случае её отсутствия обжалуйте отказ (см. блок 4).

Стоит ли прикладывать копию паспорта умершего сына

Главный документ, подтверждающий ваше право на запрос, — не паспорт сына, а документ о вашем родстве и документ о смерти:

Супруг (супруга), близкие родственники (дети, родители, усыновленные, усыновители, родные братья и родные сестры, внуки, дедушки, бабушки) либо иные лица, указанные пациентом или его законным представителем в письменном согласии на разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, или информированном добровольном согласии на медицинское вмешательство, имеют право получать медицинские документы (их копии) и выписки из них, в том числе после его смерти, если пациент или его законный представитель не запретил разглашение сведений, составляющих врачебную тайну. Порядок и сроки предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. (В редакции федеральных законов от 29.07.2017 № 242-ФЗ , от 02.07.2021 № 315-ФЗ )
— ч. 5 ст. 22 ФЗ от 21.11.2011 № 323-ФЗ

Эта норма даёт право на получение медицинских документов именно близкому родственнику: родство подтверждается свидетельством о рождении, где вы указаны матерью, а факт смерти — свидетельством (справкой) о смерти. Копия паспорта умершего к этим юридическим фактам не относится, поэтому её отсутствие вашему праву на запрос не вредит.

Ключевой документ, удостоверяющий смерть, — медицинское свидетельство о смерти (форма № 106/у); в нём данные документа, удостоверяющего личность умершего, заполняет сама медицинская организация:

Фамилия, имя, отчество (при наличии) получателя _______________________________________ Документ, удостоверяющий личность получателя (серия, номер, кем выдан) _________________ ____________________________________ СНИЛС получателя (при наличии) ________________ "" _______ 20 г. Подпись получателя _____________________________
— п. 14 Порядка выдачи учетной формы № 106/у, утв. Приказом Минздрава России от 15.04.2021 № 352н

Сведения о личности умершего организация вносит из своей первичной документации (на основании документа, удостоверяющего личность, либо записи «неизвестно»), поэтому запрашивать у вас паспорт сына для оформления и выдачи документов не требуется. Если паспорт сына сохранился, копию можно приложить как дополнительный идентифицирующий материал — это не обязательно; в спорной ситуации она помогает быстрее отождествить пациента.

Вывод. Прикладывать копию паспорта умершего сына как обязательный документ не требуется: ваше право на запрос вытекает из ч. 4–5 ст. 22 ФЗ № 323-ФЗ и подтверждается свидетельством о рождении (родство) и свидетельством (справкой) о смерти, а сведения о личности умершего больница вносит из своих первичных медицинских документов (п. 15 Порядка выдачи № 106/у). Нотариальное заверение копии паспорта сына не нужно. Если паспорт сохранился — приложите простую копию как вспомогательный документ; если утрачен (обычно документ сдаётся при регистрации смерти) — это не препятствует выдаче документов, и отказать только по этому основанию больница не вправе.

Стоит ли прикладывать справку о ранении, выписку из медицинской карты и выписной эпикриз и нужно ли их заверять

Закон прямо наделяет вас правом получать медицинские документы (их копии) и выписки из них как близкого родственника — и само перечисление показывает, что речь идёт в том числе именно о таких документах, как выписки и копии карт:

Супруг (супруга), близкие родственники (дети, родители, усыновленные, усыновители, родные братья и родные сестры, внуки, дедушки, бабушки) либо иные лица, указанные пациентом или его законным представителем в письменном согласии на разглашение сведений, составляющих врачебную тайну, или информированном добровольном согласии на медицинское вмешательство, имеют право получать медицинские документы (их копии) и выписки из них, в том числе после его смерти, если пациент или его законный представитель не запретил разглашение сведений, составляющих врачебную тайну. Порядок и сроки предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них устанавливаются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. (В редакции федеральных законов от 29.07.2017 № 242-ФЗ , от 02.07.2021 № 315-ФЗ )
— ч. 5 ст. 22 ФЗ от 21.11.2011 № 323-ФЗ

Справка о ранении, выписка из медицинской карты и выписной эпикриз — это как раз медицинские документы, отражающие состояние здоровья сына. Их копии вы вправе приложить к заявлению, чтобы указать, какие именно документы (или их копии) вы просите выдать и подтвердить, что сын получал помощь; закон не ограничивает инициативу заявителя в представлении документов «в подтверждение своих доводов»:

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к обращению в письменной форме документы и материалы либо их копии. (В редакции Федерального закона от 04.08.2023 № 480-ФЗ ) 3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), а также указывает адрес электронной почты либо использует адрес (уникальный идентификатор) личного кабинета на Едином портале или в иной информационной системе государственного органа или органа местного самоуправления, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина , по которым должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме. (В редакции федеральных законов от 27.11.2017 № 355-ФЗ , от 04.08.2023 № 480-ФЗ , от 28.12.2024 № 547-ФЗ )
— ч. 2 ст. 7 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Обратите внимание на формулировку: заявитель прилагает документы и их копии «в случае необходимости», по своему усмотрению и без какого-либо нотариального оформления. Поэтому приложение перечисленных медицинских документов — это ваше право, а не обязанность, и оно только помогает.

Есть и практическая причина: сведения из этих документов помогут больнице быстрее отождествить сына и определить, какие документы у неё имеются, а каких нет; если документ составлен другой медицинской организацией (госпиталем), его предъявление в больницу по месту смерти сужает круг запрашиваемого.

Вывод. Прикладывать копии справки о ранении, выписки из медицинской карты и выписного эпикриза стоит — это ваше право и оно ускоряет идентификацию пациента; нотариально их заверять не требуется. Достаточно простых копий; при желании исключить любые придирки можете представить их как приложение с описью вложения по почте. Требование нотариального заверения этих копий законом не установлено (ст. 7 ФЗ № 59-ФЗ — «документы и материалы либо их копии»).

Как правильно направить документы почтой и что делать при отказе или требовании нотариального заверения

При почтовом направлении обращения вы должны соблюсти закрытый перечень реквизитов, и тогда риска уклонения больницы от ответа не будет:

Гражданин в своем обращении в письменной форме в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет обращение в письменной форме , либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
— ч. 1 ст. 7 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Укажите точное наименование больницы, свои Ф.И.О. и почтовый адрес, изложите суть просьбы (выдать заключение/справку о причинах смерти и копии медицинских документов сына), поставьте личную подпись и дату. Рекомендую направить заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения — так у вас останутся доказательства и состава приложений, и даты вручения.

Больница обязана дать вам письменный ответ по существу:

дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона; 5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией. 2. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления. 3. Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. 4.
— п. 4 ч. 1 ст. 10 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Обращение рассматривается в установленный срок, поэтому бездействие больницы тоже является основанием для жалобы:

Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1 1 настоящей статьи. (В редакции Федерального закона от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 1 1 . Письменное обращение, поступившее высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения. (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
— ч. 1 ст. 12 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Если вам откажут со ссылкой на отсутствие нотариального заверения копий либо не ответят, у вас есть два пути: досудебный — жалоба в вышестоящий орган управления здравоохранением (Министерство здравоохранения Сахалинской области) и территориальный орган Росздравнадзора, ссылаясь на ст. 22 ФЗ № 323-ФЗ и ст. 7, 10 ФЗ № 59-ФЗ; судебный — оспаривание отказа/бездействия в порядке, установленном процессуальным законодательством, где важно, что срок на обращение исчисляется со дня, когда вам стало известно о нарушении права, и восстанавливается при наличии уважительных причин.

Вывод. Документы направляйте заказным письмом с уведомлением и описью вложения: простые копии паспорта, свидетельства о рождении и свидетельства о смерти, а также по желанию — копии медицинских документов сына; нотариальное заверение не требуется. Обращение должно содержать реквизиты по ч. 1 ст. 7 ФЗ № 59-ФЗ; больница обязана рассмотреть его в течение 30 дней и дать письменный ответ (ч. 1 ст. 12, п. 4 ч. 1 ст. 10 ФЗ № 59-ФЗ). При необоснованном требовании нотариального заверения или отказе/бездействии — жалоба в региональный Минздрав и Росздравнадзор, далее суд в порядке главы 22 КАС РФ с соблюдением сроков обращения.